BÜROLARDA TEMEL KAVRAMLAR

Etkinlik, örgütün amaçlarına ulaşma ve onları elde etme düzeyidir. Çoğu zaman “etkililik” kavramıyla karıştırılır. Etkililik ise örgütün amaçlara ulaşmada gösterdiği bir performanstır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Yöneticiler yürütme fonksiyonu içerisinde üst yönetim tarafından alınan kararları astlara aktarırken emir vermek zorundadır. Verilen emirler için üç gereklilikten söz edilebilir, bunlar;

Bu üç gereklilikte tam olarak yerine getirildiğinde işletme için zamanın en iyi şekilde kullanılarak hedeflerin ve karlılığın en üst düzeyde tutulabileceği düşünülür. Doğru cevap E seçeneğidir.

İnsanlar, bir işi yapabilmeleri için gerekli olana sahip olmalıdır. İnsanlar kendilerine verilen görevlerde yeterli zamanları olmaması durumunda şu üç seçenekten birine başvururlar:

Bu nedenlerden dolayı zaman yönetiminde zaman yetersizliğini ya da fazlalığını değerlendiren bazı yöntemler vardır. Doğru cevap C seçeneğidir.

80/20 ilkesinin temelindeki model 1897 yılında, İtalyan ekonomisti Vilfredo Pareta tarafından bulundu. Pareta, 19. yüzyıl İngiltere’sinin servet ve gelir dağılımlarını incelemekteydi. Bulgularına göre, en fazla gelir ve servet azınlık bir kesime gidiyordu. Ancak, Pareta iki gerçek daha keşfetti. Bunlardan bir tanesi, (ilgili topluluğun tamamının bir yüzdesi olarak) insanların oranı ile sahip oldukları gelir ve servet arasında istikrarlı bir matematiksel ilişkinin varlığıydı. Bir başka deyişle, eğer insanların % 20’si, servetin % 80’ine sahipse, % 10’unun % 65’ine ve % 5’inin de % 50’sine sahip olduğu güvenilir bir şekilde tahmin edilebilmekteydi. Bulguda önemli olan oranlar değil, servetin nüfus içindeki dağılımında görülen düzeltilebilir dengesizlikti. Diğer bir bulgu da bu dengesizlik modelinin farklı dönemlere ya da ülkelere ait verilerde de tekrarlanmasıydı. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kişisel zaman yönetimini etkileyen belli başlı faktörler; kişisel hazırlık, kendini yönetme, kendini örgütleme, işte yoğunlaşma, başlanan işi bitirme/erteleme ve stres olarak karşımıza çıkmaktadır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Zaman baskısından kurtulabilmenin temel ilkesi, üretkenliktir. Üretkenlik, ne kadar fazla olursa o kadar fazla zaman olacağıdır ve üretkenliği arttırmanın temel ilkesi ise kendini yönetme tekniğini geliştirdikçe üretkenliğin artacağı ilkesidir. Doğru cevap B seçeneğidir

İnsanların işte yoğunlaşma süresi kısa bile olsa, dağınık kafayla uzun süre çalışmasından daha etkilidir. Ancak yöneticinin işte yoğunlaşmayı sağlaması kolay değildir. Bunu elde etmenin bir şartının kişiyi yoğunlaşmaktan uzaklaştıran faktör ve alışkanlıkları tespit etmektir. Yoğunlaşmayı olumsuz yönde etkileyen ve sonuçta çalışma süresini uzatan belli başlı iki faktörden söz edilebilir: Bunlar umutsuzluk ve paniğe kapılmadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Çalışma hayatında stres, bir yıpranma olarak tanımlanır ve motivasyonda azalma, kendine olan güveni kaybetme, iletişim bozukluğu, güvensizlik, iş arkadaşları ile ilişkilerde azalma ve başarı hırsının azalması gibi durumlar, stresin gözlenebilen etkileridir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Savaşçı yaklaşım, zamana sahip çıkma amacı doğrultusunda şu teknikleri içerir:

Doğru cevap E seçeneğidir.

