BÜROLARDA TEMEL KAVRAMLAR - Deneme Sınavı - 14

Tüm insanlar için ayrım gözetilmeksizin sunulan tek şeyin zaman olduğu ifade edilmektedir.

Etkinlik, örgütün amaçlarına ulaşma ve onları elde etme düzeyidir. Bu kavramın etkililik kavramıyla karıştırılmamalıdır.

Zaman yönetimine gösterilen ilginin dört ana sebebi bulunmaktadır. Bunlar; Hedefler, Çevre, Değişim hızı ve Bireysel özerkliktir.

Bireysel Özerklik: Örgütler büyüdükçe etkinlik alanları da genişlemektedir. Bunun sonucunda yöneticilerin ve çalışanların sınırlı alanı daha iyi kontrol etmesi gerekliliği ortaya çıkmaktadır şeklinde ifade edilmektedir.

Kaynakların mal ve hizmetler hâline dönüştürülmesi bir sürecin sonucudur. Bu süreçte girdiler ve faaliyetler planlanacak (planlama), sonrasında buna uygun bir yapı kurulacak (örgütleme), daha sonra bu yapı faaliyete geçirilecek (yürütme) ve bunlar yapılırken işlerin doğru olup olmadığı denetlenecektir (kontrol).

Olumlu olarak çalışan sayısı %100 işlerini yapmaktadır, Verilen işleri yapmayan kişi sayısı %100 verilen işleri yapmamaktadır, bu iki kategoriye girmeyen kişi sayısı (işini yavaş bir şekilde yapmak gibi), %50 güçle çalışmaktadır. Buna göre, işlerini yapanların yüzdesi %80 civarında ise örgüt en üst performans düzeyinde çalışıyor demektir. Yukarıda verilen örnek olayda işlerini yapanların oranı %84,4 civarındadır.

80/20 ilkesine göre, zaman yönetimine şu eleştiriler getirilebilir: Zaman yetersiz değildir. Zamanın sadece % 20’sini iyi kullanıyoruz. En yetenekli bireyler için, bütün farkı yaratan çoğu kez küçük zaman dilimleridir. 80/20 ilkesi, etkinliklerimizin en başta gelen % 20’sine ayırdığımız zamanı iki katına çıkardığımızda, haftada iki günlük çalışmayla şu andakinden % 60 fazlasını başarabileceğimizi söyler. 80/20 ilkesi, zamana bir düşman gibi değil, bir dost gibi yaklaşır. Geçen zaman, kaybedilen zaman değildir. İç görü kazanmamız ve değer üretmemiz, kendimizi zaman karşısında rahat, sakin ve işbirlikçi bir konuma getirmemiz gerekmektedir. Düşmanımız zamanın kendisi değil, onu kullanışımızdır. 80/20 ilkesi daha az eylemde bulunmamız gerektiğini söyler. Zamanı boşa harcamamız, çok fazlasına sahip olduğumuzu düşünmemizdendir. Bir proje yürütülürken en verimli olunan zaman, projeye verilen sürenin son % 20’sidir, çünkü işin teslim tarihinden önce bitirilmesi gerekir. Çoğu projede üretkenlik, verilen zamanı yarıya indirerek ikiye katlanabilir.

Kişisel zaman yönetimini etkileyen belli başlı faktörler; kişisel hazırlık, kendini yönetme, kendini örgütleme, işte yoğunlaşma, başlanan işi bitirme/erteleme ve stres olarak karşımıza çıkmaktadır. Diğer taraftan bir insanı belirli bir amaç için harekete geçiren güç olan motivasyon bunlardan biri değildir.

Etkinliklerin sınıflandırılmasında önlem alma önemli ve acil olmayan etkinlikler sınıflandırmasında yer alır.

Kamusal toplantılar; konferans, seminer, panel, kongre, Forum, Brifing, açık oturum, sempozyum ve çalıştaylar şeklinde sıralandırılabilir.

Doğru ve etkili bir anlatımda bulunması gereken ilkeler şu şekilde sıralandırılabilir; doğallık, akıcılık, özlülük, doğruluk, tutarlılık, özgünlük. Tekdüzelik bu ilkelerden biri değildir.

Anlatımın gerçekleşmesinde; kaynak, alıcı, ileti ve dile gereksinim duyulurken, kanala gereksinim duyulmaz.

Yukarıda anlatılan örnek olayda Arzu öğretmenin “anlatım sırasında kimi sözcükleri dik kimi sözcükleri ise baskılı ifade etmesi” durumuna vurgu ve tonlamaya dikkat etmesini diğer taraftan, “öğrencilerle göz teması kurmayı ihmal etmemesi” ifadesi ise Dinleyenle göz teması kurmasını ifade etmektedir.

A,B,C ve E seçeneklerinin yazılışı ve okunuşu arasında bir fark bulunmazken E seçeneğinde yer alan “ağız” kelimesinin okunuşu farklıdır (a:z).

Konuşması sırasında ellerini cebinde tutmaktan, elleriyle ağzını örtmekten ve kollarını kavuşturmaktan kaçınan konuşmacı jestlere dikkat ettiği ifade edilebilir.

Bakış açısının egemen olduğu, düşüncelerin işlendiği, kavramların ve sorunların tartışıldığı yazılarda düşünceye dayalı plan uygulanır.

“İki eser arasındaki ayrıntı açıkça belli oluyor.” cümlesinde “ayrıntı” sözcüğünün yerine “ayrım” sözcüğü kullanılmalıydı.

“Yurda dönüş yapan yolculardan biri hava alanında bekliyormuş.” Cümlesinde “yapmak” yardımcı fiili gereksizdir. Bunun yerine “dönen” olmalıdır.

“Kitaplar çok pahalı, alınabilecek gibi değildi.” cümlesi ortak özneli iki cümledir. Birinci cümlenin sonundaki “pahalı” sözcüğü bir yargı bildirmediği için ikinci cümlenin yüklemiyle kullanıldığında “Kitaplar çok pahalı değildi, alınabilecek gibi değildi.” gibi olur. Bu kullanımdaki anlatım bozukluğunu gidermek için cümlenin “Kitaplar çok pahalıydı, alınabilecek gibi değildi.” Biçiminde olmalıdır.

Ergonominin amaçları;
1. Çalışanların etkinliğini arttırmak
2. Gereksiz ve aşırı zorlamalardan kaçınmak
3. Çalışmanın yöntemli bir şekilde düzenlenmesini sağlamak
4. Lüzumsuz aktiviteleri önlemek
5. İnsan-makine-çevre uyumunu sağlamak
olarak sıralanabilir.