BÜRO TEKNOLOJİLERİ - Deneme Sınavı - 6

Bürolarda gerçekleştirilen işler için birbirinden çok farklı özellikte pek çok donanım ve malzemeye ihtiyaç vardır. Bunları edinirken yapılacak tercihler önemlidir. Her şeyden önce satın alınacak donanımın kapasitesi yapılacak işin kapasitesine uygun olmalıdır. Düşük kapasiteli bir donanım işlerin aksamasına ya da durmasına; gereğinden daha yüksek bir kapasiteye sahip bir donanım ise daha fazla para harcamanıza sebep olabilecektir. Ayrıca, zaman, mekân ve satın alma giderleri açısından en fazla ekonomi ve verimlilik sağlayacak araçlar tercih edilmelidir. Bunun dışında ulusal ve uluslararası standartlara uygun araç ve gereçleri satın almalısınız. Şirket içi ve dışı iletişimini sağlayacak standartlar da önemlidir. Ayrıca, hızla gelişen teknoloji, piyasadaki satıcıların ve ürünlerin çokluğu, ürün tanıtımlarındaki karmaşık teknik dil üreticilerin piyasadan çekilme olasılığı gibi faktörler, büro
donanımlarının seçimi ve satın alma kararlarını zorlaştırmaktadır. Bugün için son model olan bir büro aracının gelecek yıl modası geçmiş olabilmektedir.

Etkinlik ve verimlilik çalışma hayatında çok sık karşımıza çıkan terimlerdir. İngilizce karşılıkları “effectiveness” (etkinlik veya etkililik) ve “efficiency” (verimlilik) olan bu iki terim bir anlamda çalışma hayatının birbirini tamamlayan iki boyutunu ifade etmektir.

Büro donanımlarının seçiminde hata yapmamak için göz önüne alınması gereken faktörleri üç ana başlık altında toplayabiliriz: donanıma ilişkin faktörler, satıcılara ilişkin faktörler servis ve bakıma ilişkin faktörler olarak sayabiliriz.

Büro donanımlarının seçiminde büro araçlarına ilişkin faktörler şunlardır: büro gereksinimlerinin analizi. uygun aracın belirlenmesi, güvenirlilik, özellikler, maliyet, güvenlik,esneklik, kullanılan sarf ve yardımcı malzemeler.

Büro gereksinimlerinin analizi: Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir.

Alınacak büro araçlarını kullanacak kişilerin satın alınacak araç konusundaki görüşlerini almaya özen göstermek gerekir. Bu uygulama, kullanıcıların uygun gördüğü aracın alınma şansını artıracağı gibi, fikirlerinin alınması motivasyonlarını da artıracaktır.

Satıcıların kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesi, satış sonrasında karşılaşılabilecek sorunların büyük kısmını daha baştan önleyecektir. Satıcılarla geliştirilecek uzun vadeli ilişkiler, uygun araçların seçiminde yararlıdır. Satıcıların değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki faktörler yol gösterici olabilir.

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki çeşitlenme ve fiyatların ucuzlaması bir yandan kullanıcıların seçeneklerini arttırırken diğer yandan da ihtiyacı karşılayacak ürünün seçimindeki kafa karışıklığını arttırmaktadır. Alınması düşünülen ürünlere ait özelliklerin bir arada değerlendirilmesi, hangi aracın
ihtiyacı tam olarak karşılayacağı konusunda daha net bir düşünceye ulaşmaya yardımcı olacaktır. Eğer satınalma ile ilgili öncelikler belirlenmişse, seçim işi nispeten daha kolay olacaktır.

F/M analizi kısaca organizasyonda bir “değişimi” başlatıp başlatmama konusunda karar vermeye yardımcı olan basit bir tekniktir. Burada değişimden kastedilen, bir yatırım, bir proje ya da bir faaliyet olabilir. F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır (örnek olarak katlanılan harcamalar, istifa eden personel, düşen motivasyon, vb.) F/M analizinde, gerçekleştirilmesi düşünülen alternatif proje ya da faaliyetlerin olası fayda ve maliyetlerinin bugünkü değerleri hesaplanmakta ve en fazla fayda sağlayan alternatif seçilmektedir.

