BÜRO TEKNOLOJİLERİ - Deneme Sınavı - 4

Yatırım ve büyük çaplı satın alma seçeneklerinin karşılaştırılmasına ve değerlendirilmesine yönelik en temel niceliksel karar verme tekniklerinden birisi de başabaş noktası analizleridir. Başabaş noktası analizleri yoluyla hangi üretim ya da faaliyet düzeyinde “maliyetlerin” elde edilecek “gelir” ya da “faydaya” eşit olacağı belirlenebilir. Başabaş noktası olarak adlandırılan bu noktanın üzerindeki üretim ya da faaliyet düzeyinde gelirler ya da fayda maliyetlerden fazla olacaktır.

F/M analizi organizasyonda bir “değişimi” başlatıp başlatmama konusunda karar vermeye yardımcı olan basit bir tekniktir. F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır.

Büro donanımlarının seçiminde araçlara ilişkin faktörleri : Büro gereksinimlerinin analizi; Uygun aracın belirlenmesi; Güvenirlilik; Özellikler; Maliyet; Kullanılan sarf ve yardımcı malzemeler; Güvenlik; Esneklik. olarak sıralayabiliriz.

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki çeşitlenme ve fiyatların ucuzlaması bir yandan kullanıcıların seçeneklerini arttırırken diğer yandan da ihtiyacı karşılayacak ürünün seçimindeki kafa karışıklığını arttırmaktadır. Alınması düşünülen ürünlere ait özelliklerin bir arada değerlendirilmesi, hangi aracın ihtiyacı tam olarak karşılayacağı konusunda daha net bir düşünceye ulaşmaya yardımcı olacaktır.

Kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olur. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir.

“Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanan etkinlik hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

“İşi doğru yapmak” olarak da tanımlanan verimlilik işin yapılması için kullanılan kaynaklarla ilgili bir kavramdır. Daha teknik bir tanımlamayla verimlilik, belirli bir dönem içinde elde edilen çıktıların girdilere oranıdır. Burada, girdiler ve çıktılar somut, parasal nitelikte olabileceği gibi; zaman, zihinsel çaba gibi nispeten soyut bir nitelikte taşıyabilir.

Büro donanımlarının seçiminde büro araçlarına ilişkin faktörleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz: büro gereksinimlerinin analizi; uygun aracın belirlenmesi; güvenirlilik; özellikler; maliyet; kullanılan sarf ve yardımcı malzemeler; güvenlik ve esneklik. Satıcı tarafından sağlanan eğitim bu kapsamda yer alamamaktadır.

“Doğru işi yapmak” şeklinde de tanımlanan etkinlik hedeflere ulaşma derecesiyle ilgilidir. Organizasyonlardaki faaliyetler belirli amaçları gerçekleştirmek için yerine getirilir. Kimi faaliyetler ile bu faaliyetleri yerine getirmek için yararlandığımız araçlar bizi amacımıza ulaştırmada diğerlerine göre daha başarılıdırlar, yani daha etkindirler.

Büro gereksinimlerinin analizi, kapsamlı bir gereksinim analizi, araçların kullanım alanlarının, kullanıcı sayısının, kullanım sıklığının ve üretilecek belgelerin türlerinin belirlenmesine yardımcı olur. Yeni büro aracını almadan önce onun neden alındığının açıklığa kavuşmuş olması gereklidir. İş yerleri için genellikle gereğinden daha fazla işleve ve özelliğe sahip araçlar alınır.

Satıcının eğitim düzeyi, satıcıların değerlendirilmesi aşamasında dikkate alınacak faktörlerden biri değildir. Değerlendirmede satıcının ünü, satıcı tarafından sağlanan eğitim ve büro aracının teslimi gibi faktörler dikkate alınır.

F/M analizi, değişimle sağlanacak fayda ile değişimin maliyetinin karşılaştırılmasına dayanır. Burada “fayda” organizasyona olumlu katkısı olan durumlardır (örnek olarak kâr ve verimlilikte artış, giderlerde azalış, vb.) Maliyet ise organizasyona olumsuz katkısı olan durumlardır. Katlanan harcamalar, istifa eden personel, düşen motivasyon örnek olarak verilebilir.

Yatırım ve büyük çaplı satın alma seçeneklerinin karşılaştırılmasına ve değerlendirilmesine yönelik en temel niceliksel karar verme tekniklerinden birisi de başabaş noktası analizleridir. Başabaş noktası analizleri yoluyla hangi üretim ya da faaliyet düzeyinde “maliyetlerin” elde edilecek “gelir” ya da “faydaya” eşit olacağı belirlenebilir. Başabaş noktası olarak adlandırılan bu noktanın üzerindeki üretim ya da faaliyet düzeyinde gelirler ya da fayda maliyetlerden fazla olacaktır.

Organizasyonlar için finansal kiralama yöntemini çekici kılan çeşitli faktörler vardır. Örneğin, finansal kiralama işlemleri her türlü vergi resim ve harçtan muaftır. Sözleşmeler için sadece noter masrafı ödenmektedir. Ayrıca, finansal kiralama şirketleri, kiracısına kullandırmak amacıyla aldığı bazı ekipman grupları için daha düşük KDV öder. Finansal kiralama sözleşmelerinin süresi normal olarak 4 yıldır. Ekonomik yararlanma ve işletme süresi dört yıldan kısa mallarda (örneğin bilgisayarlarda) bu süre 2 yıla inmektedir.

Büro araçlarının temizliği, eğitimli kişilerin kullanmasının sağlanması, küçük arızaları giderebilecek donanıma sahip olmak, ısı, nem ve güneş ışığından korunması büro araçlarının bakımı ile ilgili yapılabilecek şeylerdir. Arızalanan araçların yerine yenisinin alınması bu kapsamın dışında kalmaktadır.

Bürolarda hangi malzemeden ne kadar ve ne zaman gerektiği belirlendikten sonra satın alma yöntemlerine göre yetkililerce satın alma için gerekli girişimler yapılır. Etkili bir tedarik politikası doğru malzemenin zamanında ve en düşük fiyatla temini sağlayan politikadır

A/B/C Sınıflandırma Sistemi, stoktaki malzemelerin önemleri ölçüsünde sınıflandırılmasını ve stok kontrolünün buna göre yönlendirilmesine yardımcı olur. Genel olarak kabul gören ölçü (yıllık kullanım miktarı x birim fiyat) şeklinde hesaplanan yıllık kullanım değeridir. Ancak büronun özelliklerine göre farklı ölçüde kullanılması mümkündür.

Büro donanımlarının seçiminde hata yapmamak için göz önüne alınması gereken faktörleri üç ana başlık altında toplayabiliriz:

-Donanıma ilişkin faktörler

-Satıcılara ilişkin faktörler

-Servis ve bakıma ilişkin faktörler.

Büro donanımlarının seçiminde büro araçlarına ilişkin faktörler büro gereksinimlerinin analizi, uygun aracın belirlenmesi, güvenirlik, özellikler, maliyet, kullanılan sarf ve yardımcı malzemeler, güvenlik, esneklik, kullanım kolaylığı, hız ve gürültü seviyesi, çalıştırma maliyeti, kullanıcının düşünceleri, standardizasyon ve ergonomidir. Üretici görüşleri bu faktörlerden biri değildir.

Büro donanımlarının seçiminde satıcıların değerlendirilmesi aşamasında satıcının ünü, üretici veya satıcı tarafından sağlanan eğitim ve büro aracının teslimi satıcılara ilişkin yol gösterici faktörlerdir.