“Gelen çağrıların % X’inin Y saniyede cevaplandırılması” işlemi, aşağıdakilerden hangisidir?
Çözüm Açıklaması
Hizmet Seviyesi (SL) Hizmet seviyesi (SL-Service Level), gelen çağrıların belirli bir süre içinde ele alınması işlemidir yani gelen çağrıların % X’inin Y saniyede cevaplandırılmasıdır.
Soru 2
“Bekletme, önemli konularla ilgili çağrılara daha önce cevap verme, arayan numaraya göre yönlendirme, hatta bekleme süresi ölçümü yapma, müşteri tanıma, arayan numarayı tanıma, arayan kişiye sesli mesaj bırakma imkânı sunma” gibi özellikleri barındıran sistem, aşağıdakilerden hangisidir?
Çözüm Açıklaması
Bu sistemle az sayıdaki hattan çok sayıdaki hatta çağrılar yönetilebilir. Sisteme bir çağrı geldiğinde çağrının nasıl karşılanacağına dair verilmiş talimatları araştırır. Çağrıyı operatöre veya kayıtlı bir sese yönlendirebilir veya bir operatöre bağlayana kadar onu hatta tutabilir. Hatta bekletme, önemli konularla ilgili çağrılara daha önce cevap verme, arayan numaraya göre yönlendirme, hatta bekleme süresi ölçümü yapma, müşteri tanıma, arayan numarayı tanıma, arayan kişiye sesli mesaj bırakma imkânı sunma gibi özellikleri vardır. Otomatik çağrı dağıtımı, gelen çağrıların değişik çağrı havuzlarında toplanarak, buradan uygun operatörlere belli bir mantık içerisinde düşürülmesini sağlayan, tüm bu işlemlerin süreçleri ile ilgili bilgileri gerçek zamanlı ya da tarihsel olarak raporlayan yazılım ve donanım sistemidir.
Soru 3
“Firmayı arayan müşteri, sistem tarafından kendisini cevaplayacak olan müşteri temsilcisine aktarılırken, kendisi hakkındaki bütün bilgiler de aktarıldığı temsilcinin bilgisayar ekranında belirir. Görüşmenin başlamasıyla birlikte müşteri hakkındaki yeni bilgiler de oluşmaya başlar. Müşteri temsilcisi, müşteriyle konuşurken ekrandaki akış planı ve önceden kaydedilmiş bilgiler ona görüşme boyunca yol gösterir ve aldığı cevaplara göre neler söylemesi gerektiği konusunda destek verir”.
Bu uygulama, aşağıdakilerden hangisidir?
Çözüm Açıklaması
CTI, bilgisayarların ve telefonların birlikte zekice çalışmalarını sağlamak için gerekli olan yazılım, donanım ve programlamadır. Bu uygulamada firmayı arayan müşteri, sistem tarafından kendisini cevaplayacak olan müşteri temsilcisine aktarılırken, kendisi hakkındaki bütün bilgiler de aktarıldığı temsilcinin bilgisayar ekranında belirir. Görüşmenin başlamasıyla birlikte müşteri hakkındaki yeni bilgiler de oluşmaya başlar. Müşteri temsilcisi, müşteriyle konuşurken ekrandaki akış planı ve önceden kaydedilmiş bilgiler ona görüşme boyunca yol gösterir ve aldığı cevaplara göre neler söylemesi gerektiği konusunda destek verir.
Soru 4
Çağrı Kayıt Sistemleri (Call Recording Systems) veya “Ses Kayıt Ünitesi” (VRU-Voice Recording Unit) gibi sistemlerin amaç(lar)ı, aşağıdakilerden hangisi/hangileridir?
(I) Müşteri ile kurulan iletişim sonrası ortaya çıkan bazı anlaşmazlıkları çözüme ulaştırmak
(II) Dönem dönem çağrı merkezi çalışanları için düzenlenen eğitim programlarında, uygulamalı örneklere yer verilmek istendiğinde yararlanmak.
