BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

Elektronik belgelerde bulunması gereken özelliklerin belirlenmesinde kullanılan kaynaklar; ulusal arşivler tarafından hazırlanan elektronik belge yönetimi rehberleri, hukuksal düzenlemeler ve standartlar biçiminde sıralanabilir.

Yaşam döngüsü modelinden farklı olarak süreklilik modelinde vurgulanan en önemli nokta, belge yöneticilerinin ve arşivcilerin, belge üretimi faaliyetine başlanmadan önce sistem tasarımında yer almalarıdır. Süreklilik modelinin yaşam döngüsü modelinden ayrıldığı ikinci nokta güncel olan ve güncel olmayan belge arasındaki geleneksel ayrımı ortadan kaldırmasıdır. Bu ayrımın ortadan kaldırılmasının asıl amacı, belgeleri değişimin etkisine karşı korumak ve belgelerin güvenilirliğini özgünlüğünü ve erişilebilirliğini arttırmaktır. Süreklilik ve yaşam döngüsü modelleri arasındaki son fark yaşam döngüsü modelinde belge yönetimi sorumluluklarında kesin bir ayrım söz konusu iken süreklilik modelinde evre farkı olmaksızın sorumluluk ve hesap verme olgularının birleştirilmiş olmasıdır.

Elektronik belge yönetim sisteminin temel amacını sağlamaya yönelik alt amaçlardır. Dört başlık altında ele alınabilir. Bunlar:
• Güvenilirlik
• Tamlık
• Erişilebilirlik
• Dayanıklılıktır.

EBYS’ni oluşturma sürecinin en önemli adımlarından biri yazılım seçimidir. Belge yönetimi ilkelerine uygun bir yazılımda bulunması gereken tüm özellikler, sistem tasarımı aşamasında dikkate alınmalıdır. Sistem tasarımı aşamasında ayrıca yazılımı sağlayacak firmanın da doğru değerlendirilmesi gerekir.
Sistemde işlemlerin gerçekleştirilmesinde kullanılacak ağ bağlantısı ile ilişkili tüm konular yine sistem tasarımı evresinde dikkate alınması gereken önemli konular arasındadır.
EBYS’nin tasarımı ve kurulumu aşamasında değerlendirilmesi gereken bir diğer önemli unsur da depolama aygıtıdır. Depolama aygıtlarının türü, işlevsel özellikleri, boyutu, depolama kapasitesi, tahmini ömür uzunluğu gibi ölçütler değerlendirilmesi gereken konular arasındadır.

Elektronik belgelerin kanıt olarak kullanılabilmesi için belgeye ait içerik, bağlam ve yapısal bilgilerin de kayıt altına alınması ve korunması zorunludur. Bu nedenle elektronik belgelerde yalnızca belge kayıt ortamının muhafaza altına alınması yeterli değildir. İçerik, bağlam ve yapısal verilerin muhafaza edilmesinin yanı sıra belgenin kayıtlı olduğu depolama ortamının da fiziksel olarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.

EBYS, sistem bütünlüğü ve güvenilirlik özelliğine sahip olmalıdır. Bu anlamda dikkat edilmesi gereken kriterler vardır. Bunlardan biri olan sistemin performans ölçütleri aşağıdaki gibidir;
• Uzaktan erişim noktalarının sayısı
• Veri tabanı büyüklüğü
• Toplam kullanıcı sayısı
• Toplam kayıt sayısı
• Sistemin yeniden kurulma ve yedek dosyaların aktif hale getirilme zamanı
• Sistemde büyük değişikliklerin gerçekleştirilme zamanı biçiminde sıralanabilir.

