BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI

İş ilanı: İş ilanları doldurulmak istenen bir pozisyonla ilgili bilgiyi hedef kitleye duyurma aracıdır. İş ilanları basılı, işitsel, görsel ya da sanal ortamlarda verilebilir. Bu nedenle iş ilanlarını yayınlamak için küçük el ilanları, broşürler, duvar panoları, yerel ya da ulusal gazeteler, mesleki dergiler, radyo, televizyon, internet gibi çeşitli araçlar kullanılabilir. İş ilanları pek çok şekilde ve boyutta olabilir. Bu nedenle çeşitli türde iş ilanından söz etmek mümkündür. Buna karşılık etkili bir iş ilanının nasıl tasarlanacağına ilişkin belli reçete sunmak zordur. Ancak iş için doğru adayları çekmeyi sağlama potansiyeli bulunan ilanların bazı ortak özellikleri bulunur. Bu özellikleri aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür: İlgi çekici başlık, kısa bir giriş, görev ve sorumluluklar, gerekleri tanımlama, teşvik edici unsurlar, işin konumu, şirket bilgisi, başvuruyu yönlendirme, adayları başvurmaya teşvik etme.

İstihdam edilen herkesin işletmenin amaçları doğrultusunda faaliyet göstermesi ve işletmenin başarısına katkıda bulunması istenir. Bu nedenle çalışanların performansları sürekli izlenir, değerlendirilir ve gerekli önlemler alınır. Bu süreç işverenler tarafından informal olarak sürekli bir biçimde yapılır. Ancak kurumsal yapılarda performans değerleme için formal, bilimsel ve sistematik bir performans değerleme sistemi kurulur. Bu sistem en başta dikkatle tasarlanır. Hangi personelin performansı değerlenecek, kimler değerleyecek, değerlemede hangi kriterler ve standartlar kullanılacak, değerleme ne zaman ve nasıl yapılacak, değerleme sonuçlarının olumlu ya da olumsuz olma durumunda neler yapılacak vb. pek çok ayrıntı planlanır ve sistem bu plana uygun biçimde yürütülür. Bu aşamada insan kaynakları bölümüne çok iş düşmektedir. İnsan kaynakları yöneticilerinin ve uzmanlarının sistemin planlanmasından uygulanmasına, yasal koruma sağlayacak şekilde kayıtların tutulmasından korunmasına ve değerleme sonucundaki eylemlere ilişkin pek çok görev ve sorumluluğu bulunmaktadır. Ön hazırlık, izleme, değerlendirme, sicil raporları, sınav değerleme sonuçları, müşteri raporları ve müşteri memnuniyeti ve hedeflere ulaşma düzeyi değerlendirme sürecinin aşamalarındandır.

Aylık Muhtasar Beyanname (çalışanların ücretlerinden kesilen gelir vergilerine ilişkin bilgiyi içerir ve vergi dairesine verilmek üzere hazırlanır).

Bordro İcmal Raporu (toplam personel maliyetini takip etmek amacıyla işverenin yaptığı toplam ödemeleri tek sayfa halinde topluca gösteren),

Kıdem, “bir görevde rütbece eskilik” ve “bir görevde geçirilen süre” şeklinde tanımlanabilir.

Re’sen emeklilik: İlgililerin isteklerine bakılmaksızın kurumlarınca yapılan zorunlu emeklilik işlemidir. 30 fiili hizmet yılını dolduran iştirakçiler kurumlarınca isteklerine bakılmaksızın, görülen ihtiyaç üzerine emekliye sevk edilebilir.

Formlar pek çok amaçla verinin toplanmasını, kaydedilmesini, gruplandırılmasını, yararlanılmasını, iletilmesini ya da yayınlanmasını sağlayan önemli araçlardır. Formlar kayıt işini basitleştirir ve standardize eder.

Resmi olmayan yazılar: Örgütün imajını oluşturan önemli unsurlardan biridir. Teşekkür, teselli, taziye, şikayet vb. mektupların her biri önemsiz gibi görünseler de, kişilerin işletmeye bakışlarını olumlu yönde etkileyerek ileriye yönelik iş potansiyeli yaratabilirler. Duyurular, ilanlar, memorandumlar, kısa notlar, davetiyeler ve tebrikler resmi olmayan yazılar arasında yer alır.

