BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

Elektronik belge yönetim sisteminin temel amacını sağlamaya yönelik alt amaçlar dört başlık altında ele alınabilir: Güvenilirlik, Tamlık, Erişilebilirlik, Dayanıklılık' dır. Doğru cevap B şıkkıdır.

Erişim Kontrolü ve Güvenlik, EBYS standartının belirlenmesinde önerilen referans modelin ana bölümlerinden sistem kriterlerinden biridir. Doğru cevap A şıkkıdır. 

Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan kimlik doğrulama amaçlı kullanılan veri e imza olarak adlandırılır.Bu kanun kapsamında “Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılırlar” ibaresi, elektronik bilgi ve belge uygulamalarına hukuki boyut kazandırmıştır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Belgeler dokümanlara göre daha kurumsal bir yapıyı ifade eder. Verilen seçeneklere baktığımızda B şıkkında belgelerin düzenleme faaliyetleri kurumsal dosya tasnif planları içerisindedir demektedir. Bu ifade belgeyi dokümandan ayıran bir özelliktir. Diğer seçeneklerde verilenler doküman kavramına ait bilgilerdir. Doğru cevap B seçeneğidir.

1.tanım elektronik mühür

2.tanım fon

3.tanım Klasör

4.tanım Sistem yöneticisi kavramlarına aittir. Dolayısıyla doğru cevap E seçeneğidir.

Elektronik belgeler üzerinde anahtar kelimeler,tam metin,hedefe odaklanma seçenekleri bu belgelerin kullanılabilir olmasıyla alakalıdır. Belgelerin kullanılabilir olması aynı zamanda pek çok kişinin aynı anda erişimi gibi kolaylıklar da sağlar. Doğru cevap C seçeneğidir.

İlk evrede belgeler yasal bir dayanağa ve belirli standartlara uygun bir biçimde üretilir. İkinci evre, belgelerin kurum içinde ya da kurum dışında kullanıldığı döneme karşılık gelir. Bu dönem boyunca belgeler, kurumlarda aktif ya da güncel dosyalar içinde saklanır. İlk iki evrenin sonunda belgeler gözden geçirilir ve belgenin değerinin ne olduğuna karar verilir. Kurumsal bir değeri kalmadığına karar verilen ve başka bir nedenle de saklanması gerekmeyen belgeler imha edilir. Kurumsal değerini yitirmiş fakat farklı nedenlere bağlı olarak saklanması gereken belgeler için ise yarı aktif evre olarak ifade edilen üçüncü evre başlar. Bu evrede belgeler genel olarak çalışma yerlerinin dışında uygun bir yerde saklanır. Üçüncü evrenin sonunda yeniden bir değerlendirme yapılarak, belgenin imha edilmesine ya da dördüncü evreye aktarılmayı gerektirecek herhangi bir değerinin olup olmadığına karar verilir. Üçüncü evre sonunda belgeler üzerinde yapılan değerlendirme arşive aktarılma öncesindeki son değerlendirmedir. Belirli bir değere sahip olduğu için imha edilmeyen
belgeler yaşam döngülerinin son evresi olan arşivlerde depolanma aşamasına geçerler. Bu evreye aktif olmayan evre de denilmektedir.Doğru cevap B seçeneğidir.

Aktif dönemde belge yönetimi sorumluluğu daha yoğun biçimde belge üreticileri ve belge yöneticilerindedir. Yarı aktif dönemde belge sorumluluğu belge yöneticilerine aittir. Belgelerin depolandığı aktif olmayan dönemde ise belgelerin
depolanması, tanımlanması, devredilmesi ve erişiminin sağlanması sorumlulukları arşivdedir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Süreklilik modelinde belgelerin güncel olan ve olmayan ayrımının kaldırılmasının en önemli amacı belgeleri değişimin etkisine karşı korumak belgelerin güvenilirliğini özgünlüğünü ve erişilebilirliğini arttırmaktır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Belgelerin hangi kurumlarda ne tür ihtiyaçlar için kullanılacağı,nasıl düzenleneceği ve ne tür işlemlerden geçeceği EBYS'nin belge değerlendirme aşamasında gerçekleştirilir. Belge yönetimi diye bir aşama bulunmamaktadır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Elektronik belge sisteminin dezavantajı D seçeneğinde verilen ağ bağlantısına gereksinim duyması olmaktadır. Çünkü her zaman bir ağa  bağlanma mecburiyeti ve bağımlılığı yaratır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Saklama planları,sistem kriterlerinin içerisinde yer alır. Diğer seçenekler belge kriterleri içerisindedir. Doğru cevap E seçeneğidir.