BÜROLARDA TEMEL KAVRAMLAR

Tüm insanlar için ayrım gözetilmeksizin sunulan tek şeyin zaman olduğu ifade edilmektedir.

Etkinlik, örgütün amaçlarına ulaşma ve onları elde etme düzeyidir. Bu kavramın etkililik kavramıyla karıştırılmamalıdır.

Zaman yönetimine gösterilen ilginin dört ana sebebi bulunmaktadır. Bunlar; Hedefler, Çevre, Değişim hızı ve Bireysel özerkliktir.

Bireysel Özerklik: Örgütler büyüdükçe etkinlik alanları da genişlemektedir. Bunun sonucunda yöneticilerin ve çalışanların sınırlı alanı daha iyi kontrol etmesi gerekliliği ortaya çıkmaktadır şeklinde ifade edilmektedir.

Kaynakların mal ve hizmetler hâline dönüştürülmesi bir sürecin sonucudur. Bu süreçte girdiler ve faaliyetler planlanacak (planlama), sonrasında buna uygun bir yapı kurulacak (örgütleme), daha sonra bu yapı faaliyete geçirilecek (yürütme) ve bunlar yapılırken işlerin doğru olup olmadığı denetlenecektir (kontrol).

Olumlu olarak çalışan sayısı %100 işlerini yapmaktadır, Verilen işleri yapmayan kişi sayısı %100 verilen işleri yapmamaktadır, bu iki kategoriye girmeyen kişi sayısı (işini yavaş bir şekilde yapmak gibi), %50 güçle çalışmaktadır. Buna göre, işlerini yapanların yüzdesi %80 civarında ise örgüt en üst performans düzeyinde çalışıyor demektir. Yukarıda verilen örnek olayda işlerini yapanların oranı %84,4 civarındadır.

80/20 ilkesine göre, zaman yönetimine şu eleştiriler getirilebilir: Zaman yetersiz değildir. Zamanın sadece % 20’sini iyi kullanıyoruz. En yetenekli bireyler için, bütün farkı yaratan çoğu kez küçük zaman dilimleridir. 80/20 ilkesi, etkinliklerimizin en başta gelen % 20’sine ayırdığımız zamanı iki katına çıkardığımızda, haftada iki günlük çalışmayla şu andakinden % 60 fazlasını başarabileceğimizi söyler. 80/20 ilkesi, zamana bir düşman gibi değil, bir dost gibi yaklaşır. Geçen zaman, kaybedilen zaman değildir. İç görü kazanmamız ve değer üretmemiz, kendimizi zaman karşısında rahat, sakin ve işbirlikçi bir konuma getirmemiz gerekmektedir. Düşmanımız zamanın kendisi değil, onu kullanışımızdır. 80/20 ilkesi daha az eylemde bulunmamız gerektiğini söyler. Zamanı boşa harcamamız, çok fazlasına sahip olduğumuzu düşünmemizdendir. Bir proje yürütülürken en verimli olunan zaman, projeye verilen sürenin son % 20’sidir, çünkü işin teslim tarihinden önce bitirilmesi gerekir. Çoğu projede üretkenlik, verilen zamanı yarıya indirerek ikiye katlanabilir.

Kişisel zaman yönetimini etkileyen belli başlı faktörler; kişisel hazırlık, kendini yönetme, kendini örgütleme, işte yoğunlaşma, başlanan işi bitirme/erteleme ve stres olarak karşımıza çıkmaktadır. Diğer taraftan bir insanı belirli bir amaç için harekete geçiren güç olan motivasyon bunlardan biri değildir.

Etkinliklerin sınıflandırılmasında önlem alma önemli ve acil olmayan etkinlikler sınıflandırmasında yer alır.

Kamusal toplantılar; konferans, seminer, panel, kongre, Forum, Brifing, açık oturum, sempozyum ve çalıştaylar şeklinde sıralandırılabilir.

Örgütleme işlevi, amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölümlerin kurulması, emir komuta ve sorumlulukların belirlenmesi yoluyla uygun işletme yapısının kurulması olarak tanımlanır. Örgütleme, başka bir deyişle işletmenin amaçlarına uygun olarak yapılandırılmasıdır. Cevap E'dir.

İşletmelerde yönetim işlevi planlama ile başlar, örgütleme ile güçlenir ve yürütme ile devam eder. Yürütme ile ulaşılmak istenen amaç, planlanan konuların işletmeye en iyi yararı sağlayacak biçimde gerçekleştirilmesidir. Cevap A'dır.

Düzenli yaşama yaklaşımı, kişisel zaman yönetimi tekniklerindendir. Cevap C'dir.

Sihirli araç yaklaşımı, zamanın verimli kullanılması için sistem ve teknolojik araçların iyi kullanılmasını temel alan bir yaklaşımdır. Yaklaşım iyi işler, iyi araçlarla yapılır kuralına dayanır. Bu yaklaşımda doğru planlamanın, doğru takvimin, doğru bilgisayar programının, doğru masaüstü ya da dizüstü bilgisayarının bireye yaşam kalitesi sağlama gücü vereceği varsayımına dayanan bir yaklaşımdır. Cevap B'dir.

Karar verme faktöründe yöneticilerin ve astların kararsız kalmaması gereklidir. Cevap D'dir.

Kopuklukları ortadan kaldırma yönteminde, tüm iletişimlerde bilgi akışının kesintiye uğramadan devam edeceği bir yapı kurulmalıdır. Cevap C'dir. 

Panel, belirli bir konuda birden çok konuşmacının katıldığı ve toplumun büyük kısmını ilgilendiren ve üzerinde fikir birliğinin oluşması ile fayda beklenen toplantılardır. Cevap A'dır. 

Brifing, belli bir konuda ayrıntılı bilgi vermek amacıyla yapılır, konunun uzmanı tarafından bilgilendirilmesi gereken kişilere yönelik gerçekleştirilir. Cevap E'dir.

Beyin fırtınası, insanların fikirlerini rahatlıkla ifade ettikleri tartışma tekniğidir. Örgütlerde bu tip toplantılar yeni bir ürün, hizmet ya da fikir geliştirmek için yapılır. Cevap D'dir.

Oval veya daire düzeni, eşit düzeydeki yöneticilerin veya çalışanların katıldıkları toplantılar için ideal bir oturma şeklidir. Tüm katılımcılar birbirleriyle göz teması kurabilirler ve ast üst ilişkisi, masa düzenine bakarak belli olmaz. Cevap E'dir.