BÜRO TEKNOLOJİLERİ

Satıcının eğitim düzeyi, satıcıların değerlendirilmesi aşamasında dikkate alınacak faktörlerden biri değildir. Değerlendirmede satıcının ünü, satıcı tarafından sağlanan eğitim ve büro aracının teslimi gibi faktörler dikkate alınır.

F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır. Katlanan harcamalar, istifa eden personel, düşen motivasyon örnek olarak verilebilir.

Yatırım ve büyük çaplı satın alma seçeneklerinin karşılaştırılmasına ve değerlendirilmesine yönelik en temel niceliksel karar verme tekniklerinden birisi de başabaş noktası analizleridir. Başabaş noktası analizleri yoluyla hangi üretim ya da faaliyet düzeyinde “maliyetlerin” elde edilecek “gelir” ya da “faydaya” eşit olacağı belirlenebilir. Başabaş noktası olarak adlandırılan bu noktanın üzerindeki üretim ya da faaliyet düzeyinde gelirler ya da fayda maliyetlerden fazla olacaktır.

Organizasyonlar için finansal kiralama yöntemini çekici kılan çeşitli faktörler vardır. Örneğin, finansal kiralama işlemleri her türlü vergi resim ve harçtan muaftır. Sözleşmeler için sadece noter masrafı ödenmektedir. Ayrıca, finansal kiralama şirketleri, kiracısına kullandırmak amacıyla aldığı bazı ekipman grupları için daha düşük KDV öder. Finansal kiralama sözleşmelerinin süresi normal olarak 4 yıldır. Ekonomik yararlanma ve işletme süresi dört yıldan kısa mallarda (örneğin bilgisayarlarda) bu süre 2 yıla inmektedir.

Büro araçlarının temizliği, eğitimli kişilerin kullanmasının sağlanması, küçük arızaları giderebilecek donanıma sahip olmak, ısı, nem ve güneş ışığından korunması büro araçlarının bakımı ile ilgili yapılabilecek şeylerdir. Arızalanan araçların yerine yenisinin alınması bu kapsamın dışında kalmaktadır.

Bürolarda hangi malzemeden ne kadar ve ne zaman gerektiği belirlendikten sonra satın alma yöntemlerine göre yetkililerce satın alma için gerekli girişimler yapılır. Etkili bir tedarik politikası doğru malzemenin zamanında ve en düşük fiyatla temini sağlayan politikadır

A/B/C Sınıflandırma Sistemi, stoktaki malzemelerin önemleri ölçüsünde sınıflandırılmasını ve stok kontrolünün buna göre yönlendirilmesine yardımcı olur. Genel olarak kabul gören ölçü (yıllık kullanım miktarı x birim fiyat) şeklinde hesaplanan yıllık kullanım değeridir. Ancak büronun özelliklerine göre farklı ölçüde kullanılması mümkündür.

Büro donanımlarının seçiminde hata yapmamak için göz önüne alınması gereken faktörleri üç ana başlık altında toplayabiliriz:

-Donanıma ilişkin faktörler

-Satıcılara ilişkin faktörler

-Servis ve bakıma ilişkin faktörler.

Büro donanımlarının seçiminde büro araçlarına ilişkin faktörler büro gereksinimlerinin analizi, uygun aracın belirlenmesi, güvenirlik, özellikler, maliyet, kullanılan sarf ve yardımcı malzemeler, güvenlik, esneklik, kullanım kolaylığı, hız ve gürültü seviyesi, çalıştırma maliyeti, kullanıcının düşünceleri, standardizasyon ve ergonomidir. Üretici görüşleri bu faktörlerden biri değildir.

Büro donanımlarının seçiminde satıcıların değerlendirilmesi aşamasında satıcının ünü, üretici veya satıcı tarafından sağlanan eğitim ve büro aracının teslimi satıcılara ilişkin yol gösterici faktörlerdir.

