BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

Çevremizde doğal olan ve insan yapısı olan birçok sistemin var olduğu görülmektedir. Sindirim sistemi, dolaşım sistemi, güneş sistemi gibi doğal sistemlerin yanı sıra sağlık sistemi, eğitim sistemi, hukuk sistemi, işletme sistemi gibi insan yapısı sistemler de bulunmaktadır. Doğru cevap A’dır.

Sistemler, belirli bir amacı yerine getirmek için faaliyet göstermektedir. Dolayısıyla akla gelebilecek tüm sistemlerin en az bir amacının bulunuyor olması gerekmektedir. Diğer bir deyişle, sistem için “amaç” olan unsur bir çıktı olacağından, amacın olmaması aslında çıktının olmamasını; bu durum da sistemin temel özelliklerinden birisi olan girdi-süreçleme-çıktı akışına sahip olmadığı anlamına gelmektedir. Doğru cevap B’dir.

Sistem olarak adlandırılan her yapının bir sınırı bulunmaktadır. Sistemin sınırını, sistemi oluşturan elemanların yetki ve sorumlulukları ile sistemde yapılan faaliyetlerin başlangıç ve bitiş noktaları oluşturmaktadır. Örneğin, solunum sisteminin başlangıç ve bitiş noktaları ile solunum sisteminde görev alan organların rolleri sistemin sınırlarını belirlemektedir. Doğru cevap D’dir.

Bu durum sistemler hiyerarşisi olarak adlandırılmaktadır. Doğru cevap D’dir.

Bütünleşik bilgi sisteminde veriler sisteme yalnız bir kez girilir. Doğru cevap A’dır.

“Temel Yönetim Bilgi Sistemleri Piramidi” şemasına göre bilgi teknolojileri alt yapısında; donanım, yazılım, veritabanı ve ağlar yer almaktadır. Doğru cevap C’dir.

Alt Yönetim Bilgi Sistemleri’nin ögeleri; İzleme, Karar alma, Organize ve Yürütme’dir. Kontrol seçeneği Orta Yönetim Bilgi Sistemleri’nin bir ögesidir. Doğru cevap C’dir.

Bir işletmenin insan kaynakları departmanının organizasyonu düşünüldüğünde insan kaynakları yöneticisine –ki burada kastedilen insan kaynaklarından sorumlu genel müdür yardımcısıdır- bağlı olarak çalışan yöneticilerin bulunduğu görülmektedir. Doğru cevap C’dir.

Doğru cevap İşçi sendikalarıyla görüşmelerin yapılmasıdır. Diğer şıklarda yer alan seçenekler İş Güvenliği ve İşçi Sağlığından Sorumlu Müdür’ün temel görevleri içinde yer almaktadır. Doğru cevap B’dir.

Bir işten çıkarma durumu söz konusu ise hem personele hem de birim yöneticisine işten çıkarma mektubu gönderilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır. Çalışanların üye oldukları sendikalara, sosyal güvenlik kurumuna, vergi daireleri gibi işletme dışı kurumlara da gerekli raporlar hazırlanıp sunulmaktadır. Doğru cevap B'dir.

İster insan yapısı olsun ister doğal olsun tüm sistemlerin sahip olduğu ortak özellikler bulunmaktadır. Diğer bir deyişle, bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bunlar;
• Girdi-Süreçleme-Çıktı akışına sahip olması,
• Geribildirim mekanizmasına sahip olması,
• Sınırlara sahip olması,
• Öğeleri arasında etkileşimin olması,
• Sistemin en az bir amacının olması.

Faaliyet sistemi, işletmelerin bir faaliyeti nasıl yürüttüklerini; diğer bir ifadeyle iş akışlarını tanımlamaktadır. Bu faaliyet müşteriden siparişin alınması gibi çok temel ve basit bir faaliyet olabileceği gibi bir otomobil fabrikasının üretim faaliyeti gibi karmaşık ve bir çok aşamadan geçilerek tamamlanan faaliyetler de olabilir.

Bir sistemin çıktısının başka bir sistemin veya başka sistemlerin girdisi olabileceğini ifade etmektedir. Bu durum sistemler hiyerarşisi olarak adlandırılmaktadır. Örneğin, sindirim sistemi ve dolaşım sistemi birbirinden ayrı sistemler olsa da sindirim sisteminin çıktılarından birisi olan besinlerin kana karışacak hale getirilmesi, dolaşım sisteminin girdilerinden birisini oluşturmaktadır. Benzer şekilde solunum sistemi ve dolaşım sistemi arasında da bir etkileşim bulunmaktadır.

Yönetim Bilgi Sistemi : Yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran, birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır.

Mevcut iş koşullarının iyileştirilmesi için yeni programların geliştirilmesi iş güvenliği ve işçi sağlığından sorumlu müdürün görevleri arasındadır.

İnsan kaynakları yönetimi süreci departman yöneticilerin ve/veya amirlerin çevrimiçi formaları sisteme girmesiyle başlamaktadır. Bu formlar genellikle personel seçimi, değerlemesi ve işten çıkarmaları kapsayan en genel insan kaynakları faaliyetleriyle ilgilidir.

İnsan kaynakları bilgi sistemi yalnızca kurum içine raporlama yapmamaktadır. Çalışanların üye oldukları sendikalara, sosyal güvenlik kurumuna, vergi daireleri gibi işletme dışı kurumlara da gerekli rapolar hazırlanıp sunulmaktadır.

Bordro sürecinin başlangıç noktasını, genel adıyla zaman kartları olarak bilinen veri giriş araçları oluşturmaktadır. Zaman kartları, personelin işe geliş gidiş saatlerini kaydetmeye yarayan en temel veridir. Kimi işletmelerde zaman kartı uygulaması işe giriş ve çıkışlarda personelin attığı imza ile uygulanmaktayken kimi işletmelerde personele verilmiş olan elektronik kimlik kartları yoluyla uygulanmaktadır.

İnsan kaynakları bilgi sisteminin önemli faaliyetlerinden birisi de çalışanların özlük haklarının düzenlemesi faaliyetidir.