BOŞ ZAMAN VE REKREASYON YÖNETİMİ

Stratejik planlama diğer bütün planlara göre daha fazla eyleme yöneliktir, diğer bir ifadeyle proaktiftir. Ancak diğer plan türleri yeni olaylarla karşılaştıktan sonra tekrar düzenleme ihtiyacındadır, yani reaktifdir.

Sosyal Etkinlikler; genellikle davet ile katılımı gerektiren, kutlama veya anma amacıyla yapılan, kültürel, toplumsal ve sosyal içerikli, özel etkinliklerdir. Sosyal etkinliklere; doğum günleri, nişan ve düğün organizasyonları, cenaze törenleri, yıl dönümü kutlamaları ve mezuniyet törenleri örnek olarak gösterilebilir.

Eğitim ve kariyer etkinlikleri; genellikle bireylerin ilgili eğitim ve kariyer alanlarındaki gelişimlerini desteklemek amacıyla organize edilen etkinliklerdir. Özellikle kurumsal firmalar, çalışanlarını bu tür etkinliklere katılmaları yönünde desteklemektedir. Eğitim fuarı, iş ve meslek fuarı, çalıştay, seminer, münazara, yarışma vb. etkinlikler bu gruba giren etkinliklerdir.

Değerlendirmelerin, katılımcıların düşünceleri gözetilmeden yapıldığı eleştirisinden yola çıkılarak, Stake tarafından geliştirilmiştir. Bu yaklaşım daha önceden hazırlanmış varsayımlar, resmi planlar ve program amaçlarından ziyade katılımcıların şikâyetlerine ve sorunlarına odaklanır ve tepkisel davranmanın önemine vurgu yapar. Tepkisel yaklaşım kullanılırken, etkinlik yöneticisi farklı katılımcı gruplarından bireylerle sürekli iletişim halinde bulunmak zorundadır (Mallen ve Adams, 2008).

Politik etkinlikler; siyasi partiler, siyasi topluluklar, belediyeler ve ulusal hükumet kuruluşları tarafından organize edilen etkinliklerdir. Politik geçit törenleri, gösteriler, mitingler ve siyasi partilerin gerçekleştirdikleri organizasyonlar politik etkinliklere örnek olarak verilebilir.

Şirket etkinlikleri; yönetim fonksiyonları, kurumsal bağlantılar, eğitim, pazarlama, teşvik, personel ilişkileri ve müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi gibi işletme hedeflerinin desteklenmesi amacıyla gerçekleştirilen etkinliklerdir. Şirket etkinliklerine; toplantılar, konferanslar, sergiler, ticaret fuarları, ürün lansmanları ve tanıtım turları örnek olarak verilebilir.

Eğlence ve rekreasyon etkinlikleri; bir kereye mahsus veya periyodik olarak gerçekleştirilen, katılımcıların belirli bir ücret ödeyerek veya ücretsiz olarak katılabildikleri etkinliklerdir. Güzellik yarışmaları (ör: Miss World vb.), moda defileleri (ör: İstanbul Moda Haftası), konserler ve festivaller bu tür etkinliklere örnek olarak verilebilir.

Düzenleme amacına göre etkinlikler sınıflandırmasında etkinlikler rekabet içeren etkinlikler, hayır kurumlarına para toplamak için yapılan etkinlikler ve sosyalleşmek ve eğlenmek için yapılan etkinlikleri kapsamaktadır.

Basit eğlenceler; fiziksel zihinsel ve sosyal anlamda özel bir yer ve faaliyet gerektirmeyen etkinliklerdir. Açık arttırmalara katılmak, televizyon izlemek, radyo dinlemek vb. basit eğlence etkinliklerine örnek olarak gösterilebilir.

Binanın diğer kısımlarından gelen gürültüler, zemine döşenecek olan işaretlerin yanlış belirlenmesi ve sahne ışıklandırması ve dekorlarda etkinlik sırasında ortaya çıkabilecek sorunlar rekreasyon etkinliklerinin planlamasında ortaya çıkan, beklenmeyen problemlere örnek teşkiletmektedir.

Rekreasyon etkinliği planlama süreci; amaçların belirlenmesi, fizibilite çalışmalarının yapılması, planların, bütçelerin ve takvimin oluşturulması, organizasyon yapısının ve etkinlikte görev alacak kişilerin belirlenmesi, detaylı planlama aşaması, etkinliğin gerçekleştirilmesi ve etkinliğin değerlendirilmesi olmak üzere yedi aşamadan oluşmaktadır.

Şirket Etkinlikleri; yönetim fonksiyonları, kurumsal bağlantılar, eğitim, pazarlama, teşvik, personel ilişkileri ve müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi gibi işletme hedeflerinin desteklenmesi amacıyla gerçekleştirilen etkinliklerdir. Şirket etkinliklerine; toplantılar, konferanslar, sergiler, ticaret fuarları, ürün lansmanları ve tanıtım turları örnek olarak verilebilir.

