BÜROLARDA TEMEL KAVRAMLAR

Birden fazla insanın ortak ve paylaşılan bir amacın gerçekleştirilmesi sürecinde birlikte çalışmalarıyla yönetim ilişkisi oluşmaktadır.

Yönetim fonksiyonları;

Planlama, geleceğe yönelik faaliyetler doğrultusunda öngörüde bulunma işidir. Bu doğrultuda gerçekleştirilen alternatif planlar arasından en uygun olanını seçme şeklinde tanımlanabilir. Bu aşamada ne, nerede, ne zaman, nasıl ve niçin sorularına cevap vermeye çalışılmaktadır. Bu sorulara cevap bulunduğunda işletmenin planları ortaya çıkmaktadır.

Örgütleme, işlerin kim tarafından yapılacağı, ne kadar yetkiyle ve hangi fiziksel ortamda yapılacağının belirlenmesidir. İşlerin tanımlandığı ve örgütte bu işleri yapacak insanların belirlendiği aşamadır.

Yöneltme; planlama ve örgütleme işlevlerinden sonra kurulan sistemin faaliyete geçmesini sağlayan uygulama aşamasıdır. Astlara işlerin istek ve iş birliğiyle yaptırılması önemlidir. Astlara emir verme, görevlerini etkin ve verimli şekilde yerine getirmelerini sağlayacak motivasyonu ve isteği yaratabilme, yöneltme fonksiyonu faaliyetleriyle gerçekleşir.

Koordinasyon, işletmede gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin birbirini takip edecek şekilde ve birbiriyle zaman ve mekân bakımından uyumunun sağlanması sürecidir. Bu aşamada işlerin birbirini izler, bütünler ve tamamlar şekilde olması sağlanır.

Kontrol, işletmede elde edilen sonuçlarla planlanmış ve elde edilmesi beklenen sonuçlar karşılaştırıldığında olumlu ya da olumsuz bir sapma değerinin olup olmadığının tespitidir.

Formal bilimler: Duyularımızla kavrayamadığımız soyut modellemelerin olduğu ve tümdengelim yönteminin kullanıldığı, düşüncede var olan ilke ve sembollerin konu edildiği bilimlerdir. Zaman ve mekâna bağlı olmayan kavramları incelerler. Matematik, istatistik ve mantık gibi bilim dalları bu gruptadır. Apriori (deney öncesi) yargılar sonucu oluşur. Bu nedenle ortaya çıkan ürünler sadece düşünce sistemlerinde var olmaktadır. Formal bilimler kendi sistemleri içinde doğruluk ve kesinlik taşımaktadır.

Alt Kademe Yöneticileri, yönetim piramidinin en alt kademesinde yer alan yöneticilerdir. İşletmelerde vardiya mühendisleri, müşteri temsilcileri, satış danışmanları, kalite sorumluları, süpervizörler ve ofis yöneticileri alt kademe yöneticilerdir. Yönetici olmayan personelin çalışmalarını kontrol etmekte ve üst/orta kademelerde geliştirilen planları (ve stratejileri) uygulamaya koymaktadırlar. Ayrıca günlük işlerin yerine getirilmesini, ham madde ve malzemelerin doğru kullanılmasını ve çalışanların verimli, etkili ve iktisadi çalışmasını, işin müşteriye zamanında teslim edilmesini sağlarlar. Halkla ilişkiler yöneticileri orta kademe yöneticilerdendir.

1. Kişiler Arası Rol

2. Bilgi Sağlama Rolü

3. Karar Verme Rolü

Yetkinlik (ing.capability), üstün bir performans elde edebilmek için bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlemlenebilir davranışlar bütünüdür. Üstün performanstan kasıt, davranışların ortalamadan daha fazla başarı sağlamasıdır. Bir yetkinliğe sahip olmak belirli bir düzeyde bilgi, yetenek (doğuştan gelen) veya sonradan kazanılmış beceri ve bunları kullanabilme konusunda geliştirilen bir tutuma sahip olmayı gerektirir. Son olarak da bu özelliklerin gözlemlenebilir, ölçülebilir ve değerlendirilebilir bir davranışa dönüşmesi gereklidir. Yönetimsel yetkinlikler; örgütün verimlilik ve etkinlik üretim/pazarlama amaçlarına ulaşabilmesi için yöneticilerin görevlerini başarıyla yerine getirebilmelerini sağlar. Elbette farklı kademelerdeki yöneticilerin yetki ve sorumlulukları farklılık göstereceğinden, görevlerini en iyi şekilde yerine getirebilmeleri için sahip olmaları gereken yetkinlikler de farklılık gösterir. Yönetim becerisine sahip olan kişilerin ortak yetkinlikleri genellikle; liderlik, müşteri odaklılık, yaratıcı olabilme, bilgi toplama ve analitik düşünebilme (sorun analizi yapabilme), alternatif değerlendirme ve karar verme (seçim yapabilme), empati kurabilme, ekip çalışmasına yatkınlık, değişen çevre koşullarına ve insanlara uyum sağlayabilme, objektif ve güvenilir olabilme, astlarını eğitebilme şeklinde sıralanabilir.

