BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

Etkili bir form kullanımı sadece gerekli ve etkenlik sağlayan formların onaylanmasını ve kullanılmasını gerektirir. Bir form, sadece şu koşullarda kullanılmalıdır:

İdari sistemlerde kullanılmak üzere sipariş, talep, emir, talimat vb. gibi toplanması gereken bilgiler olduğunda.

Aynı tip verinin tekrar tekrar kaydedilmesi gerektiğinde. Formun her kopyası üzerine sürekli bilgi önceden basılarak, veri süreçle- me zamanından tasarruf sağlanır.

Formun her kopyası üzerinde aynı yerde kaydedilmiş bilginin tümüne sahip olmak gerektiğinde. Bu düzenleme tüm kopyalar üzerinde aynı tip bilgi sağladığı gibi, kaydın tamamı üzerinde kontrol olanağı da sağlar.

İşin sorumluluğunun üstlenildiğini gösteren alan (imza yeri) bulundurmak suretiyle, yapılan işin sorumlusunun saptanması istendiğinde.

Üzerine form basılacak kağıdın seçiminde şu faktörlerin dikkate alınması gerekir:

Form kağıdı dayanıklı olmalıdır. Formlar elden ele dolaşması sırasında yıpranmamalı, yırtılmamalı ayrıca dosyalama süreleri uzun olmalıdır.

Kağıt kalınlığına dikkat edilmelidir. Bu faktör genellikle çoklu kopyalı formlar için önemlidir. Çünkü çok kopyalı formlarda, yazılan yazıların her kopyaya çıkabilmesi için kağıdın ince olması sağlanırsa etkinliği artar. Bu tür formlarda ilk sayfa dışında genellikle çok ince ve yarı saydam olan pelür kağıtları tercih edilir.

Kağıdın kalitesi kullanım yerine göre belirlenmelidir. Örneğin, bir fatura formu göreceli olarak daha ucuz olan sülfit kağıda basılabilir. Fakat işletmenin imajını sergileyen antetli yazı kağıtları, mektup kağıtları, müşteri bilgi formları, anket formları vb. ile onlara uyan zarfların daha pahalı ve daha kaliteli olan pamuk kağıda basılması uygun olur.

Formun basılacağı kağıt mürekkebi emmeli, fakat dağılma ya da akma yapmamalı ve silinmemelidir.

Soruların hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken unsurlar vardır. Bu liste sıkça karşılaşılan olası sorunları içermektedir:

Belirsizlik, karışıklık ve anlaşılmazlıktan kaçınılmalıdır.

Basit, açık, kısa ve doğrudan ifadeler içermelidir.

Yanıtlayanın düzeyine uygun bir dil içermelidir.

Sorular konuya özgü olmalıdır, gereksiz soru/maddeler elenmelidir.

Maddeler/sorular birbirinden ayırt edilir bir şekilde ve okunaklı yazılmalıdır.

Duygusal dil ve prestij yanlılığından kaçınılmalıdır.

Eğer çok gerek yoksa varsayımsal sorulardan kaçınılmalıdır.

Çift-anlamlı sorulardan kaçınılmalıdır.

Yönlendirici sorulardan kaçınılmalıdır.

Katılımcıların yeteneklerini aşan sorulardan kaçınılmalıdır.

Uzak gelecekle ilgili niyetleri sormaktan kaçınılmalıdır.

Çift negatif sorulardan kaçınılmalıdır.

Çift bilgi yoklayan sorulardan kaçınılmalıdır.

Katılımcıların duyarlı olabileceği konularda özenli bir şekilde soru sorulmalıdır.

Çakışan ve dengesiz cevap kategorileri olan sorulardan kaçınılmalıdır.

Zaman ve yere göre değişen tepkilerde her bağlam için ayrı soru sorulmalıdır.

Araştırmanın amacına katkı sağlamayan so- rular elenmelidir.

Kapalı uçlu sorular katılımcının önceden belirlenmiş yanıtlardan, ölçeklerden veya sıralamalardan birini seçtiği sorulardır. Kapalı uçlu soruları yanıtlamak daha kolaydır. Yorumlaması ve tablo- laştırması daha kolay sorulardır.

Kapalı uçlu soruların türleri şöyle özetlenmektedir:

Çoktan seçmeli sorular: Cevaplayanlara bir listeden, belirlenen kategorilerden ya da şıklardan kendilerine uygun olanlarını seçmelerini söyleyen soru biçimidir.

Sıralama soruları: Şıkların katılımcılar için ifade ettikleri önem derecesine göre sıralanmasını öngören soru biçimidir.

