ÇALIŞMA HAYATINDA BİLİŞİM, BELGE YÖNETİMİ

Bilgi, alıcısı için anlamlı olan ve alınacak kararlar için gerçek ya da beklenen değeri olan işlenmiş veri olarak tanımlanmaktadır.

Sistem, bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, biraraya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünüdür. 

Faaliyet sistemi, işletmelerin bir faaliyeti nasıl yürüttüklerini; diğer bir ifadeyle iş akışlarını tanımlamaktadır. 

Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında oluşan verileri bilgiye dönüştüren sistem ise bilgi sistemi olarak adlandırılmaktadır. 

Dolayısıyla doğru yanıt "A" seçeneğidir.

İşletmelerdeki bilgi sistemlerinin birbirleriyle etkileşimi “Bütünleşik Bilgi Sistemi” olarak adlandırılmakta ve günümüz “Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP)” sistemlerinin temelini oluşturmaktadır.

Doğru yanıt "E" seçeneğidir. 

Faaliyet sistemi, işletmelerin bir faaliyeti nasıl yürüttüklerini; diğer bir ifadeyle iş akışlarını tanımlamaktadır.

Üretim faaliyetleriyle ilgili bilgi üreten sistem üretim bilgi sistemidir.

Finansal konularla ilgili bilgi üreten sistem muhasebe bilgi sistemidir.

İnsan kaynaklarıyla ilgili bilgi üreten sistem ise insan kaynakları bilgi sistemidir. 

Dolayısıyla doğru yanıt "B" seçeneğidir.

İş Güvenliği ve İşçi Sağlığından Sorumlu Müdür'ün ihtiyaç duyduğu bilgiler aşağıdaki gibidir:

Dolayısıyla doğru yanıt "D" seçeneğidir.

Personel, işletmeye farklı biçimlerde seçilebilir. Bunlardan ilki insan kaynakları departmanı dışında görev yapan departman yöneticilerin ve/veya amirlerin kendi departmanlarının acil personel ihtiyaçları için personel seçim sürecini başlatması yoludur. İkinci olarak, sistem, kurumun ihtiyaçlarını öngörecek şekilde programlanmışsa, personel seçim sürecini otomatik olarak başlatabilir. Personelin seçiminde işe alımında farklı yöntemler uygulanmaktadır. İlk olarak, kurum, hali hazırda kendi çalışanları içinden yeni pozisyon için bir seçim yapma yoluna gidebilir. İkinci olarak da kurum dışı başvurular da dikkate alınmaktadır. Dolayısıyla verilen bütün maddeler doğrudur.

Doğru yanıt "E" seçeneğidir. 

Bir çalışanın belirli bir zaman dilimi içinde işe gelmeme durumu sebebiyle veya düşük performans notları gibi veriler sebebiyle işten çıkarılması, niteliksel ve niceliksel verilerin değerlendirilmesi sonucu ortaya çıkmaktadır. İşgücü planlamasından kaynaklanan işten çıkarmalar farklıdır. Dolayısıyla III. maddede verilen bilgi yanlış; diğerleri doğrudur.

Doğru yanıt "C" seçeneğidir. 

İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır. Çalışanların üye oldukları sendikalara, sosyal güvenlik kurumuna, vergi daireleri gibi işletme dışı kurumlara da gerekli raporlar hazırlanıp sunulmaktadır.

Dolayısıyla doğru yanıt "B" seçeneğidir.

Zaman kartları, personelin işe geliş gidiş saatlerini kaydetmeye yarayan en temel veridir ve bordro sürecinin başlangıç noktasını oluşturmaktadır. Zaman kartları ile elde edilen verilerden yalnızca bordro bilgileri hazırlanmamaktadır. Örneğin, üretim departmanına işçiliklere ilişkin raporlar, yönetime de olası işçilik sapmalarına ilişkin raporlar hazırlanıp gönderilmektedir. Böylelikle yönetim gerçekleşen sonuçlarla önceden belirlenmiş standartları karşılaştırma olanağına sahip olmaktadır. Bu bilgiye dayanarak da gelecek dönemlerin planlamaları gözden geçirilmekte; mevcut durum için de düzeltici ve geliştirici eylemlerin hayata geçirilmesi için adımların atılması sağlanmaktadır. 

