BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

23 Ocak 2004’te yayınlanan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 23 Temmuz
2004’te yürürlüğe konulmuştur. Doğru cevap B'dir.

Doküman: Belgeye göre daha geniş kapsamlı bir kavramdır. Buna göre doküman, resmi belge
niteliği taşımayan bununla birlikte kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde bilgi amaçlı kullanılabilen kayıtlı bilgi kaynakları olarak tanımlanabilir. Doğru cevap B'dir.

Belgenin özellikleri:

* İçeriğinin değiştirilmesine izin verilmez. 

* Belgeler ancak kurumsal saklama planları
çerçevesinde imha edilebilir ve imha işlemi kayıt
altına alınır. 

* Düzenleme ve tanımlama faaliyetleri kurumsal
dosya tasnif planları çerçevesinde yapılır. ,

* Kurumsal ve bireysel faaliyetlerin kanıtı olduğu için
içerik ilişki ve format bilgisi korunmalıdır.

* Yetkili imza ve/veya kurumsal onay bilgisi belgeye
fiziksel ya da mantıksal olarak iliştirilmelidir. 

Doğru cevap A'dır.

EBYS içinde, elektronik belgeler ve bu belgeleri üreten birimler ve kurumlar hiyerarşik bir yapıda temsil edilmelidir. EBYS içinde oluşturulacak belge hiyerarşisi içinde yer alan ögelere ilişkin açıklamalar aşağıda verilmiştir. Bu açıklamaların hiyerarşik yapıdaki konumları ifade ettiğine dikkat
edilmelidir.
Fon: Elektronik belgeyi üreten kuruma ait seviye. Doğru cevap C'dir.

Elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak aşağıda sıralanan dört başlık altında toplanmaktadır:
• Özgünlük
• Güvenilirlik
• Bütünlük
• Kullanılabilirlik

Doğru cevap D'dir.

EBYS dezavantajları:

* Elektronik belgelere erişim ve üzerinde işlem yapmak için bilgisayar, ağ bağlantısı vb. teknolojik araçlara olan bağımlılık söz konusudur.
• EBYS’nin kurulumu için gerekli olan donanım ve yazılım için gerekli olan maliyet önemli bir parasal kaynak gerektirebilir.
• Elektronik ortama kaydedilen veriler kolay biçimde değiştirilebilir ya da imha edilebilir. Bu nedenle kağıt belgelere oranla elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak güçtür.
• Kullanılan depolama aygıtlarında herhangi bir arızanın olması durumunda verilerin kaybolması riski vardır.

Doğru cevap A'dır.

Elektronik belgelerin kullanım özelliklerine ilişkin kriterler de aşağıda verilen biçiminde özetlenebilir:
• EBYS, kullanıcılara bünyesindeki elemanlar üzerinde arama, görüntüleme, yazdırma ve raporlama gibi kullanım fonksiyonlarını sağlamalıdır. Sıralanan fonksiyonlar EBYS kullanıcısına bir grafik arayüz ile sunulmalıdır. Bu arayüz kullanımı ile belge seri ve klasörler listelenerek aranabileceği gibi belgeye ait üstveriler ya da belge içeriğinde yer alan anahtar kelime ile arama yapılarak da
bulunabilir. Arama sonucunda listelenecekb elgeler aramayı gerçekleştiren kullanıcının erişim hakkının olduğu belgeler olmalıdır.
• EBYS, arama sonucunda listelenen klasör ve belge içeriklerine doğrudan erişim sağlayabilmelidir. Kullanıcılar aradıkları belgeleri
görüntülemek için ikinci bir işlem yapmaya
gerek duymamalıdır. EBYS, birden fazla parçası olan bir belgeyi tek parça halinde bütün olarak görüntüleyebilmelidir. EBYS farklı
kullanıcıların aynı belgeyi aynı anda görüntüleyebilmesine imkan vermelidir. Sistem istenen belgeye ait üstverileri de belgenin kendisi ile birlikte görüntüleyebilmelidir.
• EBYS içinde yer alan belgeler orijinal belge özellikleri korunarak yazdırılabilmeli yazdırma için ayrıca bir işleme gerek kalmamalıdır.
• EBYS, sistem yöneticisine ve yetkili kullanıcılara sistem yönetimi, kullanıcı aktiviteleri ve istatistik raporları sunabilmelidir. Sistem ayrıca, dosya tasnif planı elemanlarının tamamını ya da bir bölümünü liste halinde raporlayabilmelidir.

Doğru cevap E'dir.

EBYS’nin
donanım unsuru, sunucular, terminaller, tarayıcılar,sayısal kayıt araçları gibi bilgisayar teknolojisi üzerinde işletilen çeşitli cihazlardan oluşmaktadır. Doğru cevap D'dir.

Yönetsel unsurlar sistemi oluşturan kuramsal
düzenlemeler ve prosedürlerdir. Doğru cevap E'dir.

Tamlık: Herhangi bir elektronik belgenin tam
olması sahip olduğu üstveri, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verileri ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi anlamına
gelmektedir.Doğru cevap C'dir.

Belge

Kayıt

Düzenleme ve tanımlama faaliyetleri kurumsal dosya tasnif planları çerçevesinde yapılır.

Elektronik imza

Elektronik belgeyi üreten kuruma ait seviye

Gizlilik

II ve III

Özgünlük

Sonuç Aşaması

Tümleşik Belgeler