ÇALIŞMA HAYATINDA BİLİŞİM, BELGE YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 13

Sadece kablosuz bilgisayar ağlarının güvenliğini sağlamak için de şifreleme ve MAC adresi filtreleme gibi çeşitli yöntemler bulunmaktadır. Bu konuda, İngilizce kısaltmaları WEP (kablolu dengi gizlilik) ve WPA (kablosuz bağlantı korunmuş erişim) olan şifreleme yöntemlerini örnek verebiliriz. Bu yöntemler sayesinde kablosuz ağlara erişim için girilen şifreler daha korunaklı bir şekilde sunuculara ulaşacak ve doğrulamaları gerçekleştirilecektir. MAC adresi filtreleme kullanıldığında ise sadece tanımlı bilgisayarların kablosuz ağa giriş yapabilmesi mümkün olmaktadır. Çünkü MAC adresi olarak adlandırdığımız kavram ağa bağlı bilgisayarlar için kimlik numarası türünde bir bilgidir ve her bir cihaz için farklı olması söz konusudur.

Doğru cevap A‘dır.

Sayfa: 33

Bilgisayarların Güvenliği:

Öncelikle kurumlar içerisinde kullanılan yazılımların güncel olmasına dikkat edilmelidir. Yazılım firmaları, sistem açıklarına karşı sürekli güncelleme içerisindedirler ve bu durum genellikle güncel yazılımların birçok saldırı tehditine karşı daha güvenli olmalarını sağlar. Örneğin, kimi zaman çeşitli Windows sürümleri için güvenlik yaması (security patch) yayınlandığını görebiliriz. Eski sürümler için bu tip güvenlik yamalarını ayrıca yüklemek gerekirken yeni program sürümlerinde bu güvenlik açıklarına karşı önlemler alınmış olduğunu görebiliriz. Bunun yanısıra yasal güvence altındaki lisanslı yazılımlar ile çalışılması da kurumlar adına güvenlik açısından faydalı bir yaklaşımdır. Bir diğer önlem de kurum içerisindeki bilgisayarlara antivirüs yazılımları yüklenmesidir. Böylelikle bilgisayar korsanlarının kötü amaçlı yazılımları kullanarak bilgisayarlara zarar vermesinin büyük oranda önüne geçilmiş olur. Yedekleme kavramını da bu başlık altında ele alabiliriz. Bilgisayarlardaki önemli bilgilerin yedeklerinin alınması her zaman için faydalı bir yaklaşımdır. Örneğin bir veritabanının düzenli olarak yedeklenmesi bir siber saldırı sonrasında veri kaybına uğranılmadan sistemin çalışmaya devam etmesine imkân sağlar. Büyük kurumlara ait bilgi sistemlerinin yedekleri çoğu zaman bulunmaktadır. Yedek sistemlerin fiziksel olarak farklı yerleşim yerlerinde olması da söz konusu olabilmektedir. Sunucuların veya sunucuların bulunduğu ortamın fiziksel zarara uğraması gibi durumlarda sistemlerin yedekleri devreye alınarak kesinti engellenmiş olur.

Doğru cevap D‘dir.

Sayfa: 33

: Günümüzde işletmelerin en önemli rekabet silahı “bilgi”dir. İşletmeler, sahip oldukları her türlü bilgiyi şirket sınırları içinde mümkün olduğunca muhafaza etmenin, iş süreçlerine uygulamanın ve mevcut bilginin geliştirilerek rekabet üstünlüğü sağlamanın çalışmalarını yapmaktadırlar. Bilginin sağlayacağı bu üstünlükten faydalanabilmek için öncelikle bilginin üretilmesi gerekmektedir. Önceki bilgilerinizden de anımsayacağınız üzere bilgi, alıcısı için anlamlı olan ve alınacak kararlar için gerçek ya da beklenen değeri olan işlenmiş veri olarak tanımlanmaktadır (Ersöz ve Ersöz; 2015, s.34). Tanımda yer alan “işlenmiş veri” ifadesi bilgi sistemleri açısından önem taşımaktadır. Bilgi sistemleri en basit tanımıyla bilgi üreten sistemlerdir. Dolayısıyla verileri işleyip bilginin oluşumunu sağlayan sistemler bilgi sistemleridir.