Büro araçları için alınacak hızlı ve güvenilir servis, büroda işlerin aksamadan yürüyebilmesi için gereklidir. Özellikle, bir faaliyetin tek bir büro aracına bağlı olduğu durumlar da kritik bir önem taşır. Her servis firmasının hizmeti standart değildir. Pahalı ve özelliği olan büro donanımlarının seçiminde bu husus mutlaka değerlendirmeye alınmalıdır. Servis firmasının büronun bulunduğu şehirde olması da üstünlük sağlayacaktır. Sözü edilen konular dışında aşağıdaki soruların da servis firmasından sorulması ve alınan yanıtlara göre servis seçimine karar verilmesi gereklidir.

-Firmada kaç adet servis elemanı mevcuttur?

-Servis elemanlarının ortalama hizmet süresi kaç yıldır?

-Servis için yapılan çağrıya gelme süresi ortalama ne kadardır?

-Ürünlerin yedek parça ve sarf malzemeleri hazırda var mıdır?

-Servis firmasının referansları var mıdır? Eğer varsa servis yetkinliği ve kalitesi konusunda görüşlerine başvurulabilir.

-Başabaş noktası analizlerinin yapılabilmesi için aşağıdaki bilgilere gerek vardır:

-Birim hizmetin sağlayacağı katkı (birim gelir)

-Birim hizmetin maliyeti (değişken gider)

-Sabit maliyet tutarı. Birim hizmetin sağlayacağı “katkı”, piyasa fiyatı belirlenmiş hizmetler için “fiyat” olacaktır. Değişken maliyetler, yaratılan faydaya ya da üretim veya hizmet miktarına bağlı olarak artan ya da azalan maliyetlerdir. Faaliyet düzeyi sıfır olduğunda değişken giderler de sıfır olacaktır. Bir işletmede malzeme giderleri, direkt işçilik giderleri değişken maliyetleri oluştururlar. Sabit maliyetler ise, yaratılan faydaya ya da üretilen mal ve hizmet miktarına bağlı olmaksızın oluşan maliyetlerdir. Bir işletmede üretimle ilgili olmayan personele ödenen ücretler, kira, faiz giderleri, amortisman vb. üretim miktarına bağlı olmayan giderler sabit giderlerdir.

Bir büro için değişken giderler, bürodaki faaliyet miktarına göre değişen giderlerdir. Eğer iş yoğunluğuna göre gündelikle çalıştırılan personel varsa bunların giderleri, kırtasiye ve diğer malzemeler, bakım onarım giderleri değişken giderleri oluşturacaktır. C şıkkında verilen “amortisman giderleri” ise sabit giderlere örnektir.

Bir büro için sabit maliyetler hizmet miktarından bağımsız yani, hizmet verilse de verilmese de oluşacak olan giderler olan maaşlar, amortisman giderleri, bakım giderleri, kiralar vb. giderleridir. D şıkkında verilen “kırtasiye giderleri” ise değişken giderlere bir örnektir.

Finansal Kiralama Kanunu'na göre her türlü taşınır ya da taşınmaz mal leasing konusu olabilir. Ancak, patent hakkı, fikri ve sınai haklar ile bilgisayar yazılımı gibi maddi olmayan konular için leasing yapılamamaktadır. Özellikle bürolarda kullanılabilecek bazı donanımları finansal kiralama yoluyla yapmak mümkündür. Bunlar arasında tıbbi cihazlar, bilgisayarlar ve diğer bilgi işlem üniteleri, santrallar ve haberleşme cihazları ve diğer büro donanımları yer almaktadır.

Organizasyonların büro araçlarını sağlarken satınalma ya da finansal kiralama yollarından hangisine başvuracağı aşağıdaki faktörler yoluyla belirlenecektir: Alınması düşünülen büro aracının teknolojisinin değişme hızı: Eğer teknoloji çok hızlı değişiyorsa, büro aracının finansal kiralama yoluyla alınması daha akıllıca olacaktır. Böylece organizasyon, bürolarda kullanılan araçları daha hızlı yenileyebilir. Büro aracının maliyeti: Eğer alınması düşünülen aracın maliyeti organizasyon için yüksekse, finansal kiralama yöntemi daha elverişlidir. Büro araçlarına bağlanmak zorunda kalınacak fonlar, daha acil harcamalarda kullanılabilir. Finansal kiralama koşulları: Bazı finansal kiralama şirketleri diğerlerine nazaran daha elverişli koşullar sunabilir ki bu da satınalma seçeneğine göre kiralamayı daha elverişli yapacaktır. İş süreçlerinin istikrarı: Alınması düşünülen aracın kullanıldığı iş süreçlerinde önemli ölçüde değişikliklerin yaşanması ihtimali varsa kiralama yöntemi daha elverişlidir. Böylece organizasyon, iş süreçlerindeki değişiklik sonucunda işe yaramaz duruma gelen aracın elden çıkarılmasıyla uğraşmayacaktır. Birim maliyet: Özellikle yüksek hacimli işlerde, her iki seçenek altında birim maliyetlerin uzun dönemde nasıl bir seyir izleyeceği hesaplanabilir ve seçim çıkan duruma göre yapılabilir.

