BÜRO TEKNOLOJİLERİ

Personelin, teknolojik donanım eğitimini başarıyla tamamlaması, etkinliğe örnektir. Diğer seçenekler, verimliliğe örnek teşkil ederler.

Masaüstü bir bilgisayar yerine taşınabilir bir bilgisayar almak, o cihazın ihtiyaç duyulan diğer ortamlarda da kullanılabilmesi esnekliği verir. Bu örnek, esneklik faktörü kapsamındadır.

Büroda standartlaşmayı sağlayan yalnızca birkaç markanın kullanımı, çoğu organizasyon tarafından arzu edilen bir durumdur. Bu uygulama, aynı araçtan birden fazla alındığı için miktar indirimi sağlayacaktır. Bundan öte, aynı türde araçların kullanımı bakım ve servis maliyetlerini düşürecektir.

F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır (örnek olarak katlanılan harcamalar, istifa eden personel, düşen motivasyon, vb.)

Verilen durumların hepsinde F/M analizi sıklıkla uygulanır.

F/M oranı, elde edilecek faydaların bugünkü değerinin, maliyetlerin bugünkü değerine bölünmesiyle bulunur. Buna göre 120.000/93.000= 1,29 olarak bulunacaktır.

Bir işletmede malzeme giderleri, direkt işçilik giderleri değişken maliyetleri oluştururlar. Bir işletmede üretimle ilgili olmayan personele ödenen ücretler, kira, faiz giderleri, amortisman vb. üretim miktarına bağlı olmayan giderler sabit giderlerdir.

Patent hakkı, fikri ve sınai haklar ile bilgisayar yazılımı gibi maddi olmayan konular için leasing yapılamamaktadır. Özellikle bürolarda kullanılabilecek bazı donanımları finansal kiralama yoluyla yapmak mümkündür. Bunlar arasında tıbbi cihazlar, bilgisayarlar ve diğer bilgi işlem üniteleri, santrallar ve haberleşme cihazları ve diğer büro donanımları yer almaktadır.

Alınması düşünülen aracın kullanıldığı iş süreçlerinde önemli ölçüde değişikliklerin yaşanması ihtimali varsa kiralama yöntemi daha elverişlidir. Böylece organizasyon, iş süreçlerindeki değişiklik sonucunda işe yaramaz duruma gelen aracın elden çıkarılmasıyla uğraşmayacaktır. Bu durum, "İş süreçlerinin istikrarı" faktörü kapsamındadır.

Teknik bir tanımlamayla verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Burada, girdiler ve çıktılar somut, parasal nitelikte olabileceği gibi; zaman, zihinsel çaba gibi nispeten soyut bir nitelikte taşıyabilir. Buna göre doğru cevap C şıkkıdır.

C gurubu malzemeler kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluştururlar.

Büro donanımlarının seçiminde hata yapmamak için göz önüne alınması gereken faktörler üç ana başlık altında toplanabilir. Bunlar, donanıma ilişkin faktörler, satıcılara ilişkin faktörler ve servis ve bakıma ilişkin faktörlerdir. Buna göre doğru cevap E şıkkıdır.

Büro donanımının seçiminde göz önüne alınması gereken donanıma ilişkin faktörlerden arasında gereksinim analizi, uygun aracın belirlenmesi, güvenilirlik, özellikler, esneklik, maliyet, kullanım kolaylığı, sarf ve yardımcı malzemeler, kullanıcı yorumları, standardizasyon ve ergonomi yer alır. Buna göre doğru cevap A şıkkıdır.

Büro donanımının seçiminde göz önüne alınması gereken satıcılara ilişkin faktörler arasında satıcının ünü, eğitim ve teslimat yer alır. Buna göre doğru cevap B şıkkıdır.

Yatırım maliyeti oluşturan kalemler, satın alma bedeli ve personel ücreti gibi somut kalemlerden oluşmaktadır. Buna göre doğru cevap E şıkkıdır.

Bir yatırım malının mülkiyeti finansal kiralama şirketinde kalarak, belirlenen kiralar karşılığında kullanım hakkının kiracıya verilmesi ve sözleşmede belirlenen değer üzerinden kiracıya mülkiyetin geçmesini sağlayan bir finansman yöntemine finansal kiralama ya da leasing adı verilir. Buna göre doğru cevap B şıkkıdır.

Yatırım ve büyük çaplı satın alma seçeneklerinin karşılaştırılmasına ve değerlendirilmesine yönelik en temel niceliksel karar verme tekniklerinden birisi de başabaş noktası analizleridir.

Organizasyonların büro araçlarını sağlarken satın alma ya da finansal kiralama yollarını belirlemede dikkate alınması gereken faktörler arasında stok izleme yer almadığı için doğru cevap E şıkkıdır.

C gurubu malzemeler, kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluşturur.  Buna göre doğru cevap D şıkkıdır.

Büro aracını, bu konuda eğitim almış kişilerin kullanmasını sağlayınız. Eğer eğitime gerekli görülmemişse, aracı kullanan kişi kullanma kılavuzunu dikkatle okumalı ve okuduklarını uygulamalıdır. Buna göre doğru cevap D şıkkıdır.