Dolayısıyla IV. maddede verilen bilgi yanlış; diğer maddeler doğrudur. Doğru yanıt "C" seçeneğidir.

İnsan Kaynakları Departmanı'nda görevli Endüstri İlişkilerinden Sorumlu Müdür'ün temel görevleri aşağıdaki gibidir:

1) Çalışanların şikayetlerinin değerlendirilmesi

2) İşçi sendikalarıyla görüşmelerin yapılması

Dolayısıyla doğru yanıt "B" seçeneğidir.

İnsan kaynakları bilgi sistemi özelinde açıklayacak olursak insan kaynakları bilgi sisteminin çıktıları aslında insan kaynakları departmanında çalışan yöneticilerin alacakları kararlar ve bilgi ihtiyaçları çerçevesinde şekillenecektir. O halde, ilgili yöneticilerin görev tanımlarının yapılması hangi kararları alacaklarını; alacakları kararlar da ne çeşit bilgiye ihtiyaç duyacaklarını gösterecektir

İnsan kaynakları departmanının onaylamasıyla işletme veritabanında yer alan personel/bordro verileri, personel özellikleri verileri ve işgücü planlaması verileri güncellenmekte ve bu işlemlere ilişkin çeşitli rapolar insan kaynakları departmanına ve ilgili birimlere gönderilmektedir. Personelin işe alınması durumunda, personele ve ilgili departman yöneticisine işe alma mektubu gönderilmektedir. Personelin performasına ilişkin gözlemler ise değerleme formları aracılığıyla alınmaktadır. Eğer bir işten çıkarma durumu söz konusu ise hem personele hem de birim yöneticisine işten çıkarma mektubu gönderilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır

Yönetim Düzeyi

Üst olan bilgi sistemi alanlarında 
-Strateji
- Politika
- Planlama
- Karar

basamakları kullanılan bilgi sistemleri ÜST YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ'dir.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

İKSB, işletmelerin İK süreçlerini stratejik, taktik ve operasyonel olmak üzere üç düzeyde desteklemektedir. Seçeneklerden yalnızca insan kaynakları planlaması stratejik yönetim düzeyi uygulamasıdır.

Sistemde bileşenleri birbirine bağlayan ve bütünleştiren, sistemin bileşenleri arasında var olan ilişkilerdir.

Günümüz işletmecilik kültüründe departmanların faaliyetlerinden çok işletmelerin iş akışı ön plana çıkmaya başlamıştır. Daha açık bir ifadeyle, departmanlar, bir faaliyetin gerçekleştirilmesinde rol oynayan aktörler olarak görülmektedir. Örneğin, bir üretim faaliyeti, temel olarak üretim departmanın sorumuluğundayken, üretimin gerçekleşebilmesi için stok kontrolü, satın alma, insan kaynakları, finansman, muhasebe gibi üretim departmanı dışında kalan departmanların da faaliyetin içinde yer alması gerekmektedir.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

İster insan yapısı olsun ister doğal olsun tüm sistemlerin sahip olduğu ortak özellikler bulunmaktadır. Diğer bir deyişle, bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir.

Bunlar;

• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması,

• Geribildirim mekanizmasına sahip olması,

• Sınırlara sahip olması,

• Öğeleri arasında etkileşimin olması,

• Sistemin en az bir amacının olması.

İşletme tanımını sistem yaklaşımı açısından verecek olursak; İşletme, insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere çevreden aldığı girdileri sistematik bir biçimde işleyerek mamul/hizmet ve/veya mala dönüştüren açık bir sistemdir.

Yönetim Düzeyi

Üst olan bilgi sistemi alanlarında 
-Strateji
- Politika
- Planlama
- Karar

basamakları kullanılan bilgi sistemleri ÜST YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ'dir.