Büro hizmetlerinin kesintisiz sürdürülebilmesi için hizmetin üretilmesi için kullanılan (sarf edilen) büro malzemelerinden (örneğin kâğıt, zımba teli, mürekkep, toner vb.) veya kullanılan büro donanımı yedek parçalarından (ampul, toner, pil) uygun miktarlarda stokta bulundurulması gerekir. Ancak büro malzemeleri parasal değeri olan kaynaklar, başka deyişle yatırımdırlar. Bu nedenle hizmeti aksatmayacak düzeyde stok bulundururken bunu bulundurmanın da maliyeti göz önüne alınmalıdır. Stoklarla ilgili stok bulundurma, sipariş verme ve stok bulundurmama (stok kopması) olmak üzere üç temel maliyet söz konusudur:

Stok bulundurma: Stokları elde bulundurmaktan dolayı oluşan maliyetlerdir. Bunlar içerisinde stoğa yapılan yatırımın alternatif kullanım maliyeti yanında eskime, bozulma, kırılma, fire (örneğin çok bekleyen kâğıtların rutubetlenmesi, mürekkep kuruması gibi) maliyetler sayılabilir.

Sipariş verme: Sipariş verme, satın alma ve teslimiyle ilgili giderlerdir. Yazışma, haberleşme, satın almak için zaman harcama ve masraflar, malzemelerin nicelik ve nitelik muayenesi gibi giderler bunlar arasındadır.

Stok bulundurmama (stok kopması): İstenilen malzemenin elde bulunmaması durumunda ortaya çıkan maliyetlerdir. Hizmet sistemlerinde hizmetin verilemiyor olmasının maliyeti kolay hesaplanamaz. Örneğin basit bir rulo kâğıdın olmaması nedeniyle POS makinesinin çalışmaması, toner bitmesi nedeniyle yazıcıdan çıktı alınamaması önemli gecikmelere ve dolayısıyla kayıplara yol açabilir.

F/M analizin sıklıkla kullanıldığı bazı alanlar şunlardır; araç gereç alımı (büro araçları, üretim makineleri, vb.), ilave personel istihdamı, yeni teknolojilerin istihdamı, mevcut donanım ve yazılımı güncelleme, mevcut tedarikçileri değiştirme, yeni süreçleri uygulamaya koyma, bina, üretim ve hizmet birimlerini yenileme.

Büro gereksinimlerinin analizi: Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir. İşyerleri için genellikle gereğinden daha fazla işleve ve özelliğe sahip araçlar alınır. Kullanılmayan işlevler aracın maliyetini artırmış olacak bu da işletmenin ya da organizasyonun kârlılığını azaltacaktır. Büro donanımlarının seçiminde ve alınmasında bu konuda bilgisi ve deneyimi olan kişilerden yardım sağlanmalıdır. Bir araç belirli işlerin yerine getirilmesi için alınmış ancak verim alınamamışsa bunun nedeni, bu aracın nasıl kullanılacağına ilişkin değerlendirmelerin eksik yapılmış olmasıdır.

Büro aracının teslimi: Yeni büro araçlarına ne zaman ihtiyaç duyulacağı ya da satın alınacağı önceden kesinlikle bilinmeyebilir. Organizasyonun denetimi dışındaki bazı unsurlar nedeniyle yeni araca çok kısa bir zamanda ihtiyaç duyulabilir. Bu nedenle satıcının istenilen aracı çok kısa bir süre içerisinde teslim edebilecek kapasitesinin olması önemlidir.