Sihirli Araç Yaklaşımı :  Bu yaklaşım, zamanın verimli kullanılması için sistem ve teknolojik araçların iyi kullanılmasını temel alan bir yaklaşımdır. Yaklaşım iyi işler, iyi araçlarla yapılır kuralına dayanır. Bu yaklaşımda doğru planlamanın, doğru takvimin, doğru bilgisayar programının, doğru masaüstü ya da dizüstü bilgisayarının bireye yaşam kalitesi sağlama gücü vereceği varsayımına dayanan bir yaklaşımdır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Etkililik ise örgütün amaçlara ulaşmada gösterdiği bir performanstır. Verimlilik ise girdi ve çıktı arasındaki farktır. Bireysel özerklik ve kalite kontrol kavramları ise örgütlerin zaman yönetimiyle ilgili hassasiyetlerinin sebepleri arasındadır. Doğru cevap A'dır.

Esneklik verilen emirlerin taşıması gereken niteliklerden bir değildir. Doğru cevap C'dir.

Başarının % 80’i kullanılan zamanın % 20’sinde üretilir; buna karşılık, harcanan zamanın % 80’i çıktı değerinin sadece % 20’sini verir.Yani, “işte harcadığımız zamanın % 20’si, sonuçların % 80’ini oluşturur ve harcanan zamanın % 80’i sonuçların % 20’sini oluşturur”. Doğru cevap A'dır.

Kişisel zaman yönetimini etkileyen belli başlı faktörler; kişisel hazırlık, kendini yönetme, kendini örgütleme, işte yoğunlaşma, başlanan işi bitirme/erteleme ve stres olarak karşımıza çıkmaktadır. Doğru cevap D'dir.

İyileştirme yaklaşımı soruda bahsi geçen varsayıma dayanmakta ve çözüm önerisi de zaman yönetimi sorunlarını oluşturan kültürel ve psikolojik yetersizlikleri iyileştirmeden geçmektedir. Doğru cevap B'dir.

Kendini akıntıya bırakma yaklaşımına göre, telefon çalar, saatler tik tak eder, hatırlatıcılar da çeşitli sesler çıkarır ve tüm bunlar size ne yapmanız gerektiğini emreder. Oysa tüm bunlar kişinin, doğasına aykırıdır ve yaşamdan doyum almayı engeller. Bunlardan uzak, kendi içindeki doğal ritmin farkına varıldığında, örneğin, müzik dinlerken, yeni bir şeyler keşfederken yaşamdan alınacak tat daha farklı olacaktır der. Doğal ritme uymak, teoride doğru ancak yaşadığımız dünya bireyleri, doğal ritmle baş başa bırakmayacak kadar karmaşıktır. Sık sık vizyon, amaç ve denge gibi hayati unsurların kaybına yol açar. Genelde bu yaklaşım içinde birçok dezavantajı barındırır. Kişinin rahatlaması için uygun bir yaklaşım olmasına rağmen iş yaşamı için fazlasıyla rahattır. Doğru cevap C'dir.

Emir toplantıları, üst yönetim tarafından alınan kararların astlara ve diğer çalışanlara duyurulmasının gerçekleştirildiği toplantılardır. Genellikle tartışma olmaz, yönetim tarafından verilen kararlar doğrultusunda alınacak önlemler, personelin tutum ve davranışları, çalışanlara bu tür toplantılarda iletilir. Doğru cevap E'dir.

İyi bir toplantı yöneticisi tehlikeye girmeyi ve risk almayı sever. Dolayısıyla doğru cevap E'dir.

Soru kökünde sempozyum tanımlanmıştır. Doğru cevap B'dir.

Dikdörtgen düzeni heyet, kurul, komisyon gibi 5-15 kişilik karar alma, danışma, müzakere değerlendirme, eş güdüm gibi amaçlarla düzenlenen toplantılar için uygundur. Başkan, genellikle dikdörtgenin duvar dibinde olan ucunda oturur, ancak karşılıklı iki heyet toplantılarında ise tara ar, dikdörtgen masanın iki tarafında bulunurlar, heyet başkanları ise masanın ortasında otururlar. Doğru cevap A'dır.