İşletme Bilgi Sistemleri ve İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi

Bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, bir araya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünüdür.

Bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bunlar;

• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması,
• Geribildirim mekanizmasına sahip olması,
• Sınırlara sahip olması,
• Öğeleri arasında etkileşimin olması,
• Sistemin en az bir amacının olması.

Sistem yaklaşımı açısından işletme, insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere çevreden aldığı girdileri sistematik bir biçimde işleyerek mamul/hizmet ve/veya mala dönüştüren açık bir sistemdir.

Faaliyet sistemi, işletmelerin bir faaliyeti nasıl yürüttüklerini; diğer bir ifadeyle iş akışlarını tanımlamaktadır.

Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında oluşan verileri bilgiye dönüştüren sistem bilgi sistemi olarak adlandırılmaktadır.

Sistem teorisi, birbirleriyle ilişkili olan sistemler arasında, tıpkı sistem içinde yer alan elemanlar arasındaki etkileşim gibi bir etkileşimin olduğunu belirtmektedir. Bu etkileşim, bir sistemin çıktısının başka bir sistemin veya başka sistemlerin girdisi olabileceğini ifade etmektedir. Bu durum sistemler hiyerarşisi olarak adlandırılmaktadır

İşletme bilgi sistemleri, işletme faaliyetleriyle ilişkisi çerçevesinde oluşturulur. Örneğin, üretim faaliyetleriyle ilgili bilgi üreten sistem üretim bilgi sistemi, finansal konularla ilgili bilgi üreten sistem muhasebe bilgi sistemi, insan kaynaklarıyla ilgili bilgi üreten sistem insan kaynakları bilgi sistemi gibi.

İşletme bilgi sistemleri birbirleriyle sürekli olarak etkileşim içindedir. Sistemler arası veri-bilgi akışının başlangıcını ilgili faaliyete ilişkin verinin sisteme dahil edilmesi oluşturmaktadır.

Bütünleşik bilgi sisteminde faaliyete ilişkin veri oluştuğunda, sisteme veri giriş araçlarıyla dahil olmakta ve o verilerden hangi bilgilere ulaşılmak isteniyorsa ilgili bilgi sistemi veri tabanından verileri çekip bilgiyi üretmektedir. Böylelikle faaliyete ilişkin verinin tekrar tekrar sisteme girilmesine gerek kalmamakta; verinin sisteme bir kez girmesi farklı biçimlerde işlenmesine olanak sağlamaktadır.

Yönetim, alt bilgi sistemlerinin etkileşiminden elde edilecek bilgilere dayalı olarak kararlarını alacaktır. İşletmedeki bu sistemler de işletmenin tümünü kapsayan ve yönetimin karar alma amacına hizmet eden “Yönetim Bilgi Sistemi”nin birer alt sistemi olarak adlandırılmaktadır.

Yönetim bilgi sistemi, yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran, bir birine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür.

Yönetim denildiğinde akla ilk olarak işletmenin üst yönetimi geliyor olsa da, bilgi sistemleri, karar alma basamaklarında bulunan tüm yöneticilere ihtiyaçları olan bilgiyi sunmalıdır. Örneğin, insan kaynakları bilgi sistemi, alt düzey yöneticilere haftalık veya aylık konularda bilgi sağlarken üst yönetime strateji ve politika kararlarına yönelik uzun vadeye dönük bilgi sağlamalıdır.

İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları departmanında yapılan tekrarlı işler (sürekli yapılan işler) için ve insan kaynakları departmanı yöneticilerinin karar alma ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla bilgi üretmektedir.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

Bir işletmenin insan kaynakları departmanının organizasyonu düşünüldüğünde insan kaynakları yöneticisine bağlı olarak çalışan yöneticilerin bulunduğu görülmektedir. Bağlı yöneticilerin sayısı işletmenin büyüklüğüne ve işletme yönetiminin o faaliyete verdiği önem gibi etkenlerden dolayı değişiklik gösterse de genel olarak iş güvenliği ve işçi sağlığından sorumlu müdür, endüstri ilişkilerinden sorumlu müdür, insan kaynakları sisteminden sorumlu müdür, personel planlama ve işe almadan sorumlu müdür ve personel değerleme ve gelişiminden sorumlu müdür biçiminde bir yapı görülmektedir.

İnsan kaynakları bilgi sistemi özelinde çıktıyı açıklayacak olursak insan kaynakları bilgi sisteminin çıktıları aslında insan kaynakları departmanında çalışan yöneticilerin alacakları kararlar ve bilgi ihtiyaçları çerçevesinde şekillenecektir. O halde, ilgili yöneticilerin görev tanımlarının yapılması hangi kararları alacaklarını; alacakları kararlar da ne çeşit bilgiye ihtiyaç duyacaklarını gösterecektir.

İnsan kaynakları yönetimi süreci departman yöneticilerin ve/veya amirlerin çevrimiçi formları sisteme girmesiyle başlamaktadır. Bu formlar genellikle personel seçimi, değerlemesi ve işten çıkarmaları kapsayan en genel insan kaynakları faaliyetleriyle ilgilidir.

İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır. Çalışanların üye oldukları sendikalara, sosyal güvenlik kurumuna, vergi daireleri gibi işletme dışı kurumlara da gerekli raporlar hazırlanıp sunulmaktadır.

İnsan kaynakları bilgi sisteminin önemli faaliyetlerinden birisi de çalışanların özlük haklarının düzenlemesi faaliyetidir.