BÜRO TEKNOLOJİLERİ - Deneme Sınavı - 5

C gurubu malzemeler kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluştururlar.

Büro donanımlarının seçiminde hata yapmamak için göz önüne alınması gereken faktörler üç ana başlık altında toplanabilir. Bunlar, donanıma ilişkin faktörler, satıcılara ilişkin faktörler ve servis ve bakıma ilişkin faktörlerdir. Buna göre doğru cevap E şıkkıdır.

Büro donanımının seçiminde göz önüne alınması gereken donanıma ilişkin faktörlerden arasında gereksinim analizi, uygun aracın belirlenmesi, güvenilirlik, özellikler, esneklik, maliyet, kullanım kolaylığı, sarf ve yardımcı malzemeler, kullanıcı yorumları, standardizasyon ve ergonomi yer alır. Buna göre doğru cevap A şıkkıdır.

Büro donanımının seçiminde göz önüne alınması gereken satıcılara ilişkin faktörler arasında satıcının ünü, eğitim ve teslimat yer alır. Buna göre doğru cevap B şıkkıdır.

Yatırım maliyeti oluşturan kalemler, satın alma bedeli ve personel ücreti gibi somut kalemlerden oluşmaktadır. Buna göre doğru cevap E şıkkıdır.

Bir yatırım malının mülkiyeti finansal kiralama şirketinde kalarak, belirlenen kiralar karşılığında kullanım hakkının kiracıya verilmesi ve sözleşmede belirlenen değer üzerinden kiracıya mülkiyetin geçmesini sağlayan bir finansman yöntemine finansal kiralama ya da leasing adı verilir. Buna göre doğru cevap B şıkkıdır.

Yatırım ve büyük çaplı satın alma seçeneklerinin karşılaştırılmasına ve değerlendirilmesine yönelik en temel niceliksel karar verme tekniklerinden birisi de başabaş noktası analizleridir.

Organizasyonların büro araçlarını sağlarken satın alma ya da finansal kiralama yollarını belirlemede dikkate alınması gereken faktörler arasında stok izleme yer almadığı için doğru cevap E şıkkıdır.

C gurubu malzemeler, kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluşturur.  Buna göre doğru cevap D şıkkıdır.

Büro aracını, bu konuda eğitim almış kişilerin kullanmasını sağlayınız. Eğer eğitime gerekli görülmemişse, aracı kullanan kişi kullanma kılavuzunu dikkatle okumalı ve okuduklarını uygulamalıdır. Buna göre doğru cevap D şıkkıdır.

“Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanan etkinlik hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

Verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Burada, girdiler ve çıktılar somut, parasal nitelikte olabileceği gibi; zaman, zihinsel çaba gibi nispeten soyut bir nitelikte taşıyabilir. Verimlilik kavramını daha iyi anlatabilmek için şöyle bir örnek verelim. Bir büroda rapor yazma işlemlerinin yerine getirilebilmesi için yazıcıya ihtiyaç olduğunu düşünelim. Örneği basit tutmak açısından fiyatları, sarf malzemesi maliyeti ve yazma kaliteleri aynı olmak üzere üç farklı model yazıcı ile işlerimizi yerine getirebileceğimizi düşünelim. Birinci yazıcı ile mürekkebi değiştirmeden 1000 sayfa, ikinci ile 1200 sayfa ve üçüncü yazıcı ile de 1400 sayfa çıktı alabildiğimizi varsayalım. Bu durumda üçüncü yazıcı en verimli yazıcıdır çünkü girdi maliyetleri aynı olmasına rağmen üçüncü yazıcı ile daha fazla sayfa bastırmış durumdayız.

Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olacaktır. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir.

Etkinlik kavramı “Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanabilir ve hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olur. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir. Dolayısıyla da öncelikle bir gereksinim analizi yapılması gerekir.

Verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Daha kısa sürede yapılan bir iş daha az maliyet gerektireceği için de verimlilik artışını sağlar.

F/M analizi bir organizasyonda bir “değişimi” başlatıp başlatmama konusunda karar vermeye yardımcı olan basit bir tekniktir. F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır. Bu durumda maliyet faydadan yüksek çıktığında verimsizlik söz konusudur.

A/B/C Sınıflandırma Sistemi büro malzemelerinin yıllık kullanım değerine göre A, B ve C olmak üzere üç kategoride toplanır. A tipi malzeme kalemleri sayı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %5’i ile %10’unu oluşturur. B kategorisindeki malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının ve yıllık kullanım değeri olarak %20 ila %30’lik bir paya sahiptirler. C gurubu malzemeler ise kalem sayısı olarak toplam malzeme kalemi sayısının %60’lık bir kısmını oluşturur.

Organizasyonların büro araçlarını sağlarken satın alma ya da finansal kiralama yollarından hangisine başvuracağını aşağıdaki faktörler yoluyla belirlerler; 1.Alınması düşünülen büro aracının teknolojisinin değişme hızı 2. Büro aracının maliyeti 3. Finansal kiralama koşulları 4. İş süreçlerinin istikrarı 5. Birim maliyet

F/M oranı 1'den yüksek olduğu takdirde verimlilikten söz etmek mümkündür.