Entelektüel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgenin entelektüel bütünlüğü ile ilgili olarak;
• Belge vasfı kazanmış elektronik dokümanların içeriğine herhangi bir müdahalenin yapılmasını engellemelidir.
• Elektronik belgelerin herhangi bir sistem (yazılım, donanım vb.) bağımlılığına gerek olmadan mevcut teknolojilerle, erişilebilir, okunabilir ve yorumlanabilir olmasını sağlamalıdır. Tanımsal bütünlük: EBYS, elektronik belgelerin üretim, iletim, alınma ve kullanımı ile ilgili tanımlama ögelerini (üstveri) bir bütün içerisinde korumalıdır.
Fiziksel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgeyi oluşturan tüm bileşenlerin bir bütün olarak bir arada korunmasını ve kullanımını sağlamalıdır. Ayrıca belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasına veya kaybolmasına neden olabilecek sistem hatalarına karşı gerekli önlemi almalıdır.

EBYS - Sistem Kriterleri:
- Dosya Tasnif Planları
- Saklama Planları
- Elektronik Belgelerin Kayıt İşlemleri
- EBYS Kullanım Özellikleri
- Erişim Kontrolü ve Güvenlik
- Sistem Tasarımı ve Yönetimidir.

EBYS Belge Kriterleri:
- Belge Özellikleri
- Döküman Yönetimi
- Elektronik Olmayan Sistemlerle Uyumluluk
- Dijital Görüntüleme Sistemleridir.

Denetim açısından EBYS otomatik olarak bir günlük tutabilmelidir. Bu günlük sistemdeki kullanıcı aktivitelerinin kayıt altına alınmasını sağlamalıdır. 
Günlük dosyasında yer alan bilgiler sistem yöneticisi dahil hiç kimse tarafından değiştirilemeyecek veya silinemeyecek şekilde korunmalıdır.
Günlükte asgari olarak şu bilgiler tutulmalıdır:
• Gerçekleştirilen aktivitenin ne olduğu(kayıt ekleme, değiştirme, arama vb.)
• İşlemin hangi EBYS kullanıcı rolü üzerinden gerçekleştirildiği
• İşlemin kim tarafından gerçekleştirildiği
• İşlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat.

Belge: Herhangi bir bireysel ya da kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi amacıya alınan ya da ilgili fonksiyonun sonucunda üretilen, biçim, içerik ve ilişki özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için kanıt durumunda olan kayıtlı bilgidir.

Bu kaynaklara göre elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak aşağıda sıralanan dört başlık altında toplanmaktadır (Odabaş, H. s.166):
• Özgünlük
• Güvenilirlik
• Bütünlük
• Kullanılabilirlik

Bütünlük
Belge bütünlüğü, belgenin içeriği, yapısı ve bağlamı biçiminde sıralanan temel ögelerinin eksiksiz, tam olmasını ve bu ögelerin belgenin tüm yaşam evreleri boyunca bozulmadan korunmasını ifade eder. Belge bütünlüğü anlamında; elektronik bir belgede
bulunması gereken önemli ögeler; gövde metni, belge üreticisine ilişkin niteleyici bilgiler, belge üstverisi, belgenin ekleri ve belgenin diğer belgelerle ya da kaynaklarla kurulan bağlantıları biçimindedir.

Yaşam Döngüsü Modeli
Bu model elektronik belgenin çeşitli evrelerden sıralı olarak geçtiğini kabul eder.

Süreklilik Modeli
Yukarıda anlatılan yaşam döngüsü modeline
göre bir belgenin yaşamında; üretim, aktif kullanım, yarı-aktif kullanım, pasif kullanım, ayıklama-imha ve arşivde uzun süreli muhafaza biçiminde sıralanan çeşitli evreler söz konusudur. Bu evreler birbirinden kesin sınırlarla ayrılmış olup uygulanacak kurallar da her evre için farklıdır. Bu model, geleneksel kağıt belgeler üzerinde etkili bir biçimde uygulanabilmektedir. Fakat elektronik belgeler üzerinde yaşam döngüsü modelinin uygulanması çok kolay değildir. Dolayısıyla geleneksel belge yönetimi uygulamaları yetersiz kalmaktadır. Süreklilik modelinde herhangi bir evre ayrımı yapılmaksızın sürekli devam eden ve dinamik bir süreç içinde akan bir belge yönetimi söz konusudur. Bu modele göre, elektronik belgeler üzerinde uygulanacak belge yönetimine ilişkin tüm kurallar ve arşivsel ilkeler belge üretimi aşamasında değil, üretim aşamasından çok daha önce sistemin tasarımı aşamasında ele alınmalıdır