Çeşitli finansal imkânlar sayesinde büroda kullanılacak her aracı satın almak zorunda değiliz. Hangi büro aracının alınacağı bir kez kararlaştırıldıktan sonra, sıra ödemenin nasıl yapılacağına gelir. Alınacak olan büro aracının maliyetine, teknolojinin değişkenliğine, işletme veya kurumun finansal yapısı, vb. etmenlere bağlı olarak satın alma nakit, vadeli, kredili ya da finansal kiralama (leasing) yoluyla olabilir. Pek çok organizasyon büro araçlarını satın almayı tercih edecektir çünkü büro araçları varlık olarak düşünülür ve organizasyonun istediği şekilde serbestçe kullanılabilir. Bundan öte, satın alınan araçlardan amortisman ayrılabilir. Bazı satıcılar ise, müşterilerine düşük faizli krediler açmaktadırlar. Yine de bazı organizasyonlar belirli durumlarda büro araçlarını finansal kiralama denilen bir yöntemle elde etmektedirler.

Personelin, teknolojik donanım eğitimini başarıyla tamamlaması, etkinliğe örnektir. Diğer seçenekler, verimliliğe örnek teşkil ederler.

Masaüstü bir bilgisayar yerine taşınabilir bir bilgisayar almak, o cihazın ihtiyaç duyulan diğer ortamlarda da kullanılabilmesi esnekliği verir. Bu örnek, esneklik faktörü kapsamındadır.

Büroda standartlaşmayı sağlayan yalnızca birkaç markanın kullanımı, çoğu organizasyon tarafından arzu edilen bir durumdur. Bu uygulama, aynı araçtan birden fazla alındığı için miktar indirimi sağlayacaktır. Bundan öte, aynı türde araçların kullanımı bakım ve servis maliyetlerini düşürecektir.

F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır (örnek olarak katlanılan harcamalar, istifa eden personel, düşen motivasyon, vb.)

Verilen durumların hepsinde F/M analizi sıklıkla uygulanır.

F/M oranı, elde edilecek faydaların bugünkü değerinin, maliyetlerin bugünkü değerine bölünmesiyle bulunur. Buna göre 120.000/93.000= 1,29 olarak bulunacaktır.

Bir işletmede malzeme giderleri, direkt işçilik giderleri değişken maliyetleri oluştururlar. Bir işletmede üretimle ilgili olmayan personele ödenen ücretler, kira, faiz giderleri, amortisman vb. üretim miktarına bağlı olmayan giderler sabit giderlerdir.

Patent hakkı, fikri ve sınai haklar ile bilgisayar yazılımı gibi maddi olmayan konular için leasing yapılamamaktadır. Özellikle bürolarda kullanılabilecek bazı donanımları finansal kiralama yoluyla yapmak mümkündür. Bunlar arasında tıbbi cihazlar, bilgisayarlar ve diğer bilgi işlem üniteleri, santrallar ve haberleşme cihazları ve diğer büro donanımları yer almaktadır.

Alınması düşünülen aracın kullanıldığı iş süreçlerinde önemli ölçüde değişikliklerin yaşanması ihtimali varsa kiralama yöntemi daha elverişlidir. Böylece organizasyon, iş süreçlerindeki değişiklik sonucunda işe yaramaz duruma gelen aracın elden çıkarılmasıyla uğraşmayacaktır. Bu durum, "İş süreçlerinin istikrarı" faktörü kapsamındadır.

Teknik bir tanımlamayla verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Burada, girdiler ve çıktılar somut, parasal nitelikte olabileceği gibi; zaman, zihinsel çaba gibi nispeten soyut bir nitelikte taşıyabilir. Buna göre doğru cevap C şıkkıdır.