BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

23 Ocak 2004’te yayınlanan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 23 Temmuz 2004’te yürürlüğe konulmuştur.

Doküman, resmi belge niteliği taşımayan bununla birlikte kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde bilgi amaçlı kullanılabilen kayıtlı bilgi kaynakları olarak tanımlanabilir.

Elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak  dört başlık altında toplanmaktadır.

Uygunluk, elektronik belgelerde aranan özelliklerin genel olarak  altında toplandığı başlıklardan biri değildir.

Elektronik belgelerin yaşam evreleri iki farklı bakış açısıyla değerlendirilmektedir. Bunlardan biri yaşam döngüsü modeli diğeri ise süreklilik modelidir.

Tutarlılık, elektronik belge yönetim sisteminin temel amacını sağlamaya yönelik alt amaçlardan biri değildir.

Belge düzenleme aşaması, elektronik belge yönetim sisteminde uygulanacak aşamalardan biri değildir.

"Aynı belgeye aynı anda yalnıza bir noktadan erişim sağlanabilir" belge yönetimi konusunda EBYS’nin kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlardan biri değildir.

Tasnif kriteri, belge saklama kriterleri arasında değildir.

"Teknik özellikleri ne olursa olsun her tür elektronik belgeyi sisteme alma ve yönetebilme" EBYS, elektronik belgelerin sisteme kayıt işlemleri özelliklerinden biridir.

Belge: Herhangi bir bireysel ya da kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi amacıya alınan ya da ilgili fonksiyonun sonucunda üretilen, biçim, içerik ve ilişki özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için kanıt durumunda olan kayıtlı bilgidir.

Kullanıcı sistem içinde kendi birimi ile ilgili elektronik belgelerin yer almasını ve kullanımını sağlamak üzere yetkilendirilmiş kişidir. Misafir kullanıcı ise kendi birimi dışındaki birimlere ait elektronik belgeleri görme yetkisine sahip olan kullanıcıdır.Üretici ise elektronik belgelerin üretiminden ve dolayısıyla içeriğinden sorumlu kişi ve kurumlardır.Arşivci EBYS ile elektronik olmayan belgelerin entegrasyonu ve yönetiminden sorumludur. Sistem yöneticisi ise EBYS üzerindeki en yetkili kullanıcıdır.

Elektronik belgelerde bulunması gereken özelliklerin belirlenmesinde kullanılan kaynaklar; ulusal arşivler tarafından hazırlanan elektronik belge yönetimi rehberleri, hukuksal düzenlemeler ve standartlar biçiminde sıralanabilir. Bu kaynaklara göre elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak aşağıda sıralanan dört başlık altında toplanmaktadır :
• Özgünlük
• Güvenilirlik
• Bütünlük
• Kullanılabilirlik

Güvenilir belge, yapılan faaliyeti bir bütün ve gerçek olarak yansıttığından emin olunan belgedir.

Tamlık: Herhangi bir elektronik belgenin tam olması sahip olduğu üstveri, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verileri ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi anlamına gelmektedir. Dolayısıyla üstveri ve bilgi kaynakları yardımıyla belgenin kim ya da hangi kurum tarafından, ne zaman ve hangi amaçla üretildiği, nerelere iletildiği, onay bilgilerinin kim tarafından verildiği belirlenebilecektir. Bu nedenle EBYS’nin ikinci amacı, belgenin tam olmasını sağlayacak ilke ve tekniklerin uygulanmasıdır.

Yönetsel unsurlar sistemi oluşturan kuramsal düzenlemeler ve prosedürlerdir. Sistemin işletimi sırasında yararlanılacak yönetim ilkeleri, sistemin kullanım koşulları, uygulanacak denetim ölçütleri ve sistem üzerinde tanımlanacak yetki ve sorumlulukların belirlenmesi kuramsal düzenlemeleri oluşturur.Teknik unsurlar ise  donanım, yazılım, ağ bağlantısı ve depolama aygıtları biçimindedir.

Değerlendirme faaliyeti; belgelerin kurumsal ve arşivsel değerinin ve buna bağlı olarak saklama sürelerinin belirlenmesini ifade eder. Söz konusu faaliyet, kurumda hangi işlemler için ne tür bilgi kaynaklarına ihtiyaç duyulduğunu ortaya koyar ve bu bilgi kaynaklarının nasıl düzenleneceği ve ne tür işlemlerden geçeceği konularında rehberlik hizmeti sunar. Belgeler, kurumsal ilişkilere ve kurum içinde sahip oldukları işlevlere göre değerlendirildiklerinden bu faaliyet, işlevsel değerlendirme olarak da ifade edilir. İşlevsel değerlendirme, kurumsal açıdan ne tür belgelerin üretildiğini ve bunların kurum için ne kadar değerli olduğunu belirlemektir.

Saklama planları belge yönetiminin en önemli unsurlarından biridir. Saklama planı ile EBYS içinde yer alan bir belgenin sistemde kalacağı süre ve bu süre sonunda belgenin nasıl bir işleme tabi tutulacağı belirlenir.

Fiziksel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgeyi oluşturan tüm bileşenlerin bir bütün olarak bir arada korunmasını ve kullanımını sağlamalıdır. Ayrıca belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasına veya kaybolmasına neden olabilecek sistem hatalarına karşı gerekli önlemi almalıdır.

Üstveri elemanlarının içerdiği bilgiler, EBYS’nin fonksiyonlarını şekillendirmelidir. Örneğin sistemdeki bir belge güvenlik seviyesi içeriyorsa, EBYS bu belgeye kimlerin erişim hakkı olduğunu belirleyebilmeli ve yalnızca yetkili kullanıcılara erişim hakkı vermelidir. Bu kural tüm üstveri elemanları için geçerlidir.