(III) Müşteri temsilcilerini ödüllendirme mekanizması içerisinde kullanmak
(IV) Operatörlerin kendi görüşmelerini değerlendirmelerini (otokontrol), kendi kendilerini eğitmelerini ve çalışmalarına yön vermelerini olanaklı kılmak
(V) Konuşmaların Metne Dönüştürülmesi suretiyle, içerisinde belirli kelimelerin geçtiği konuşmaları arayabilme ve istenmeyen kelimelerin kullanılmasını engelleyecek uyarıları devreye sokmak
Çözüm Açıklaması
Çağrı merkezinde, çağrıların sistem altyapısına göre sürekli veya geçici olarak kayda alındığı mekanizma “Çağrı Kayıt Sistemleri” ve “Ses Kayıt Ünitesi” (VRU-Voice Recording Unit) olarak adlandırılır. Sistem birçok amaca hizmet etmektedir. Bu amaçlardan en önemlileri şunlardır: • Dayanak: Çağrı merkezleri daima ses trafiğinin olduğu ortamlardır. Bu nedenle bazı zamanlarda müşteri ile kurulan iletişim sonrası bazı anlaşmazlıklar ortaya çıkmaktadır. Bu anlaşmazlıklar, ses kayıt ünitesinde bulunan ses kayıtları ile çözüme ulaşmaktadır. • Eğitim: Dönem dönem çağrı merkezi çalışanları için düzenlenen eğitim programlarında, uygulamalı örneklere yer verilmek istendiğinde kaydedilen görüşmelerden yararlanılmaktadır. • Primlendirme/Puanlama: Birçok görüşme bilindiği üzere kayıt altına alınmaktadır. Bu görüşmeler zaman zaman belirli ölçütler temel alınarak müşteri temsilcilerini ödüllendirme mekanizması içerisinde kullanılmaktadır. • Otokontrol: Kaydedilen görüşmelerin, görüşmeyi gerçekleştirmiş olan müşteri temsilcisi tarafından dinlenmesini sağlamak, operatörlerin kendi görüşmelerini değerlendirmelerini, kendi kendilerini eğitmelerini ve çalışmalarına yön vermelerini olanaklı kılmaktadır. Böylelikle, çağrı merkezi çalışanlarının otokontrolünün güçlenmesi, çalışanların müşteriler ile gerçekleştirdikleri diyaloğu dışarıdan gözlemleyerek öz eleştiri yapabilmelerini ve kişisel gelişimlerine yön verebilmelerini sağlamaktadır. • Konuşmaların Metne Dönüştürülmesi (Speech-to-Text): Görüşmeler içerisinde arama yapmayı olanaklı kılmaktadır. Bu teknolojinin gelişmesiyle içinde belirli kelimelerin geçtiği konuşmalar aranabilmekte ve istenmeyen kelimelerin kullanılmasını engelleyecek uyarılar devreye sokulabilmektedir. Ayrıca bu sistem sayesinde müşteri temsilcilerine daha sakin ve kibar olmaları, kullandıkları dilde daha dikkatli olmaları gerektiği konularında uyarılar geliştirilebilmektedir.
Soru 5
Aşağıdakilerden hangi metrik, “sorunlarının, ilk temas noktasında ne sıklıkta çözüldüğünü ölçerek müşterilerin aldıkları hizmetin kalitesini gösterir”?
Çözüm Açıklaması
İlk Temasta Çözüm (FCR: First Contact Resolution) Müşterinin sorunlarının ilk temasta doğru şekilde teşhis edilmesi ve çözülmesidir. Bu müşteri ilişkileri metriği, sorunlarının ilk temas noktasında ne sıklıkta çözüldüğünü ölçerek müşterilerin aldıkları hizmetin kalitesini gösterir
Soru 6
“Bir trunk grubunun, gün içinde en yoğun trafiği taşıdığı saati açıklayan bir telefon trafik mühendisliği terimidir. Ortalama değeri, gün veya iki hafta gibi belirli bir süreyi yansıtır. Genellikle çağrı merkezleri için fazla anlam ifade etmez, daha spesifik kaynak kullanım hesaplama metodolojilerine ihtiyaç vardır”. Bu terim aşağıdakilerden hangisidir?
Çözüm Açıklaması
İşlek Saat (Busy Hour): Bir trunk grubunun, gün içinde en yoğun trafiği taşıdığı saati açıklayan bir telefon trafik mühendisliği terimidir. Ortalama işlek zaman, gün veya iki hafta gibi belirli bir süreyi yansıtır. İşlek saat çağrı merkezleri için fazla anlam ifade etmez, daha spesifik kaynak kullanım hesaplama metodolojilerine ihtiyaç vardır.
En Yoğun Saat / Peak Hour / Rush Hour: Genellikle bir gün veya belli günler için yapılan ölçümlerde elde edilen ve çağrıların en yoğun geldiği saatleri gösteren zaman dilimidir.