Sistem

Bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, biraraya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünüdür.

Doğru cevap E‘dir.

Sayfa: 3

Sistemin geribildirim mekanizması olmalıdır: Geribildirim, kontrol standartları ile çıktılar arasındaki sapmalara ilişkin bilgileri sağlama ve bu bilgilere göre düzeltici, geliştirici veya devam ettirici amaçla sisteme tekrar girdi verme işlemidir (Sürmeli;1996, s.7). Örneğin, satın alınan girdilerin numunelere uygun olup olmadığının kontrolü amacıyla sisteme verilen emirler, hatalı işlem varsa düzeltilmesi, hatalı çıktıların düzeltilmesi birer geribildirim faaliyetidir.

Doğru cevap C‘dir.

Sayfa: 3-4

İşletmeler çevreden amaçları açısından uygun olan işgücü, hammadde, araç-gereç, bilgi gibi girdileri temin etmekte, süreçleme aşamasında bu girdiler sistematik bir biçimde işlenerek amaçlanan çıktılar elde edilmektedir. İşletmelerin faaliyetlerini yürütmesi sırasında da faaliyetlerle ilgili veriler oluşmaktadır.

Doğru cevap B‘dir.

Sayfa: 5

Sistem teorisi, birbirleriyle ilişkili olan sistemler arasında, tıpkı sistem içinde yer alan elemanlar arasındaki etkileşim gibi bir etkileşimin olduğunu belirtmektedir. Bu etkileşim, bir sistemin çıktısının başka bir sistemin veya başka sistemlerin girdisi olabileceğini ifade etmektedir. Bu durum sistemler hiyerarşisi olarak adlandırılmaktadır. Örneğin, sindirim sistemi ve dolaşım sistemi birbirinden ayrı sistemler olsa da sindirim sisteminin çıktılarından birisi olan besinlerin kana karışacak hale getirilmesi, dolaşım sisteminin girdilerinden birisini oluşturmaktadır. Benzer şekilde solunum sistemi ve dolaşım sistemi arasında da bir etkileşim bulunmaktadır.

İşletme bilgi sistemleri birbirleriyle sürekli olarak etkileşim içindedir. Sistemler arası veri-bilgi akışının başlangıcını ilgili faaliyete ilişkin verinin sisteme dahil edilmesi oluşturmaktadır. Bütünleşik bilgi sisteminde faaliyete ilişkin veri oluştuğunda, sisteme veri giriş araçlarıyla dahil olmakta ve o verilerden hangi bilgilere ulaşılmak isteniyorsa ilgili bilgi sistemi veritabanından verileri çekip bilgiyi üretmektedir. Böylelikle faaliyete ilişkin verinin tekrar tekrar sisteme girilmesine gerek kalmamakta; verinin sisteme bir kez girmesi farklı biçimlerde işlenmesine olanak sağlamaktadır.

Doğru cevap A‘dır.

Sayfa: 6

Yönetim, alt bilgi sistemlerinin etkileşiminden elde edilecek bilgilere dayalı olarak kararlarını alacaktır. İşletmedeki bu sistemler de işletmenin tümünü kapsayan ve yönetimin karar alma amacına hizmet eden “Yönetim Bilgi Sistemi” nin birer alt sistemi olarak adlandırılmaktadır. Günümüz işletmecilik kültüründe departmanların faaliyetlerinden çok işletmelerin iş akışı ön plana çıkmaya başlamıştır. Daha açık bir ifadeyle, departmanlar, bir faaliyetin gerçekleştirilmesinde rol oynayan aktörler olarak görülmektedir. Örneğin, bir üretim faaliyeti, temel olarak üretim departmanın sorumluluğundayken, üretimin gerçekleşebilmesi için stok kontrolü, satın alma, insan kaynakları, finansman, muhasebe gibi üretim departmanı dışında kalan departmanların da faaliyetin içinde yer alması gerekmektedir. Üretim departmanı faaliyetin bir anlamda teknik kısmını yürütmektedir. Bu açıdan bakıldığında işletmeler departman odaklı çalışmak yerine faaliyet odaklı çalışmaktadırlar. Dolayısıyla faaliyetlerle ilgili bilgilerin üretilebilmesi kurulmuş olan bilgi sistemlerinin etkinliğiyle; kararların alınabilmesi de bu bilgilerin yönetimin talep ettiği zaman ve özelliklerde yönetime sunulmuş olmasıyla gerçekleştirilebilecektir. Yönetim bilgi sistemlerinin işletmeler açısından önemi de bu noktada ortaya çıkmaktadır. O halde, yönetim bilgi sisteminin bir tanımı yapılacak olursa, yönetim bilgi sistemi, yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran, birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür (Sürmeli;2009, AÖF, s.20). Bu noktada küçük bir açıklama yapmakta fayda vardır. Yönetim denildiğinde akla ilk olarak işletmenin üst yönetimi geliyor olsa da, bilgi sistemleri, karar alma basamaklarında bulunan tüm yöneticilere ihtiyaçları olan bilgiyi sunmalıdır.

