Zaman ve Toplantı Yönetimi ile İlgili Kavramlar

En kısa tanımla zaman bir işlemin ya da eylemin geçtiği süredir.

Etkinlik, örgütün amaçlarına ulaşma ve onları elde etme düzeyidir. Çoğu zaman “etkililik” kavramıyla karıştırılır. Etkililik ise örgütün amaçlara ulaşmada gösterdiği bir performanstır.

Verimlilik, girdi ve çıktı arasındaki farktır. Kaynakları en iyi biçimde değerlendirerek üretmektir.

Bireysel ve örgütsel hayatta zamanın etkin ve verimli yönetilmesi her zaman önemlidir, özellikle 1990’lı yıllardan itibaren pek çok insan ve özellikle yöneticiler zamanlarını nasıl harcadıklarına geçmişe oranla daha fazla dikkat etmeye başlamışlardır. Zaman yönetimine gösterilen bu ilginin 4 ana sebebi vardır, bunlar:

• Hedefler: Bireysel anlamda insanların işlerinde ulaşmayı umdukları hedeflerin artması. Örgütsel anlamda ise her yıl geçmiş yıla göre daha iyisini başarma hedefleri.
• Çevre: Örgütün ya da insanların çevresi giderek artan şekilde karmaşıklaşmaktadır. Her geçen gün yasal yükümlülükler artmakta, çevre kirliliği ile ilgili yeni programlar ve kontroller getirilmektedir.
• Değişim Hızı: Teknolojinin hızına ayak uydurmak hem bireylerin hem de örgütlerin kontrol edebileceği sınırlar içinde tutmak gerçekten büyük bir çaba gerektirmektedir.
• Bireysel Özerklik: Örgütler büyüdükçe etkinlik alanları da genişlemektedir. Bunun sonucunda yöneticilerin ve çalışanların sınırlı alanı daha iyi kontrol etmesi gerekliliği ortaya çıkmaktadır.

Planlama yönetim fonksiyonlarının ilki ve en genelidir. Diğer yönetim fonksiyonları planlamanın devamı niteliğindedir. Planlama, en genel anlamda bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır.

Plan, işletmenin amacına ya da amaçlarına ulaşabilmesi için ne gibi işlerin yapılacağını bunların nasıl, ne zaman, ne biçimde, kimlerle ve ne kadar yapılması gerektiğini tasarlayan bir eylem biçimidir.

Plan yapılırken en çok dikkat edilmesi gereken konu sürenin kararlaştırılmasıdır. Süreyi kısaltmak yararı azaltırken, süreyi uzatmaksa planın isabet derecesini düşürür. Bu nedenle, plan ortalama bir süreyi kapsar.

Örgütleme işlevi, amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölümlerin kurulması, emir komuta ve sorumlulukların belirlenmesi yoluyla uygun işletme yapısının kurulması olarak tanımlanır. Örgütleme, başka bir deyişle işletmenin amaçlarına uygun olarak yapılandırılmasıdır.

Yöneticiler yürütme fonksiyonu içerisinde üst yönetim tarafından alınan kararları astlara aktarırken emir vermek zorundadır. Verilen emirler için üç gereklilikten söz edilebilir. Bunlar;

• Emir yerine getirilebilir ve makul olmalıdır,
• Emir açık olmalıdır,
• Emir tam olmalıdır.

İnsanlar kendilerine verilen görevlerde yeterli zamanları olmaması durumunda şu üç seçenekten birine başvururlar:

• Bireyler kendi başlarına karar vermeye başlarlar,
• İşletme için fazla mesai ve yan ödemeler çıkartırlar,
• İşleri kestirmeden ve üstünkörü yaparlar.

Zaman yönetiminde zaman yetersizliğini ya da fazlalığını değerlendiren
bazı yöntemler şunlardır:

• Zaman değerlendirme yöntemi
• Etkinlik mekanizmasının analizi yöntemi
• 80/20 kuralı (pareta ilkesi

Kişisel zaman yönetimini etkileyen belli başlı faktörler;

• kişisel hazırlık,
• kendini yönetme,
• kendini örgütleme,
• işte yoğunlaşma,
• başlanan işi bitirme/erteleme ve
• stres olarak karşımıza çıkmaktadır.