Soru 7
Aşağıdakilerden hangisi, çağrı merkezi müşterilerinin en temel beklentileri arasında yer almaz?
Çözüm Açıklaması
Yüksek tahsilli olmaları bir kriter değildir.
İyi eğitimli ve bilgili çalışanların işe alınması: Birçok çağrı merkezinde bu konu önemli bir odak noktasıdır. Çoklu iletişim araçları, sosyal kanalların yakınlığı ve marka etkileri ve farklı geçmişlerden ve nesillerden gelen daha bilgili müşteriler ile bu nokta her zamankinden daha zorlu ve önemlidir. Önde gelen çağrı merkezleri, işe alma ve işe alma uygulamalarını yükseltmede, temsilcileri ve yöneticileri eğitmede ve daha iyi bilgi yönetimi araçları ve süreçlerini uygulamada büyük adımlar atmaktadır.
Soru 8
“Çağrı merkezleri işletmelerin aynasıdır ve yaptıkları veya yapamadıkları görevlerin tamamı işletmeye yansır. Bu bakımdan hem işletmenin hem de çağrı merkezlerinin müşterilerine gerek satılan mal ve hizmetlerle gerekse de satış sonrası teknik destekle ilgili taahhütlerini yerine getirmeleri müşteri tarafından beklenmektedir”
İfadesi, müşteri memnuniyeti için, aşağıdaki hangi temel beklentiyi karşılamaktadır?
Çözüm Açıklaması
Taahhütlerin yerine getirilmesi ve sözlerin tutulması: Çağrı merkezleri işletmelerin aynasıdır ve yaptıkları veya yapamadıkları görevlerin tamamı işletmeye yansır. Bu bakımdan hem işletmenin hem de çağrı merkezlerinin müşterilerine gerek satılan mal ve hizmetlerle gerekse de satış sonrası teknik destekle ilgili taahhütlerini yerine getirmeleri müşteri tarafından beklenmektedir
Soru 9
“Müşterilerim kimler? Müşterilerim nasıllar? Müşterilerimi nasıl çoğaltabilirim? Müşterilerimle bağlantı kurmak için hangi mesaj ve kanalları kullanmalıyım?” temel sorularına cevap arayan kavram, hangisidir?
Çözüm Açıklaması
Müşteriyi Gruplandırma/ Segmentasyon Günümüzün rekabetçi yapısında, müşteri devir hızı artmakta, müşteri bağlılığı azalmakta ve şirketlerin kâr marjları hızla düşmektedir. Müşterilerden gelen taleplerin hızla değişmesi, stratejik karar verme sürecinde müşterilerle ilgili kapsamlı bir bilgiye sahip olmanın önemini arttırmaktadır. İşletmelerin müşterilerinin değişken ihtiyaçlarını doğru değerlendirmesi ve fonksiyonlar arası, çok amaçlı etkin müşteri gruplandırma (segmentasyon) modelleri oluşturabilmesi önemlidir. Müşteri gruplandırma (segmentasyon) her zaman şu dört temel soruya cevap aramıştır: • Müşterilerim kimler? • Müşterilerim nasıllar? • Müşterilerimi nasıl çoğaltabilirim? • Müşterilerimle bağlantı kurmak için hangi mesaj ve kanalları kullanmalıyım?
Soru 10
“Tüketicilerin yaşam tarzları, aktiviteleri, ilgi alanları ve fikirleri ile ilgili bilgiler olup, tüketiciler, aynı ihtiyaçlara odaklanmış ve aynı şekilde tepki alınabilecek geniş sınıflarla tanımlanmaya çalışılır. Bu ihtiyaç temelli bölümlendirmeler yapılırken coğrafi, demografik, davranışsal, faydasal kriterler ve kişinin yaşam biçimi, kişilik yapısı gibi insani tarafları göz önüne alınabilmektedir”
Bu kavram, aşağıdakilerden hangisidir?
Çözüm Açıklaması
Psikografik bilgi; tüketicilerin yaşam tarzları, aktiviteleri, ilgi alanları ve fikirleri ile ilgili bilgilerdir. Bütün tüketiciler için aynı pazarlama stratejisini kullanarak başarıya ulaşmanın mümkün olmadığı kesindir. Bunun yerine pazarlamacılar tüketicileri, aynı ihtiyaçlara odaklanmış ve aynı şekilde tepki alınabilecek geniş sınıflarla tanımlama çabasındadır. Bu ihtiyaç temelli bölümlendirmeler yapılırken coğrafi, demografik, psikografik, davranışsal, faydasal kriterler göz önüne alınabilmektedir. Psikografik faktörler de kişinin yaşam biçimi, kişilik yapısı gibi insani taraflarıdır.
