BÜROLARDA TEMEL KAVRAMLAR

Doğru cevap C'dir.

     • Başarının % 80’i kullanılan zamanın % 20’sinde üretilir; buna karşılık, harcanan zamanın % 80’i çıktı değerinin sadece % 20’sini verir. Yani, “işte harcadığımız zamanın % 20’si, sonuçların % 80’ini oluşturur ve harcanan zamanın % 80’i sonuçların % 20’sini oluşturur”.

Doğru cevap B'dir.

• Gereksiz ziyaretçiler,

• Amaçsız toplantılar,

• Kötü iletişim,

• Yetersiz ve yeteneksiz astlar,

• Düzensiz çalışmak,

• Birden fazla işle uğraşmak ve bunları bitirmek veya bitirememek,

• Başkalarına yetki devretmemek ama sorumluluk vermek,

• Yanlış bilgi,

• Yolculuklar,

• Her işi bizzat yapmaya çalışmak,

• Hayır demeyi bilmemek,

• Krizler,

• Telefon görüşmeleri,

• Düzensizlik, disiplinsizlik,

• Yazışmalar,

• Ziyaretçiler,

• Uygun olmayan iş ortamı,

• Yetersiz denetim,

• Anlatılanları dinlememek.

• Toplantı yapma nedenlerinin belirlenmesi,

• Toplantının türünün belirlenmesi,

• Toplantı öncesi hazırlık yapılması,

• Toplantı gündeminin belirlenmesi,

• Toplantının katılımcılara duyurulması,

• Toplantı salonunun düzenlenmesi,

• Toplantı süresinin belirlenmesi,

• Kullanılacak iletişim yöntemlerinin belirlenmesi,

• Toplantı notlarının hazırlanması,

,• Toplantıda yapılacak tartışmalar,

• Toplantının bitirilmesi.

• Konferans: Yeri, zamanı, konusu ve konuşmacısı önceden ilan edilen, genellikle bir kişinin konuşmacı olarak katıldığı herkese açık toplantıdır.

• Seminer: Belirli bir konunun uzmanı yönetiminde, mesleki bilgiyi aktarmak ve geliştirmek amacıyla yapılan toplantılardır.

• Panel: Belirli bir konuda birden çok konuşmacının katıldığı ve toplumun büyük kısmını ilgilendiren ve üzerinde fikir birliğinin oluşması ile fayda beklenen toplantılardır.

• Kongre: Bir konu üzerinde yapılmış olan araştırma, inceleme ve gözlemlerin sunulduğu toplantılardır. Belirli bir bilim dalında ya da bilim dallarında yapılan araştırmaların, araştırmayı yapan kişilerce diğer bilim insanlarına sunulması amacıyla yapılan tartışmalı toplantılara da kongre denir.

• Forum: Bir konuda sorunların çözümlenmesi için görüş birliğine varmak üzere düzenlenen toplu tartışmadır.

• Brifing: Belli bir konuda ayrıntılı bilgi vermek amacıyla yapılır, konunun uzmanı tarafından bilgilendirilmesi gereken kişilere yönelik gerçekleştirilir.

• Başlangıç toplantısı (Kick-off Meeting)Bir projenin veya daha sonra yapılması düşünülen bir organizasyonun ilk aşamasında konu hakkında katılımcılara bilgi sunmak, tarafların görüşlerine başvurmak, karar vermek veya satış ve pazarlama yapmak amacıyla iletişim kurulmak istenen bir grubun da davet edilmesi ile düzenlenen toplantılardır.

• Emir toplantısı: Üst yönetim tarafından alınan kararların astlara ve diğer çalışanlara duyurulmasının gerçekleştirildiği toplantılardır. Genellikle tartışma olmaz, yönetim tarafından verilen kararlar doğrultusunda alınacak önlemler, personelin tutum ve davranışları, çalışanlara bu tür toplantılarda iletilir.

• Danışma toplantısı: Herhangi bir konuda katılımcıların fikirlerini almak amacıyla düzenlenen toplantılardır. Katılımcılar fikirlerini söyleyerek toplantıya katılmalıdırlar. Toplantı sonrasında herhangi bir karar alınması beklenmez.

• Koordinasyon toplantısı: Birimler, çalışanlar ve yöneticiler arasında bilgi paylaşımını sağlamak ve belli bir düzen içinde uyum gerektiren konuları dile getirmek ve bunu sağlamak için gerekli ilkeleri belirlemek amacıyla düzenlenir.

• Kurul toplantısı: Farklı grupların üyeleri ortak bir karar verebilmek amacıyla toplanırlar, kararlar tartışıldıktan sonra oylama yapılarak alınabilir.

 L düzeni: Toplantı için uygun olmayan genelde dar ortamlarda salonun şekline uyumlu olarak, mekân tasarrufu sağlamak için oluşturulan bir düzendir. Katılımcılar birbirlerini görmede zorluk yaşayacakları için etkili bir toplantı düzeni değildir.

T düzeni: Bu düzende toplantıya katılanlar konuşmacıyı rahat izler, grup iletişimini kolaylaştırır. T’nin üst tarafına gelen kısa bölüme konuşmacılar ile toplantı yöneticisi oturur.

 V düzeni veya yarım ay düzeni: Toplantılarda en uygun oturma düzenlerinden biridir.

Doğru cevap B'dir.

• Toplantının tarihi,

• Toplantının yeri,

• Toplantının başlama ve bitiş saatleri,

• Toplantının genel ve ayrıntılı amacı,

• Toplantıda görüşülecek tartışılacak konuların sırası,

• Toplantıya katılacak kişiler,

• Varsa toplantı öncesinde gerçekleştirilecek etkinlikler,

• Varsa toplantı sonrasında gerçekleştirilecek etkinlikler,

• Toplantı organizasyonda görevli kişi ya da kişilerin iletişim bilgileri.

Doğru cevap E'dir.

Doğru cevap D'dir.