ÇALIŞMA HAYATINDA BİLİŞİM, BELGE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 18

Genelde insanlar zamanı iyi kullanamamalarının sebebi olarak telefon, toplantı, ziyaretçi ve erteleme gibi dış sebepleri sayarlar. Fakat sebeplerin çoğunluğu dışarıda değil insanın içindedir.

Örgütleme işlevi, amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölümlerin kurulması, emir komuta ve sorumlulukların belirlenmesi yoluyla uygun işletme yapısının kurulması olarak tanımlanır.

İnsanlar kendilerine verilen görevlerde yeterli zamanları olmaması durumunda şu üç
seçenekten birine başvururlar:
• Bireyler kendi başlarına karar vermeye başlarlar,
• İşletme için fazla mesai ve yan ödemeler
çıkartırlar,
• İşleri kestirmeden ve üstünkörü yaparlar.

“Başarı yaklaşımı” da denilen hedef belirleme yaklaşımı insanın hayatı süresince eylemleri için hedef belirlemesi ve bu hedefler doğrultusunda gayretle çalışması düşüncesine dayanır.

Kendini akıntıya bırakma yaklaşımı, telefon çalar, saatler tik tak eder, hatırlatıcılar da çeşitli sesler çıkarır ve tüm bunlar size ne yapmanız gerektiğini emreder. Oysa tüm bunlar kişinin, doğasına aykırıdır ve yaşamdan doyum almayı engeller. Bunlardan uzak, kendi içindeki doğal ritmin farkına varıldığında, örneğin, müzik dinlerken, yeni bir şeyler keşfederken yaşamdan alınacak tat daha farklı olacaktır der. Doğal ritme uymak, teoride doğru ancak yaşadığımız dünya bireyleri, doğal ritimle baş başa bırakmayacak kadar karmaşıktır. Sık sık vizyon, amaç ve denge gibi hayati unsurların kaybına yol açar. Genelde bu yaklaşım içinde birçok dezavantajı barındırır. Kişinin rahatlaması için uygun bir yaklaşım olmasına rağmen iş yaşamı için fazlasıyla rahattır.

Toplantılarda yapılan en önemli hata katılımcılara “gündem” gönderilmemesidir.

Konferans: Yeri, zamanı, konusu ve konuşmacısı önceden ilan edilen, genellikle bir kişinin konuşmacı olarak katıldığı herkese açık toplantıdır.

Heyet toplantıları, aynı veya benzer düzeydeki uzmanların bir araya gelerek, belirli bir konu üzerinde fikir alış verişinde bulunmaları ve toplantı sonunda bir karar almaları şeklinde yapılır.

Genel olarak toplantı kurallarını sıralayacak olursak:
• Toplantıya tam zamanında gelinmelidir,
• Toplantıya katılanlarla yakın bir iletişim
kurulmalıdır,
• Toplantının amacı kısaca özetlenmelidir,
• Demokratik ve katılımcı bir ortam oluşturulmalıdır,
• Çözümlenmesi zor konular toplantının başında
ele alınmalıdır,
• Birleştirici, uzlaştırıcı bir rol üstlenilmelidir,
• Sıklıkla teşekkür edilmelidir.

Zaman yönetimine gösterilen ilginin dört ana sebebi bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; hedefler, çevre, değişim hızı ve bireysel özerklikdir.

Verilen emirler için üç gereklilikten söz edilebilir. Bunlar;

Dolayısıyla her üç ifade de tam olarak yerine getirildiğinde bir işletmenin hedeflerine ulaşması daha olasıdır.

İnsanlar kendilerine verilen görevlerde yeterli zamanları olmaması durumunda şu üç seçeneğe başvurabilirler: 

Dolayısıyla her üç ifadeye de başvurulabilir.

Zaman değerlendirme yönetimini kullanan bir yönetici rastgele zamanlarda işletme içinde dolaşarak şu üç izlenimini kaydeder. Bunlar:

Dolayısıyla her üç çalışan türü hakkında izlenimler kaydedilmelidir.

80/20 Kuralı ilkesinin temelindeki model 1987 yılında İtalyan ekonomist Vilfredo Pareta tarafından bulunmuştur.

Pareta İlkesine göre, zaman yönetimine şu eleştiri getirilebilir: Zaman yetersiz değildir. Dolayısıyla seçenekler arasında yer alan "Zaman yetersizdir" ifadesi hatalı bir bilgi içermektedir.

Yukarıda yer alan her bir ifade başlanan işi ertelemekten kaynaklanan zaman ve iş gücü kaybını önlemek için alınacak tedbirler arasında yer almaktadır.

Başlangıç Toplantısı aynı zamanda Kick-Off Meeting olarak isimlendirilmektedir.