BÜRO TEKNOLOJİLERİ

“Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanan etkinlik hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

Verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Burada, girdiler ve çıktılar somut, parasal nitelikte olabileceği gibi; zaman, zihinsel çaba gibi nispeten soyut bir nitelikte taşıyabilir. Verimlilik kavramını daha iyi anlatabilmek için şöyle bir örnek verelim. Bir büroda rapor yazma işlemlerinin yerine getirilebilmesi için yazıcıya ihtiyaç olduğunu düşünelim. Örneği basit tutmak açısından fiyatları, sarf malzemesi maliyeti ve yazma kaliteleri aynı olmak üzere üç farklı model yazıcı ile işlerimizi yerine getirebileceğimizi düşünelim. Birinci yazıcı ile mürekkebi değiştirmeden 1000 sayfa, ikinci ile 1200 sayfa ve üçüncü yazıcı ile de 1400 sayfa çıktı alabildiğimizi varsayalım. Bu durumda üçüncü yazıcı en verimli yazıcıdır çünkü girdi maliyetleri aynı olmasına rağmen üçüncü yazıcı ile daha fazla sayfa bastırmış durumdayız.

Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir.

Etkinlik kavramı “Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanabilir ve hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olur. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir. Dolayısıyla da öncelikle bir gereksinim analizi yapılması gerekir.

Verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Daha kısa sürede yapılan bir iş daha az maliyet gerektireceği için de verimlilik artışını sağlar.

F/M analizi bir organizasyonda bir “değişimi” başlatıp başlatmama konusunda karar vermeye yardımcı olan basit bir tekniktir. F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır. Bu durumda maliyet faydadan yüksek çıktığında verimsizlik söz konusudur.

A/B/C Sınıflandırma Sistemi büro malzemelerinin yıllık kullanım değerine göre A, B ve C olmak üzere üç kategoride toplanır. A tipi malzeme kalemleri sayı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %5’i ile %10’unu oluşturur. B kategorisindeki malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının ve yıllık kullanım değeri olarak %20 ila %30’lik bir paya sahiptirler. C gurubu malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluşturur.

Organizasyonların büro araçlarını sağlarken satın alma ya da finansal kiralama yollarından hangisine başvuracağını aşağıdaki faktörler yoluyla belirlerler; 1.Alınması düşünülen büro aracının teknolojisinin değişme hızı 2. Büro aracının maliyeti 3. Finansal kiralama koşulları 4. İş süreçlerinin istikrarı 5. Birim maliyet

F/M oranı 1'den yüksek olduğu takdirde verimlilikten söz etmek mümkündür.

Yatırım ve büyük çaplı satın alma seçeneklerinin karşılaştırılmasına ve değerlendirilmesine yönelik en temel niceliksel karar verme tekniklerinden birisi de başabaş noktası analizleridir. Başabaş noktası analizleri yoluyla hangi üretim ya da faaliyet düzeyinde “maliyetlerin” elde edilecek “gelir” ya da “faydaya” eşit olacağı belirlenebilir. Başabaş noktası olarak adlandırılan bu noktanın üzerindeki üretim ya da faaliyet düzeyinde gelirler ya da fayda maliyetlerden fazla olacaktır.

F/M analizi organizasyonda bir “değişimi” başlatıp başlatmama konusunda karar vermeye yardımcı olan basit bir tekniktir. F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır.

Büro donanımlarının seçiminde araçlara ilişkin faktörleri : Büro gereksinimlerinin analizi; Uygun aracın belirlenmesi; Güvenirlilik; Özellikler; Maliyet; Kullanılan sarf ve yardımcı malzemeler; Güvenlik; Esneklik. olarak sıralayabiliriz.

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki çeşitlenme ve fiyatların ucuzlaması bir yandan kullanıcıların seçeneklerini arttırırken diğer yandan da ihtiyacı karşılayacak ürünün seçimindeki kafa karışıklığını arttırmaktadır. Alınması düşünülen ürünlere ait özelliklerin bir arada değerlendirilmesi, hangi aracın ihtiyacı tam olarak karşılayacağı konusunda daha net bir düşünceye ulaşmaya yardımcı olacaktır.

Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olur. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir.

“Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanan etkinlik hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

“İşi doğru yapmak” olarak da tanımlanan verimlilik işin yapılması için kullanılan kaynaklarla ilgili bir kavramdır. Daha teknik bir tanımlamayla verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Burada, girdiler ve çıktılar somut, parasal nitelikte olabileceği gibi; zaman, zihinsel çaba gibi nispeten soyut bir nitelikte taşıyabilir.

Büro donanımlarının seçiminde büro araçlarına ilişkin faktörleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz: büro gereksinimlerinin analizi; uygun aracın belirlenmesi; güvenirlilik; özellikler; maliyet; kullanılan sarf ve yardımcı malzemeler; güvenlik ve esneklik. Satıcı tarafından sağlanan eğitim bu kapsamda yer alamamaktadır.

“Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanan etkinlik hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

Büro gereksinimlerinin analizi, kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olur. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir. İş yerleri için genellikle gereğinden daha fazla işleve ve özelliğe sahip araçlar alınır.