Tamlık: Herhangi bir elektronik belgenin tam olması sahip olduğu üstveri, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verileri ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi anlamına gelmektedir. Dolayısıyla üstveri ve bilgi kaynakları yardımıyla belgenin kim ya da hangi kurum tarafından, ne zaman ve hangi amaçla üretildiği, nerelere iletildiği, onay bilgilerinin kim tarafından verildiği belirlenebilecektir. Bu nedenle EBYS’nin ikinci amacı, belgenin tam olmasını sağlayacak ilke ve tekniklerin uygulanmasıdır.

Teknik unsurlar; donanım, yazılım, ağ bağlantısı ve depolama aygıtları biçimindedir. EBYS’nin donanım unsuru, sunucular, terminaller, tarayıcılar, sayısal kayıt araçları gibi bilgisayar teknolojisi üzerinde işletilen çeşitli cihazlardan oluşmaktadır. EBYS’yi kullanacak kurumun türü, büyüklüğü, verdiği hizmetler, ürettiği belge miktarı, sistemden beklentileri gibi konuların analizi donanım unsurlarının belirlenmesinde belirleyici olacaktır. Söz konusu analiz, uygun donanım türü, kapasitesi, özellikleri ve sağlayıcıları hakkında gerekli bilgilerin elde edilmesini sağlayacaktır.

EBYS’nin Uygulama Aşamaları
Elektronik belge yönetim sisteminde uygulanacak aşamalar; başlangıç aşaması, belge değerlendirme aşaması, belge depolama aşaması ve belgeye erişim-kullanım aşaması biçimindedir.

EBYS’nin Avantajları ve Dezavantajları
Belge yönetimi konusunda EBYS’nin kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Elektronik belgelerin yer ve zaman bağımlılığı olmayıp sınırsız bir hareketlilik yeteneğine sahiptir. EBYS ile istenilen belgeye, istenilen saatte istenilen her yerden erişim mümkündür.
• İhtiyaç duyulduğu an belgeye erişim geleneksel kağıt belgelere erişimden çok daha
hızlı ve kolaydır.
• Belgelerin depolanması konusunda fiziksel yer sorunu yaşanmaz. Bilgisayarda sabit
disk ya da diğer depolama araçlarına kolayca depolanabilir.
• İhtiyaç duyulduğunda, kısa sürede ve fazla çaba gerektirmeden çok sayıda çoğaltılabilir.
• Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim sağlanabilir.

EBYS STANDARTLARI
Elektronik belge yönetimini karmaşık bir yapıdan kurtarmak amacıyla, konu sistem yaklaşımı ile ele
alınmış ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için gerekli olan kuralların son hali, “TSE
13298/T1 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” adı altında bir standart olarak düzenlenmiştir. Söz
konusu standartın belirlenmesinde referans model olarak önerilen model üç ana bölüm halinde tasarlanmıştır. Bu bölümler de kendi içinde alt bölümlere ayrılmış ve sistem gereksinimleri sıralanmıştır. 

Sistem Kriterleri
EBYS standartının belirlenmesinde önerilen
referans modelin ana bölümlerinden ilki sistem
kriterlerini içermektedir. Bu bölüm elektronik belge yönetimi sisteminin tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için ihtiyaç duyulan
gereksinimlerin ele alındığı bölümdür. Bu bölümde yer alan kriterler elektronik belge yönetiminin
asgari gereksinimlerini tanımlar. Şekil 7.1’den de
izlenebileceği gibi sistem kriterleri bölümünün;
dosya tasnif planları, saklama planları, elektronik
belgelerin kayıt işlemleri, EBYS kullanım özellikleri, erişim kontrolü ve güvenlik, sistem tasarımı ve
yönetimi biçiminde alt bölümleri bulunmaktadır.
Dosya Tasnif Planları
Dosya tasnif planı, belgeleri belirli kategorilere
ayırıp buna göre etiketlemek için kullanılır.