Yönetim Süreci Yaklaşımı: Henri Fayol’un kurucusu olduğu bu yaklaşım işletmedeki faaliyetlerin altı gruba ayrılarak sınıflandırılabileceğini öne sürmektedir. Bunlar:

1. Teknik faaliyetler (ham maddeyi işleyip mal üretme-imalat)

2. Ticari faaliyetler (satın alma, satma, değiştokuş)

3. Mali faaliyetler (sermayenin verimli ve etkin olarak kullanılıp kullanılmadığı)

4. Güvenlik faaliyetleri (sermayedarların çıkarlarının ve işletmenin mal varlığının korunması)

5. Muhasebe faaliyetleri (hisse senetleri ve tahviller, gelirler ve giderler, bilanço ve teknik analizler)

6. Yönetimsel faaliyetler (planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim)

Ayrıca Fayol yönetim eylemini, yönetimi fonksiyonlarına (öğelerine) ayırarak; planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim olarak tanımlamıştır. Bu tanım günümüzde “yönetim süreci” olarak adlandırılmaktadır.

Özel sektör, kâr amacı olan ve mülkiyetin ve sermayenin özel kişilere ait olduğu tüm ekonomik girişimleri başka deyişle işletmeleri ifade etmektedir. Herhangi bir sektörde faaliyet gösteren ekonomik değere sahip bir ürün/hizmet üretimi ve/veya pazarlamasını yapan işletmeler bu grupta yer almaktadır.

DOSYALAMA İŞLEMLERİNİ YÜRÜTMEK

• Dosyalama sistemini kurmak

• Dosyaları güncelleştirmek

• Dokümanları dosyalamak

• Dosyalardan alınan dokümanların takibini yapmak

• Dosyaları arşivlemek

İşlem maliyeti (transaction cost) yaklaşımı, 1991 yılında Oliver Williamson tarafından geliştirilmiş örgütsel ekonomi görüşüdür. Bu yaklaşım, işletmeyi bir dizi işlem ilişkisi olarak görmekte ve piyasanın örgütlerin alıcı ve satıcı kimlikleriyle karşılaştıkları yer olduğunu söylemektedir. İşletme; tedarikçileriyle, iş gücüyle (çalışanlarıyla) ve müşterileriyle işlem (mübadele) yapar ve taraflar arasında kabul edilebilir bir fiyat oluştuğunda, işlem gerçekleşir ve böylece, alıcı ile satıcı arasındaki ilişki son bulur. Bu yaklaşıma göre, örgütler ürettikleri mal ve/veya hizmetlerin değişim işlemlerini en az olacak şekilde düzenlemelidir. Taraflar; birbirlerinin iyi niyetine güvenmedikleri ve kendi çıkarlarını gözettikleri için sözleşmeler yaparlar. Bu sözleşmelerin pazarlığının yapılmasının, yazılmasının ve hükümlerine uyulmadığında yaptırımların uygulanmasının maliyeti vardır.

Planlama, geleceğe yönelik faaliyetler doğrultusunda öngörüde bulunma işidir.

Örgütleme, işlerin kim tarafından yapılacağı, ne kadar yetkiyle ve hangi fiziksel ortamda yapılacağının belirlenmesidir.

Yöneltme; planlama ve örgütleme işlevlerinden sonra kurulan sistemin faaliyete geçmesini sağlayan uygulama aşamasıdır.

Koordinasyon, işletmede gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin birbirini takip edecek şekilde ve birbiriyle zaman ve mekân bakımından uyumunun sağlanması sürecidir.

Bilim objektiftir. Dolayısıyla D seçeneği doğru cevaptır.

Bilim seçicidir. Dünyadaki olgular sınırsızdır. Ancak incelenmeye değer olabilmesi için cevabı aranan değerli bir soru, teori veya hipotezin test edilmesine yönelik kanıt arama amacında olmalıdır. Yalnızca ekonomiye, teoriye, yazına vb. katkıları olan olgular araştırmaya konu edilir.

Formal bilimler: Duyularımızla kavrayamadığımız soyut modellemelerin olduğu ve tümdengelim yönteminin kullanıldığı, düşüncede var olan ilke ve sembollerin konu edildiği bilimlerdir.

Girişimci (entrepreneur) rolü: Bu rolde yönetici, örgüt içinde bir değişimi başlatma, yeni bir iş kurma kararı verme, kurumsal performansı yükseltecek faaliyetleri tanımlama gibi görevleri üstlenir.

Klasik Yönetim Dönemi ilk defa üretimin fazla miktarlarda yapıldığı, yönetimin ilk defa bilim özelliklerine sahip olduğu bir dönemdir. Bu dönemin genel özellikleri şu şekilde sıralanabilir: • Otoriter ve merkeziyetçi bir örgüt yapısının gerekli olduğunu düşünmektedirler.

Kaynak bağımlılığı, işletmeyi dışa açık bir sistem olarak ele alan ve özellikle çevresiyle olan etkileşimi üzerinde duran bir yaklaşımdır