Soru 11
Aşağıdakilerden hangisi bir jargon örneği değildir?
Çözüm Açıklaması
Jargon, belirli bir meslek ya da topluluğu paylaşan, aynı ilgi alanları ve aynı geçmişe sahip kişilerin ortak dil kullanımı. Genel olarak bu terim belli bir yaş grubu, meslek, hobi veya ilgi alanı ya da amacı paylaşarak bir araya gelmiş kişilerin kullandığı dile karşılık gelir. Gençlik dili, hekimlerin mesleki konuşmaları birer jargon örneği olarak gösterilebilir. Her bir dil kapsamında çok sayıda farklı jargon bulunmaktadır.
Soru 12
Gelen çağrıları önceden belirlenmiş bir akış planına göre karşılayan, sıraya sokan, aynı zamanda bu çağrılarla ilgili detaylı raporlama üreten santral uygulamasına ne ad verilir?
Çözüm Açıklaması
Otomatik Çağrı Dağıtıcısı (ACD) Otomatik çağrı dağıtıcısı (ACD-Automatic Call Distribution), gelen çağrı numaralarını tanıyan ve onları ilgili temsilciye yönlendiren bir sistemdir. Gelen çağrıları önceden belirlenmiş bir akış planına göre karşılayan, sıraya sokan, müsait operatör olmadığında hatta bekleme sürecini yöneten ve operatörlere adil bir şekilde dağıtan, aynı zamanda bu çağrılarla ilgili detaylı raporlama üreten santral uygulamasıdır.
Soru 13
Aşağıdakilerden hangisi İnteraktif Sesli Yanıtlama (IVR) sisteminin özelliğidir?
Çözüm Açıklaması
İnteraktif Sesli Yanıtlama (IVR)
İnteraktif sesli yanıtlama (IVR-Interactive Voice Response), müşterilerden gelen telefonların cevaplandırılmasında, çağrı merkezi tarafından önceden kaydedilmiş bir bilgilendirmenin otomatik olarak müşteriye yapılmasıdır. Her aramada aktif çalışan insan kaynağı yerine bir kere kaydedilip, aynı şeyleri tekrarlayarak müşteriyi istediği alana yönelten bir sistem devreye girmektedir.
Soru 14
Aşağıdakilerden hangisi Bilgisayar Telefon Entegrasyonu (CTI) sisteminin faydalarından biri değildir?
Çözüm Açıklaması
Müşterinin bilgileri anında ekranda göründüğü için, bu teknoloji sayesinde zamandan tasarruf ederek görüşme sürelerinin ve dolayısıyla maliyetlerin düşürülmesi mümkün olmaktadır. CTI sisteminin sağladığı başlıca faydalar şu şekilde sıralanmaktadırlar:
a. Telefonda konuşma süresini azaltarak zaman tasarrufu sağlamaktadır. b. Müşteriye ismi ile hitap edilmesi ve tüm bilgilerin müşteri temsilcisi tarafından biliniyor olması müşteri memnuniyetini artırmaktadır. Teknolojinin yarattığı olumlu imaj işletmeye avantaj sağlamaktadır. c. Müşterilerin özel bilgileri ekrandan kontrol edilebildiği için hata riskini azaltmaktadır. d. CTI sayesinde müşteri bilgileri veri tabanına kaydedileceği için müşteri profili rahat bir şekilde takip edilebilmektedir.
Soru 15
Bir telefon araması, e-posta, sohbet, sosyal medya veya SMS sorgulamasının, etkileşimi kabul etmek için bir müşteri temsilcisi uygun olana kadar tutulduğu sıralama sürecine ne ad verilir?
Çözüm Açıklaması
Kuyruk:
Çağrı merkezi jargonunda kuyruk (queque) bir telefon araması, e-posta, sohbet, sosyal medya veya SMS sorgulamasının, etkileşimi kabul etmek için bir müşteri temsilcisi uygun olana kadar tutulduğu sıralama süreci anlamına gelir.
Soru 16
Aşağıdakilerden hangisi gelen çağrıları karşılayarak çözüm ve aksiyon üreten ya da müşterilere belirli amaçlar doğrultusunda yapılacak dış aramaları gerçekleştirençalışana verilen isimlerden biri değildir?
