ÇALIŞMA HAYATINDA BİLİŞİM, BELGE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 2

İnsan kaynakları bilgi sistemi özelinde açıklayacak olursak insan kaynakları bilgi sisteminin çıktıları aslında insan kaynakları departmanında çalışan yöneticilerin alacakları kararlar ve bilgi ihtiyaçları çerçevesinde şekillenecektir. O halde, ilgili yöneticilerin görev tanımlarının yapılması hangi kararları alacaklarını; alacakları kararlar da ne çeşit bilgiye ihtiyaç duyacaklarını gösterecektir

İnsan kaynakları departmanının onaylamasıyla işletme veritabanında yer alan personel/bordro verileri, personel özellikleri verileri ve işgücü planlaması verileri güncellenmekte ve bu işlemlere ilişkin çeşitli rapolar insan kaynakları departmanına ve ilgili birimlere gönderilmektedir. Personelin işe alınması durumunda, personele ve ilgili departman yöneticisine işe alma mektubu gönderilmektedir. Personelin performasına ilişkin gözlemler ise değerleme formları aracılığıyla alınmaktadır. Eğer bir işten çıkarma durumu söz konusu ise hem personele hem de birim yöneticisine işten çıkarma mektubu gönderilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır

Yönetim Düzeyi

Üst olan bilgi sistemi alanlarında 
-Strateji
- Politika
- Planlama
- Karar

basamakları kullanılan bilgi sistemleri ÜST YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ'dir.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

İKSB, işletmelerin İK süreçlerini stratejik, taktik ve operasyonel olmak üzere üç düzeyde desteklemektedir. Seçeneklerden yalnızca insan kaynakları planlaması stratejik yönetim düzeyi uygulamasıdır.

Sistemde bileşenleri birbirine bağlayan ve bütünleştiren, sistemin bileşenleri arasında var olan ilişkilerdir.

Günümüz işletmecilik kültüründe departmanların faaliyetlerinden çok işletmelerin iş akışı ön plana çıkmaya başlamıştır. Daha açık bir ifadeyle, departmanlar, bir faaliyetin gerçekleştirilmesinde rol oynayan aktörler olarak görülmektedir. Örneğin, bir üretim faaliyeti, temel olarak üretim departmanın sorumuluğundayken, üretimin gerçekleşebilmesi için stok kontrolü, satın alma, insan kaynakları, finansman, muhasebe gibi üretim departmanı dışında kalan departmanların da faaliyetin içinde yer alması gerekmektedir.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

İster insan yapısı olsun ister doğal olsun tüm sistemlerin sahip olduğu ortak özellikler bulunmaktadır. Diğer bir deyişle, bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir.

Bunlar;

• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması,

• Geribildirim mekanizmasına sahip olması,

• Sınırlara sahip olması,

• Öğeleri arasında etkileşimin olması,

• Sistemin en az bir amacının olması.

İşletme tanımını sistem yaklaşımı açısından verecek olursak; İşletme, insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere çevreden aldığı girdileri sistematik bir biçimde işleyerek mamul/hizmet ve/veya mala dönüştüren açık bir sistemdir.

Web tabanlı teknolojilerin kullanılmasının en önemli avantajı fiziksel olarak herhangi bir yerde bulunan bilgisayarlardan istenilen bilgilere ulaşılabilmesidir.
Bu durumda, kullanıcı adı ve şifre girilen bir web arayüzü sayesinde belirli yetkiler dahilinde çeşitli bilgiler görüntülenebilir ve raporlanabilir. Bu tip
teknolojilere internet üzerinden erişilmesi sebebiyle güvenlik konusundaki kaygıların daha da fazla olması beklenebilir. Buna bağlı olarak ta gerekli güvenlik önlemlerinin alınması gerekmektedir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Biyometrik kimlik doğrulama, temel olarak kişilerin kimliklerinin çeşitli fiziksel özellikleri vasıtasıyla tespit edilmesidir. Bazı dizüstü bilgisayarlarda parmak izi tanıma sistemleri vasıtasıyla oturum açılabilmesi biyometrik kimlik doğrulamaya bir örnek olarak verilebilir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Bütünlük kavramı, bilgilerin eksiksiz, tutarlı ve doğru olması anlamını taşımaktadır. Bütünlüğün bozulmasına izin vermemek için yedekleme gibi bir takım yöntemler kullanılmalıdır. Doğru cevap D seçeneğidir.

”Gizli” gizlilik seviyesi, genel olarak sadece bilmesi gerekenlerin ulaşabilmesi gereken, izinsiz açıklandığı takdirde devletin güvenliğine ciddi şekilde zarar verecek veya birtakım nedenlerle kanunların açıklanmasını yasakladığı bilgileri içeren belgeler için kullanılır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Yukarıda verilen seçenekler arasında C seçeneği bilgi ve belge güvenliğinde insan faktörü açısından doğru bir bilgi değildir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Beyaz Şapkalı Bilgisayar Korsanları (White Hat Hacker): Bu gruptaki bilgisayar korsanları aynı zamanda etik bilgisayar korsanları olarak da bilinirler. Amaçları sadece bilgi sistemlerinin açıklarını tespit etmektir ve bilgi sistemlerinin
içerdiği bilgilere zarar verme eğiliminde değillerdir. Bu doğrultuda doğru cevap D seçeneğidir.

Casus yazılım: İngilizce “spyware” olarak adlandırılan bu kötü amaçlı yazılımlar bulundukları bilgisayardaki kişisel bilgileri veya internet aktivitelerini bilgisayar korsanlarına gönderen programlardır. Hedef bilgisayara bir kez bulaştıktan sonra çeşitli yollarla daha fazla yayılmaya ihtiyaç duymazlar. Doğru cevap E seçeneğidir.

Solucan: İngilizce “worm” olarak adlandırılan bu kötü amaçlı yazılımlar kendilerini başka bilgisayarlara yayılmak için çoğaltan programlardır. Bu tip programlar, içerisinde yayıldıkları bilgisayar ağlarını yavaşlatırlar. Solucan bir kez sisteme girdikten sonra kendi başına ilerleyebilir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Sadece kablosuz bilgisayar ağlarının güvenliğini sağlamak için deşifreleme ve MAC adresi filtreleme gibi çeşitli yöntemler bulunmaktadır. Bu konuda, İngilizce kısaltmaları WEP (kablolu dengi gizlilik) ve WPA (kablosuz bağlantı korunmuş erişim) olan şifreleme yöntemlerini örnek verebiliriz. Bu doğrultuda doğru cevap C seçeneğidir.

Tuş kaydedici: İngilizce “keylogger” olarak adlandırılan bu kötü amaçlı yazılımlar bilgisayar veya başka elektronik cihazlarda yazılan her şeyi kaydeden ve başkalarının bu bilgileri toplamasına izin veren programlardır. Genellikle bilgisayar kullanıcılarının girdiği kullanıcı adı ve şifre gibi bilgileri izinsiz şekilde elde etmeyi amaçlarlar. Doğru cevap A seçeneğidir.