Kişisel zamanın etkin yönetimi konusunda geliştirilmiş çeşitli yaklaşımlar vardır. Bunlar:

• Düzenli Yaşama Yaklaşımı
• Savaşçı Yaklaşım
• Hedef Belirleme Yaklaşımı
• ABC Yaklaşımı
• Sihirli Araç Yaklaşımı
• Zaman Yönetimi 101 Yaklaşımı
• İyileştirme Yaklaşımı
• Kendini Akıntıya Bırakma Yaklaşımı

Örgütsel zamanın etkin yönetilmesini etkileyen faktörler şunlardır:

• Öncelikleri belirleme ve planlama
• Etkin iletişim
• Karar verme
• Yetki devri ve astların zamanını yönetme
• Üst yöneticiyi yönetme
• İstisnalarla yönetim
• Krizi zamanla yönetme
• Kopuklukları ortadan kaldırma
• Yöneticilerin sekreterle çalışması
• Zaman etüdü

Zaman tuzakları zamanı kullanma açısından karşılaşılan engeller ya da kesintilerin varlığıdır. Bunlar sosyal ilişkiler ile kişisel ve kültürel özelliklerden kaynaklanabilir. Zaman tuzaklarından bazıları, şöyle sıralanabilir:

• Gereksiz ziyaretçiler,
• Amaçsız toplantılar,
• Kötü iletişim,
• Yetersiz ve yeteneksiz astlar,
• Düzensiz çalışmak,
• Birden fazla işle uğraşmak ve bunları bitirmek veya bitirememek

Etkili bir toplantı için toplantı yöneticisinin gözden kaçırmaması gereken bazı konular vardır. Bunlar:

• Toplantı yapma nedenlerinin belirlenmesi,
• Toplantının türünün belirlenmesi,
• Toplantı öncesi hazırlık yapılması,
• Toplantı gündeminin belirlenmesi,
• Toplantının katılımcılara duyurulması,
• Toplantı salonunun düzenlenmesi,
• Toplantı süresinin belirlenmesi,
• Kullanılacak iletişim yöntemlerinin belirlenmesi,
• Toplantı notlarının hazırlanması,
• Toplantıda yapılacak tartışmalar,
• Toplantının bitirilmesi.

Toplanmadaki genel amaç bir kişinin tek başına yapamayacağı daha fazla ve değişik deneyime sahip kişilerin bilgilerinin paylaşılması, atılacak olan adımların belirlenmesi ve planlanması, kimin hangi sorumlukları alacağının kararlaştırılmasıdır. Toplantılar bir amaç değil katılım, paylaşım, sorunların çözülmesi için birer araçtır.

Gündem, toplantıda görüşülecek konuların bütünüdür. Genelde gündem bir ana başlık ve alt maddeleri şeklinde sıralanabileceği gibi farklı maddelerden de oluşabilir.

3 veya daha fazla katılımcı ile bir amaç için yapılan planlı, programlı
etkinliğe, toplantı denir.

Toplantılar çok fazla kişinin bir araya gelmesiyle yapılabileceği gibi az sayıda insanın toplanmasıyla da yapılabilir. Toplantıları

• örgüt içi ve örgütler arası toplantılar,
• kamusal toplantılar

şeklinde ikiye ayırabiliriz.

Kamusal toplantılar şunlardır:

• Konferans
• Seminer
• Panel
• Kongre
• Forum
• Brifing
• Açık oturum
• Sempozyum
• Çalıştay (work-shop)
• Kurultay
• Miting
• Şura
• Basın toplantısı

Örgüt içi ve örgütler arası toplantılar şunlardır:

• Başlangıç toplantısı
• Emir toplantısı
• Danışma toplantısı
• Koordinasyon toplantısı
• Kurul toplantısı
• Takım toplantısı
• Heyet toplantısı
• Örgütler arası toplantılar
• Pazarlık toplantısı
• Beyin fırtınası

Toplantı gündeminde şu bilgiler kesinlikle bulunmalıdır:

• Toplantının tarihi,
• Toplantının yeri,
• Toplantının başlama ve bitiş saatleri,
• Toplantının genel ve ayrıntılı amacı,
• Toplantıda görüşülecek tartışılacak konuların sırası,
• Toplantıya katılacak kişiler,
• Varsa toplantı öncesinde gerçekleştirilecek etkinlikler,
• Varsa toplantı sonrasında gerçekleştirilecek etkinlikler,
• Toplantı organizasyonda görevli kişi ya da kişilerin iletişim bilgileri.