Düzenleme şekline göre etkinlikler, uluslararası etkinlikler, ulusal etkinlikler, drama etkinlikleri, bölgesel etkinlikler ve yerel etkinliklerdir.

Planlamanın yararları zaman ve emek savurganlığını azaltması; yöneticilerin dikkatlerini amaçlara yöneltmesi ve faaliyetlerin uyumlaştırılmasını mümkün kılması; kaynakların amaca yöneltilip yöneltilmediğini izleme ve denetleme olanağı sağlaması; örgütte yetki devrini sağlamak suretiyle daha esnek yapıların oluşmasına zemin hazırlaması; hedefleri açık olarak ortaya koyması ve yöneticilere yürütme işlemi için çalışanlarla çok fazla vakit kaybetmek yerine, koordinasyon, araştırma ve geliştirme gibi yönetsel sorunlarla ilgilenme fırsatı sunması; daha akılcı ilke, yöntem ve kuralların geliştirilmesine olanak sağlaması ve denetim amacıyla kullanılacak standartların belirlenmesi ve temel alınmasını sağlaması olarak açıklanabilir.

Genel anlamda planlama süreci dört aşamadan oluşmaktadır. Bunlar; misyon ve vizyonun belirlenmesi, amaç ve hedeflerin belirlenmesi, amaçlara ulaştıracak alternatiflerin belirlenmesi ve karşılaştırılması ve alternatifler arasından en uygununun seçilmesi ve plan yapılmasıdır.

Çevrelediği alana göre plan türleri; örgütsel planlama, kentsel planlama, bölgesel planlama ve ulusal planlamadır.

Operasyonel planlama, işletmelerin alt kademelerine inildikçe bir bölüm veya bir departmanla ilgili uygulamaya dönük bir planlama sürecidir. Operasyonel planlama dört aşamadan oluşmaktadır; operasyonel planlama ağının oluşturulması, mantıksal, sıralı, detaylı ve bütünleşik planların oluşturulması, yedek planların dâhil edilmesi ve planlama sürecinin detaylı bir şekilde incelenmesidir.

Amaç temelli yaklaşım istenmeyen sonuçları hesaba katmamaktadır. Amaçsız yaklaşım etkinliğin etki ve sonucunu, bu etki ve sonucun nasıl olması gerektiğini dikkate almadan bulmayı ve değerlendirmeyi amaçlamaktadır. Bu yaklaşım amaçların dar bir kapsamda belirlenmesi ve çıktıların göz ardı edilmesi riskini ortadan kaldırır. Subjektif amaç değerlendirmelerinin yerine, objektif ve özgür bir değerlendirme imkânı sağlar (Vasilecas ve ark., 2006). Bu yaklaşımı kullanırken etkinlik yöneticisi ne bulacağını önceden kestirmeden yola çıkmalıdır. Bu yaklaşımın nihai amacı etkinlikte neler olduğunu ortaya çıkarmaktır. Bu yaklaşımın avantajı, kasıtlı olarak ortaya çıksın ya da çıkmasın, etkinliğin gerçek etkilerini ortaya çıkarmaktır. Genellikle sayısal verilere dayandığından daha derinlemesine analizlerin yapılmasına da imkân tanır. Bu yaklaşımın dezavantajı ise çok zaman alması ve kimi etkilerin ölçümlenmesinin çok zor olmasıdır.

Etkinliğin sona ermesinin hemen ardından; hazırlıkları, organizasyon yapısının etkinliği, alınan sonuçları, izleyicilerden elde edilen geri beslemeyi, katılımcıları, personeli ve etkinlikten alınan dersleri inceleyen kapsamlı bir değerlendirme yapılarak rapor oluşturulmalıdır. Bu rapor hem kayıt amacıyla hem de ilerideki etkinliklere ışık tutması amacıyla yapılmalıdır. Etkinlik değerlendirmesinde en çok kullanılan yöntemler; “amaç temelli yaklaşım”, “amaçsız yaklaşım”, “tepkisel yaklaşım”, “güçlendirme değerlendirmesi”, “içerik, girdi, süreç ve ürün modeli” ve “profesyonel kanı yaklaşımıdır” dir.

Etkinliği olumsuz yönde etkileyecek problemler şu şekilde sıralanabilir; amaçların açık olmaması, zayıf bir koordinatör ve bölüm şeflerinin olması, etkisiz sunucular, yetersiz personel ile yetersiz yiyecek ve içecek, ilk yardım ekibinin unutulması, hava durumuna karşı alternatif planların olmayışı, basına yeterli açıklama yapılmaması, çöp kutularının atlanması, aktiviteler arasında duraklamaların olması ve belirlenen takvime uyulmaması, ziyaretçilerin misafirperverce karşılanmaması, dağınık ve özensiz bir sunum ve etkinliğin renk, ihtişam ve duygudan yoksun olmasıdır.