Çözüm Açıklaması
Müşteri Temsilcisi (Agent) Müşteri temsilcisi, çağrı merkezinde telefonu cevaplayan kişidir. Aynı zamanda müşteri yazışmaları ve müşteri e-postaları ile de ilgilenebilir. Müşteri temsilcisi farklı isimlerle anılmaktadır; müşteri hizmet yetkilisi, müşteri hizmetleri temsilcisi, müşteri hizmetleri sorumlusu, müşteri hizmetleri uzmanı, müşteri yetkilisi, müşteri uzmanı, agent, operatör gibi… Müşteri temsilcisi, gelen çağrıları karşılayarak çözüm ve aksiyon üreten ya da müşterilere belirli amaçlar doğrultusunda yapılacak dış aramaları gerçekleştiren çalışanlardır. Müşteri temsilcileri uzmanlık ve tecrübelerine göre belirli bir hizmet türünde veya hizmet kanalında uzmanlaşmış ve yalnız o alanda çalışabildiği gibi, karma olarak her türlü çağrıyı yönetecek bir yapıda da çalışabilir.
Soru 17
Takım lideri, ortalama kaç müşteri temsilcisine liderlik yapmaktadır?
Çözüm Açıklaması
Takım Lideri / Şef (Supervisor)
Gelen çağrıları cevaplayan takım üyesi müşteri temsilcisi (agent) olarak anılırken her takımın başında yer alan kişide “Takım Lideri” olarak tanımlanmaktadır. Takım lideri, yapılan hizmetin niteliğine göre ortalama 10 ile 20 kişi arasında değişen sayılardaki müşteri temsilcilerine liderlik yapmaktadırlar.
Soru 18
Ürünün veya hizmetin satışından önce başlayıp, satış ile süren ve satış sonrası tüm eylemleri kapsayan yönetim felsefesine ne ad verilir?
Çözüm Açıklaması
Müşteri İlişkileri Yönetimi / CRM /Customer Relationship Management
Ürünün veya hizmetin satışından önce başlayıp, satış ile süren ve satış sonrası tüm eylemleri kapsayan karşılıklı, uzun vadeli bir değer ilişkisi yaratmak için müşteriler ile gerçekleştirilen ilişkilerin, teknoloji, insan ve iş süreçlerinin etkin ve koordineli şekilde kullanılarak yürütülmesini ifade eden bir yönetim felsefedir. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) satış, pazarlama ve hizmet süreçlerinin müşteri odaklı bir felsefe içerisinde yeniden tanımlanmasını gerektirir.
Soru 19
Aşağıdakilerden hangisi çağrı merkezi müşterilerinin çağrı merkezlerinden beklediği 10 temel özellikten biri değildir?
Çözüm Açıklaması
1. Erişilebilir olunması 2. Nezaketli olunması
3. Hızlı reaksiyon verilmesi 4. Çabuk olunması 5. İyi eğitimli ve bilgili çalışanların işe alınması 6. Müşteri beklentilerinin tanımlanması ve açıklanması 7. Taahhütlerin yerine getirilmesi ve sözlerin tutulması destekle ilgili taahhütlerini yerine getirmeleri müşteri tarafından beklenmektedir. 8. İlk seferde doğru çözümün sunulması 9. İşlemlerin takip edilmesi
10. Sosyal sorumluluk sahibi ve etik olunması
Soru 20
Yıllık müşteri sadakatini ..... artıran bir firma, karını ...... artırır, cümlesindeki aşağıdakilerden hangisi doğru biçimde tamamlamaktadır?
Çözüm Açıklaması
Müşteri Sadakati / Customer Loyalty Müşteri sadakati, bir firmanın müşterilerinin, o firmanın ürün ve hizmetlerini kullanmaya devam etme, alternatif ve/veya rekabetçi teklifleri geri çevirme isteğinin derecesidir. Birkaç çarpıcı istatistik ile müşteri sadakatinin önemi açıklanabilir: • Yeni bir müşteriyi kazanmak eski bir müşteriye satış yapmaktan 6 kat daha maliyetlidir. • Memnuniyetsiz bir müşteri, yaşadığı kötü deneyimi 8-10 kişiye anlatır. • Yıllık müşteri sadakatini % 5 artıran bir firma, karını % 85 artırır. • Yeni bir müşteriye bir ürünü satma olasılığı %15 iken var olan müşterilere satma olasılığı %50’dir. • Şikâyet eden müşterilerin % 70’i eğer hızlı ve doğru servis alırsa firma ile çalışmaya devam eder