BÜRO TEKNOLOJİLERİ

Ürün, hizmet üretimi ve ticareti yapan işletmelerin faaliyet­lerinin yürütüldüğü; çizim bürosu, teknik büro, muhasebe, satış, müşteri hiz­metleri gibi bürolar özel sektöre ait bürolardır. Vakıf, dernek, sendika gibi bürolar sivil toplum kuruluşlarına, vergi dairesi ise kamuya ait bürolardır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Büroların uzun dönemli başarılarının göstergeleri; kârlılık, etkin hizmet, yaratıcılık-yenilenme ve memnuniyet olarak belirlenir. Üretim bu kapsamda değil, büro ortamı kapsamında ele alınır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Büro ortamlarının gelişmesinde etkili olan temel etmenler;

Yaratıcılık ve motivasyon, büro ortamlarının ara sonuçları arasındadır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Bilgi ve iletişim teknolojileri, organizasyonlar arası rekabet ve küreselleşmenin ortaya çıkardığı temel değişmelerin büroların yapı ve işleyişlerinde önemli etkileri bulunmakta­dır. Bu etkiler sonucunda özellikle yoğun bilgi işleme eylemlerinin gerçekleştirildiği bü­rolar aşağıdaki özellikleriyle dikkat çekmektedirler:

Ev bürolar, mobil bürolar ve sanal bürolar, uzaktan çalışma başlığı altında ele alınabilecek yeni çalışma biçimlerinin örnekleridir. Uzaktan çalışma, çalışanların işlerini işyerlerinde değil ev, otel ya da başka uzak mekânlarda yerine getirmelerini ifade etmektedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Ev büroların ortaya çıkmasında etkisi olan etmenler şöyle sıralanabilir:

Bulunulan her ortamdan işleri yürütme ihtiyacı sonucu, mobil büroları doğurmuştur. Doğru cevap D seçeneğidir.

Bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağladığı olanaklar açısından, ev bürolar ve mobil büro­lardan bir adım daha ilerisi sanal bürolardır. Sanal büro, adından da anlaşılabileceği gibi fiziksel anlamda bir büronun olmadığı bir çalışma ortamıdır. İnternet üzerinde kurulan bir Web sitesi üzerinde faa­liyetlere, sunulan hizmetlere, pazarlanan ürünlerin kataloglarına, kişilere ait bilgilere, vb. yer verilerek sanal bir büro oluşturulabilir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Büro sisteminin girdileri, bilgi (enformasyon) olup sözlü veya yazılı istekler, direktifler, mesajlar, formlar ya da diğer dokümanlar, bilgisayar veya benzeri bilgi işlem makinelerinin çıktıları şeklinde olabilir. Hammadde bilgi grubunda yer almaz. Doğru cevap A seçeneğidir.

Büro ortamlarında “bilgi işleme” belge işleme olarak da adlandırılabilir. Burada belge sözcüğü çok genel anlamda, bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb., vesika, doküman (TDK) anlamında kullanılmaktadır. Belge işleme, belgelerin elde edildiği biçimden gerekli biçime dönüşmesi anlamına gelir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Organizasyonun faaliyet alanına bağlı olarak bürolarda sık­lıkla yerine getirilen muhasebe, raporlama, personel kayıtları, bordro hazırlama gibi farklı uygulamaları modüller halinde içerisinde barındıran bütünleşik sistemler, büro yönetim sistemleridir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Günümüz büro ortamlarında insan ile üretim ve mekân unsurları arasında zamana
bağlı olarak sürekli değişen ve gelişen yani dinamik bir ilişki vardır.  Bunlar
arasındaki ilişkiler; verim, motivasyon, iş tatmini, rahatlık, güvenlik gibi büro ortamı için
çok önemli ve birbirine bağlı sonuçların ortaya çıkmasına neden olur.

Uzun dönemli başarının göstergeleri ise kârlılık, etkin hizmet, yaratıcılık,
organizasyonel yenilenme, müşteri memnuniyeti, vb. olacaktır.

Bilgi ve iletişim teknolojileri, organizasyonlar arası rekabet ve küreselleşmenin ortaya
çıkardığı temel değişmelerin büroların yapı ve işleyişlerinde önemli etkileri bulunmaktadır.

Bu etkiler sonucunda özellikle yoğun bilgi işleme eylemlerinin gerçekleştirildiği bürolar aşağıdaki özellikleriyle dikkat çekmektedirler:
• Sanal ortamda birlikte çalışma yaygınlık kazanmıştır.
• Birbirine bağlı (bütünleşik) bilgi ve iletişim teknolojileri ağırlık kazanmıştır.
• Karmaşık problemlerin çözümü için uzmanlar ve farklı birimlerin arasında çok iyi
bir iletişim gerekli olduğundan bölümler arasındaki fiziksel sınırlar azalmıştır.
• Daha küçük ve hızlı değişim yeteneğine sahip birimlere doğru geçiş eğilimi vardır.
• Grup ve ekip çalışması büyük önem kazanmıştır.
• Yüksek beceri ve uzmanlığa ihtiyaç arttığı için yüksek nitelikli kişiler istihdam
edilmektedir.
• Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaratıcı kullanımları yanında gizlilik ve güvenlik
büyük önem kazanmıştır

Ev büroların ortaya çıkmasında etkisi olan diğer etmenler şöyle sıralanabilir:
• Engelli bireyleri iş gücüne katma ve tutma,
• Büyük bina ya da büroların içinde sıkışıp kalmama isteği,
• Organizasyon içi çatışmalardan uzak, sosyal desteğin yüksek olduğu bir ortamda iş
yapma isteği,
• Büro harcamalarını kısma, ulaşım giderlerini azaltma,
• Müşterilere normal iş saatleri dışında da hizmet verme,
• Karar verme için gerekli olan zamanı arttırma,
• İş hacmindeki dalgalanmalara bağlı olarak işgücü maliyetini dengeleme.

Bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağladığı olanaklar açısından, ev bürolar ve mobil bürolardan bir adım daha ilerisi sanal bürolardır. Sanal büro, adından da anlaşılabileceği gibi
fiziksel anlamda bir büronun olmadığı bir çalışma ortamıdır.

Örneğin belediyeler uzak
semtlerde geçici bürolar oluşturmaktadırlar.

Girdiler ya da üretim faktörleri, sisteme dışarıdan alınan unsurlardır. Bunlardan bir
kısmı insan, makine, para, metot (teknoloji) gibi sistem kaynakları, bir kısmı da işlenmek
üzere alınan malzemelerdir.

Hizmet sistemlerini belirginleştiren ve imalat sistemlerinden ayıran temel özellikleri
şunlardır:
• hizmet verilen ile hizmet verenin genellikle bir arada olması,
• girdilerin çok değişkenlik göstermesi,
• emek yoğun niteliği,
• genellikle standart bir çıktı tanımlanamaması,
• verimlilik ölçümünün zor olması.

Belge yönlendirme: Belge yönlendirme, büro ortamında bilginin akış yönünü belirler.
Aynı zamanda, belge üzerinde yapılacak işlemleri ve bunların sırasını gösterir.