Ölçek soruları: Herhangi bir ölçüm için belirlenen orana ölçek denir. Likert ölçeği en popülerlerinden biridir. Likert ölçeği, bir uçtan diğerine (örneğin “kesinlikle katılıyorum” dan “kesinlikle katılmıyorum” a kadar) değişen yanıt seçeneklerini kullanarak tutum ve davranışları ölçer.

Çevrimiçi anketler e-posta üzerinden yapılabilir ya da internet ortamında çeşitli şekillerde paylaşılabilir. E-posta üzerinden yapılan anketler, hızlı ve düşük maliyetli olmaları yanında çeşitli avantajlar sağlamaktadır:

√  Katılımcıların internete bağlanabildiği her an ankete katılabilmesi

√  İnsanların genelde günde bir e-postalarını kontrol etmeleri ile anketi gözden kaçırmanın zor olması

√  Anket formunu ulaştırmanın kolaylığı

√  Sanal ortamın katılımcılara verdiği rahatlık

√  Diğer iletişim araçlarına göre zaman sınırlamasının olmaması

√  Anketler kaydedildiği için ankete katılımın kolay belirlenmesi

HTML İle Hazırlanan Bir Elektronik Formun Unsurlarından Radio düğmesi: Bu düğme seçmeli sınavlarda kullanılan bir ya da birden çok öğenin seçilebilmesi için kullanılan, bilginin seçimini gösteren bir düğmedir.

Üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre formlar; optik işaret tanıma, manyetik mürekkep karakter tanıma ve optik karakter tanıma sistemlerine göre hazırlanmış formlar şeklinde gruplandırılabilir. 

Optik işaret tanıma (Optical Mark Re- cognition- OMR), bir sayfa üzerinde belirli alanlarda yer alan çeşitli şekillerdeki veriyi yakalamak için kullanılan bir tekniktir.

Kutu formlarda istenen veri önceden tasarlanan kutular içine yazılır. Bu yöntem formu doldurma zamanından tasarruf sağladığı, daha az yer kapladığı ve okunmayı kolaylaştırdığı için çok etkindir ve mümkün olan her yerde kullanılması önerilir. Kutular içine, her madde için bir başvuru numarası konur. Böylece veriye ulaşılması ve bir başka yere aktarılması kolaylaşır. Verinin kağıdın boyuna doldurulması gerektiği durumlarda, dikey sütunlar yerine genellikle açık kutu stili uygulanır. Kutu formların bir başka uygulamasında da, kutular içlerine sadece tek bir karakter girecek şekilde tasarlanır. Bu tür formlara verinin genellikle kurşun kalemle, büyük harflerle girilmesi istenir. Bunun nedeni düz yazıda küçük harflerin okunaklı yazılmamasıdır. Bu tür formlar düzenli, doğru ve okunaklı bir el yazısıyla yazılan veriyi elde etmek amacıyla yaygın olarak kullanılmaktadır. Doğru cevap "B" seçeneğidir.

Tasarımlarına göre formlar çizgi form, kutu form, yazışma formu ve karma form şeklinde olabilirler.

Formlar, belgeleme işini basitleştirir ve standardize eder; zaman, emek ve para tasarrufu sağlar. Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur. Ayrıca planlanan ve uygulanan faaliyetlerin koordinasyonuna rehberlik eden formlar yönetim kararları için temel oluşturacak toplu bilgi sağlar. Bunlara ilave olarak üzerinde çok çeşitli bilgiyi toplayan formlar, rapor niteliğindedir.

Bahsedilen formdur. Doğru cevap B'dir.

Formlar, belgeleme işini basitleştirir ve standardize eder; zaman, emek ve para tasarrufu sağlar. Doğru cevap E'dir.

Bahsedilen, set halinde formlardır. Doğru cevap B'dir.

Tanımı verilen bu formlar, yazışma formlarıdır. Doğru cevap C'dir.

Bahsedilen teknik optik işaret tanımadır. Doğru cevap A'dır.

Tanımı verilen bu öğe radio düğmesidir. Doğru cevap B'dir.

Bordro, İşçi-işveren arasındaki mali ilişkiler için kullanılan bir formdur. Doğru cevap D'dir.

Verilen öncüllerin hepsi form kullanma koşullarındandır. Doğru cevap A'dır.

Formun amacı faaliyet etkililiğini artırmak ve maliyeti düşürmek için önemli unsurlardan biri değildir. Doğru cevap D'dir.

Bahsedilen bu araç ankettir. Doğru cevap C'dir.