Doğru cevap D‘dir.

Sayfa: 9

İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları departmanında yapılan tekrarlı işler (sürekli yapılan işler) için ve insan kaynakları departmanı yöneticilerinin karar alma ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla bilgi üretmektedir (Gelinas Jr. ve Dull;2008, s.500). İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

Doğru cevap B‘dir.

Sayfa: 10

Personelin işe alınması durumunda, personele ve ilgili departman yöneticisine işe alma mektubu gönderilmektedir. Personelin performasına ilişkin gözlemler ise değerleme formları aracılığıyla alınmaktadır. Eğer bir işten çıkarma durumu söz konusu ise hem personele hem de birim yöneticisine işten çıkarma mektubu gönderilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır. Çalışanların üye oldukları sendikalara, sosyal güvenlik kurumuna, vergi daireleri gibi işletme dışı kurumlara da gerekli rapolar hazırlanıp sunulmaktadır (Gelinas ve Dull; 2008, s.510).

Doğru cevap D‘dir.

Sayfa: 14

Personelin seçiminde işe alımında farklı yöntemler uygulanmaktadır. İlk olarak, kurum, hali hazırda kendi çalışanları içinden yeni pozisyon için bir seçim yapma yoluna gidebilir. Bunun için talep formlarında yer alan öneriler ve işletmenin personel/bordro veritabanında yer alan, personele dair özellikler ana veri olarak kullanılmaktadır. İkinci olarak da kurum dışı başvurular da dikkate alınmaktadır (Gelinas ve Dull; 2008, s.508).

Doğru cevap E‘dir.

Sayfa: 13

Sistem, bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, biraraya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünüdür.

Bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bunlar;

İşletme, insan ihtiyaçlarını karşılamak üzere çevreden aldığı girdileri sistematik bir biçimde işleyerek mamul/hizmet ve/veya mala dönüştüren açık bir sistemdir.

Bu etkileşim, bir sistemin çıktısının başka bir sistemin veya başka sistemlerin girdisi olabileceğini ifade etmektedir. Bu durum sistemler hiyerarşisi olarak adlandırılmaktadır.

İşletmelerdeki bilgi sistemlerinin bu şekilde birbirleriyle etkileşimi “Bütünleşik Bilgi Sistemi” olarak adlandırılmakta ve günümüz “Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP)” sistemlerinin temelini oluşturmaktadır.

Sistemlerin ürettiği bir bilgiyi diğer sistemler kendi amaçları için kullanmaları ve her sistemin ürettiği bilginin diğerlerinin de kullanımına sunulması Bütünleşik bilgi sistemi olarak tanımlanabilir.

Yönetim Bilgi Sistemleri Piramidi'nin üst yönetim düzeyinde gerçekleştirilen faaliyetler:

"Kabul edilebilir kalitede bir iş ortamının oluşturulması", Bilgi sisteminde İş Güvenliği ve İşçi Sağlığından Sorumlu Müdür'ün görevleri arasındadır. Diğerleri diğer birimlerin sorumluluğundadır.

Endüstri İlişkilerinden Sorumlu Müdü'ün temel bilgi ihtiyaçları: