BOŞ ZAMAN VE REKREASYON YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 2

Kim, neye, ne zaman karar verir? sorusunun cevabı koordinasyonu açıklamaktadır. İlişkiler nedir ve neden? sorusunun cevabı organizasyonu, İnsanların en iyi işi yapmasını sağlayan motivasyon nedir? sorusunun cevabı motivasyonu, Kim sonuçları değerlendiriyor? sorusunun cevabı kontrolü, Amacımız nedir ve neden? sorusunun cevabı ise planlamayı açıklamaktadır.

Proje süreci ya da getirileri ile ilgilenen bireyleri ve grupları içeren ögesi Paydaşlardır. Strateji, projenin yüksek-düzeyli gereksinimleri ve bu gereksinimlerin başarılmasını sağlar Planlama, idare ve kontrol sınırları ile ilişkili olan düzenlemeler ve insan kaynaklarıdır. Projenin gerçekleştirilmesinde kullanılacak olan organizasyonel düzenlemeleri içerir. Sistem, çalışma metodunun dizaynı, izlenmesi ve kontrolüdür. Beceriler, idari ve teknik araçlar proje yöneticisi ve görevliler için elde mevcut olmalıdır.

Rekreatif Projenin başarısını etkileyen faktörler; amaçlarının ve kısıtlamaların belirlenmiş olması, planlanması ve personel organizasyonunun sağlanması, kullanıcıların katılımı, proje yöneticisinin etkinliğidir.

Doğru sıralama; Rekreatif etkinlik ihtiyacının ortaya çıkışı, 
 Rekreatif etkinlik türü ihtiyacının tanımlanması
, Alternatif proje stratejilerinin oluşturulması
, Seçilen her strateji için P (performans), M (maliyet), Z (Zaman), K (Kapsam) hedeflerinin belirlenmesi, Detaylı bir planın hazırlanmasıdır.

Rekreatif proje ile elde edilmek istenen sonucun açık bir şekilde ifade edildiği bölümdür. Ayrıca, bu bölümde rekreatif projenin bütçe, efor, zaman hedefleri, imaj vb. faktörleri de belirtilmelidir. Rekreatif projenin amaçları belirlenirken SMART özelliğini sergilemesi gereklidir. Specific – Belirgin; Measurable – Ölçülebilir; Achievible – Ulaşılabilir; Realistic – Gerçekçi; Time bounded – Zaman sınırlı. Güvenilir olması bunlardan bir değildir.

Proje, belirli bir başlangıç ve bitiş noktası olan, amacı, kapsamı, bütçesi açıkça tanımlanmış ve bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler bütünüdür (Tekir, 2006). Ancak projenin aşağıdaki faktörlerden en az birini sağlaması gerekmektedir; 

• Değişiklik yaratmalı 

• Stratejik planları hayata geçirmeye yönelik olmalı 

• Taraflar arasında sözleşmelerle mutabakat sağlanmalı 

• Belli başlı problemlerin çözümünde etkili olmalı

Proje yönetimi, 1950’lerden beri profesyonel bir meslek olarak varlığını sürdürmektedir. 2. Dünya Savaş’ı esnasında büyük ölçekli proje yönetiminin araştırılmasına Amerika Birleşik Devletleri Ordusu ve Uluslararası Havacılık Organizasyonu öncülük etmiştir (Bartsch ve Klee, 2001).

Her proje bir diğerinden yönetimsel anlamda farklılık göstermektedir. Çünkü her projenin hedefleri, öncelikleri, maliyet veya zaman kısıtları birbirinden farklıdır. Projelerin birbirinden farklı olması esasının yanında her proje için bir takım ortak özellikler bulunmaktadır. Bunlar; 

Amaç: Her proje bir ihtiyaç ve gereksinimi karşılamak amacıyla ortaya çıkar 

Zaman Programı: Projenin başlaması ve bitmesi gereken belli zaman aralıkları vardır. 

Karmaşıklık: Proje ürününün gerektirdiği teknoloji projenin karmaşıklaşmasında etkili olabilir. 

İşlerin Büyüklüğü ve Doğası: Projeler belirli aşamalar takip edilerek tamamlanabilir. Bu aşamaların büyüklüğü ve detayı proje planlamasını ve kontrol sürecini doğrudan etkileyecektir. 

Kaynaklar: Projede ihtiyaç duyulan kaynakların organize edilmesi ve koordinasyonu, projenin başarısında çok önemlidir. 

Organizasyonel Yapı: Projelerin yönetilmesinde proje takımı içindeki kaynakların, yetki ve sorumlulukların baştan tanımlanması hem iletişimi kolaylaştıracak, hem de kaynakların faaliyete kolayca atanmasını sağlayacaktır.

Bilgi ve Kontrol Sistemleri: Projelerde planlamanın en önemli amacıdır. Kontrolü zamanında ve doğru bir şekilde gerçekleştirebilecek bilgi akışı sistemleri gerekir (Tekir, 2006).

Bilgi ve Kontrol Sistemleri: Projelerde planlamanın en önemli amacıdır. Kontrolü zamanında ve doğru bir şekilde gerçekleştirebilecek bilgi akışı sistemleri gerekir (Tekir, 2006).

Başlama: Projenin doğasının ve kapsamının belirlenmesi ile ilgili olan süreçtir.

Programlama: Çalışma faaliyetlerinin ne zaman bitmesi gerektiğini onaylamaktır. Bu bölüm proje için, başlayacak ve bitecek olan her bir faaliyet için uygun görülen zaman dilimini detaylı olarak ifade etmektedir.

Başlama: Projenin doğasının ve kapsamının belirlenmesi ile ilgili olan süreçtir. 

Planlama: Bireysel faaliyetleri ve gerekli kaynakları belirlemek de dâhil projenin tamamlanması için yapılması gereken işleri anlama ve daha sonra proje planlama diyagramı (ya da ağı) gibi grafiksel gösterimler yoluyla mantıksal bir düzen içerisinde yapılacak olan faaliyetlerin planını geliştirmektir.

 Programlama: Çalışma faaliyetlerinin ne zaman bitmesi gerektiğini onaylamaktır. Bu bölüm proje için, başlayacak ve bitecek olan her bir faaliyet için uygun görülen zaman dilimini detaylı olarak ifade etmektedir.

 Kontrol Etme: Proje hayata geçtiğinde projenin ilerleyişini izleme, performansını analiz etme ve daha sonra sorunların çözümünü bulmaktır. Bu aynı zamanda durum raporlarını da kapsamaktadır (Doğan ve Güler, 2006). 

Kapatma: Projenin resmi olarak kapatılmasıdır. İdari aktivite dosyalarının arşivlenmesini ve proje esnasında öğrenilen derslerin yazılı hale getirilmesini içermektedir.

Rekreatif projelerin yararları engellerin üstesinden gelmeden elde edilemez. Bu engeller; 

• Rekreatif projenin karmaşıklığı 

• Rekreatif projenin sunulduğu müşterinin özel istekleri ve kapsam değişiklikleri 

• Rekreatif projede yeniden organizasyonel yapılanma 

• Rekreatif projedeki riskler 

• Rekreatif projede ileri planlama ve fiyatlandırmadır.

Strateji (Strategy)
Strateji bir süreçtir. Projenin yüksek-düzeyli gereksinimleri ve bu gereksinimlerin başarılmasını sağlar
Planlama (Structure)
Planlama, idare ve kontrol sınırları ile ilişkili olan düzenlemeler ve insan kaynaklarıdır. Projenin gerçekleştirilmesinde kullanılacak olan organizasyonel düzenlemeleri içerir.
Sistem (Systems)
Çalışma metodunun dizaynı, izlenmesi ve kontrolüdür
Personel (Staff)
Proje üzerinde çalışacak kişilerin seçimi, işe alımı, yönetimi ve liderliği içerir
Beceriler (Skills)
İdari ve teknik araçlar proje yöneticisi ve görevliler için elde mevcut olmalıdır
Sitil/Kültür Style/Culture)
Çalışma takımı ya da organizasyon içinde çatışma sitili ve birbirleriyle ilişkilerin altını çizer
Paydaşlar (Stakeholders)
Proje süreci ya da getirileri ile ilgilenen bireyleri ve grupları içerir.

Rekreatif Projenin Başarısını Etkileyen Faktörler 

1. Rekreatif proje amaçlarının ve kısıtlamaların açık ve net belirlenmiş olması 

2. Rekreatif projenin planlanması ve personel organizasyonunun sağlanması: Planlar, detay aktiviteleri, sorumluluk tanımlarını, teslimatları bir arada göstermelidir. Plan dahilindeki tahminlerin, varsayımların olabildiğince gerçeğe yakın olması gerekmektedir. 

3. Kullanıcıların katılımı: Projenin sonunda ortaya çıkacak ürün belirli aşamalarda son kullanıcıların onayına sunulmalıdır. 

4. Proje kontrolü: Projenin başarısı, proje ilerleyişinin objektif olarak değerlendirilmesiyle mümkündür. 

5. Proje yöneticisinin etkinliği: Proje yöneticisi zaman, maliyet, kalite ve kapsam faktörleri arasında ilerlemeyi sağlayarak, projenin başarısında kilit rol oynar. Proje yöneticisin bu rolleri etkin bir biçimde gerçekleştirilebilmesi kendisine verilen YETKİ ile doğruda ilişkilidir. Tekir, (2006)’dan uyarlanmıştır.

Bir projenin aşağıdaki faktörlerden en az birini sağlaması gerekmektedir;
• Değişiklik yaratmalı
• Stratejik planları hayata geçirmeye yönelik olmalı
• Taraflar arasında sözleşmelerle mutabakat sağlanmalı
• Belli başlı problemlerin çözümünde etkili olmalı

Doğru cevap A seçeneğidir.

Organizasyonel Yapı: Projelerin yönetilmesinde proje takımı içindeki kaynakların, yetki ve sorumlulukların baştan tanımlanması hem iletişimi kolaylaştıracak, hem de kaynakların faaliyete kolayca atanmasını sağlayacaktır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Proje yönetiminde başlama konusu vardır, başlatma değil. Başlama: Projenin doğasının ve kapsamının belirlenmesi ile ilgili olan süreçtir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Programlama: Çalışma faaliyetlerinin ne zaman bitmesi gerektiğini onaylamaktır. Bu bölüm proje için, başlayacak ve bitecek olan her bir faaliyet için uygun görülen zaman dilimini detaylı olarak ifade etmektedir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Rekreatif projelerin yararları engellerin üstesinden gelmeden elde edilemez. Bu engeller;
• Rekreatif projenin karmaşıklığı
• Rekreatif projenin sunulduğu müşterinin özel istekleri ve kapsam değişiklikleri
• Rekreatif projede yeniden organizasyonel yapılanma
• Rekreatif projedeki riskler
• Rekreatif projede ileri planlama ve fiyatlandırmadır. 

Aktivitelerin zaman sınırları bunlardan biri değildir. 

Doğru cevap E seçeneğidir.