BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

Bir yapının sistem olabilmesi için bir takım özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bu özellikler şunlardır.

Doğru cevap E'dir.

Sistem, bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, biraraya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünüdür. Doğru cevap D'dir.

İşletmelerin faaliyetlerini yürütmesi sırasında da faaliyetlerle ilgili veriler oluşmaktadır. Faaliyet sistemi, işletmelerin bir faaliyeti nasıl yürüttüklerini; diğer bir ifadeyle iş akışlarını tanımlamaktadır. Bu faaliyet müşteriden siparişin alınması gibi çok temel ve basit bir faaliyet olabileceği gibi bir otomobil fabrikasının üretim faailyeti gibi karmaşık ve bir çok aşamadan geçilerek tamamlanan faaliyetler de olabilir. Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında oluşan verileri de bilgiye dönüştüren sistem bilgi sistemi olarak adlandırılmaktadır. Doğru cevap B'dir.

Şekilden de izlenebileceği üzere işletmeler çevreden amaçları açısından uygun olan işgücü, hammadde, araç-gereç, bilgi gibi girdileri temin etmekte, süreçleme aşamasında bu girdiler sistematik bir biçimde işlenerek amaçlanan çıktılar elde edilmektedir. Hizmet 'çıktı'lardan biridir. Doğru cevap C'dir.

İşletme bilgi sistemleri birbirleriyle sürekli olarak etkileşim içindedir. Sistemler arası veri-bilgi akışının başlangıcını ilgili faaliyete ilişkin verinin sisteme dahil edilmesi oluşturmaktadır. Bütünleşik bilgi sisteminde faaliyete ilişkin veri oluştuğunda, sisteme veri giriş araçlarıyla dahil olmakta ve o verilerden hangi bilgilere ulaşılmak isteniyorsa ilgili bilgi sistemi veritabanından verileri çekip bilgiyi üretmektedir. Böylelikle faaliyete ilişkin verinin tekrar tekrar sisteme girilmesine gerek kalmamakta; verinin sisteme bir kez girmesi farklı biçimlerde işlenmesine olanak sağlamaktadır. Doğru cevap E'dir.

Faaliyetlerle ilgili edinilen bilgiler dar anlamda ilgili faaliyetlerin yürütülebilmesi için geniş anlamda da işletme faaliyetleri hakkında kararların alınabilmesi için son derece önem taşımaktadır. Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında oluşan verileri de bilgiye dönüştüren sistem bilgi sistemi olarak adlandırılmaktadır. Doğru cevap B'dir.

Yönetime gerekli olan işletme içi ve işletme dışı, finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri gerektiği yer ve zamanda doğru, güvenilir ve kullanılabilir şekilde sürekli sağlamak amacıyla kurulan ve çalıştıran, birbirine bağlı birçok alt bilgi sisteminden oluşan bir sistemler bütünüdür. Bilgi sistemleri yönetimin her bir basamağına, basamağın ihtiyacı doğrultusunda bilgi sunar. Doğru cevap D'dir.

İnsan kaynakları faaliyeti sırasında ortaya çıkan verilerin toplanması, kaydedilmesi ve saklanması; insan kaynakları faaliyetlerine ilişkin farklı belge ve dokümanların hazırlanması, insan kaynakları yöneticileri için yönetsel raporların hazırlanması ve devlet kurumlarına sunulacak belge, beyanname ve raporların hazırlanması genel hatlarıyla insan kaynakları bilgi sisteminin faaliyetleri kapsamında yer almaktadır. İnsan kaynakları bilgi sistemi personelin işe alınmasından, işten ayrılmasına veya emekli olmasına kadar geçen zaman içinde personelle ilgili ortaya çıkan tüm faailyetlerden sorumludur. Bunlara ek olarak, yeni personel bulunması, gelecek dönemlerin insan gücü planlamalarının yapılması da insan kaynakları bilgi sisteminin sorumlulukları kapsamındadır. Doğru cevap C'dir.

İnsan kaynakları yönetimi süreci departman yöneticilerin ve/veya amirlerin çevrimiçi formaları sisteme girmesiyle başlamaktadır. Bu formlar genellikle personel seçimi, değerlemesi ve işten çıkarmaları kapsayan en genel insan kaynakları faaliyetleriyle ilgilidir. Doğru cevap C'dir.

Geribildirim, kontrol standartları ile çıktılar arasındaki sapmalara ilişkin bilgileri sağlama ve bu bilgilere göre düzeltici, geliştirici veya devam ettirici amaçla sisteme tekrar girdi verme işlemidir.

Sistem; bir eylemi gerçekleştirmek, bir amaca varmak için bir takım işleri yapmak üzere birbirine bağımlı, bir araya getirilmiş öğeler ve bunlara ilişkin talimatnameler bütünü olarak ifade edilmektedir.

Sistem teorisi, birbirleriyle ilişkili olan sistemler arasında, tıpkı sistem içinde yer alan elemanlar arasındaki etkileşim gibi bir etkileşimin olduğunu belirtmektedir. Bu etkileşim, bir sistemin çıktısının başka bir sistemin veya başka sistemlerin girdisi olabileceğini ifade etmektedir. Bu durum sistemler hiyerarşisi olarak adlandırılmaktadır.

Bordro sürecinin başlangıç noktasını, genel adıyla zaman kartları olarak bilinen veri giriş araçları oluşturmaktadır. Zaman kartları, personelin işe geliş gidiş saatlerini kaydetmeye yarayan en temel veridir.

Bilgi, alıcısı için anlamlı olan ve alınacak kararlar için gerçek ya da beklenen değeri olan işlenmiş veri olarak tanımlanmaktadır.