Kötü niyet tazminatı: İşverenler tarafından iş sözleşmesi bazen kötü niyetli bir şekilde feshedilmektedir. İş Kanunu’nun gerekçesinde kötü niyetli feshe, işçinin işvereni hakkında şikayette bulunması, işvereni aleyhine dava açması ya da işvereni aleyhine şahitlik yapması örnekleri verilmiştir. Örneğin, işçinin sendikaya üye olması ve işçinin bu nedenle uğradığı haksızlıktan dolayı, ilgili makama şikayette bulunması; sigortasız çalıştırılan işçinin işverenini Sigorta İl Müdürlüğü’ne şikayet etmesi; hafta tatillerinde zorla çalıştırılan işçinin işverenini Çalışma Bölge Müdürlüğü’ne şikayet etmesi; çevreye atık malzeme döken işverenini işçisinin Çevre Müdürlüğü’ne şikayet etmesi nedeniyle işten çıkarılması kötü niyetli fesih sayılır. Kötü niyet tazminatı sözleşme feshinin kötüye kullanıldığı durumlarda söz konusu olur (m. 17). Eğer işçi iş güvencesi kapsamı dışında ise hem ihbar tazminatını hem de ihbar tazminatının üç katı tutarında kötü niyet tazminatını talep edebilir. Çünkü kötü niyet tazminatı ihbar tazminatından ayrı bir tazminattır.

Bir işletmedeki insan kaynakları işlevi ayrı bir bölüm varsa, o bölüm; yoksa, her bölümün yöneticisi tarafından yerine getirilir. Bu durumda her komuta yöneticisinin aynı zamanda bir insan kaynakları yöneticisi olduğu kabul edilir. Personelin bulunması, işe alınması ve yerleştirilmesi, eğitilmesi, terfi ettirilmesi, performansının değerlendirilmesi, işten çıkarılması vb. faaliyetler komuta yöneticileri tarafından yapılır.

Çalışanların ücretlerinin, primlerinin, tazminatlarının vb. ödenmesine, özlük haklarının, sosyal güvenlik ve izin durumlarının izlenmesine vb. yönelik işler genellikle muhasebe bölümlerinde yürütülür.

Çoğu işletmede halen geleneksel insan kaynakları yönetimi ya da personel yönetimi geçerlidir. Geleneksel bakış açısıyla personel yöneticileri operasyonel ve idari görevleri yürütürler. Personel bölümleri de yeni personelin bulunması, iş analizlerinin yapılması, ücret, maaş ve ek olanakların idare edilmesi, personelin eğitilmesi, personel kayıtlarının tutulması, yasaların izlenmesi, iş sağlığına ve güvenliğine ilişkin uygulamaların yapılması, endüstriyel ilişkilerin sürdürülmesi gibi geleneksel rolleri yerine getirirler. Stratejik bir bakış açısıyla yönetilen insan kaynakları bölümlerinde de bu geleneksel roller önemini korumaya devam etmektedir.
Çünkü bunlar bir anlamda her örgütte başarıyla yerine getirilmesi gereken temel görevler arasında yer alır.

Ticaretin en önemli araçlarından biri “bilgi”dir. Çünkü ticaret yaşamında isabetli kararlar verebilmek için bilgi sahibi olmak gerekir. Bilginin kullanılmasındaki diğer amaçlar arasında bilgilendirme, değerlendirme, ikna etme, problemleri tanıma ve
çözme, planlama, örgütleme ve kontrol etme sayılabilir.

Bilgiyi “bir deneyim sırasında bireyin ihtiyaç duyduğu uzmanlık ve yetenekler, teorik veya pratik açılardan kavradıkları” ya da “belirli bir alana veya topluma dair bilinenler, gerçekler ya da malumat” şeklinde tanımlamak uygun olacaktır.

Bilgi bazı özelliklere sahip olmalıdır. Bir başka ifadeyle, bilgi; ilgili ve istenen nitelikte, güncel ve gereken zamanda elde edilebilir,
eksiksiz ve tam, anlaşılır, güvenilir ve ekonomik olmalıdır.

Bir şirketin insan kaynakları sisteminin odağında belge ve belgeleme süreçleri yer alır. Çünkü insan kaynakları yönetimi işlevlerinin tümü yerine getirilirken sürdürülebilir, düzenli, hesap verebilir ve kanıtlanabilir bir hizmetin gereği olarak belgeler ve belgeleme süreçleri büyük önem taşır. Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır.

Sürekli ve süreksiz iş sözleşmesi: İşin niteliği bakımından en çok 30 iş günü süren işlerde süreksiz, daha uzun süren işlerde sürekli iş sözleşmesi yapılır.

Takım sözleşmesi: Birden çok işçinin meydana getirdiği takım ile yapılan sözleşmelere takım sözleşmesi denir ve mutlaka yazılı yapılmalıdır.

İş ilişkilerinde alt işveren ve yüklenici (müteahhit) ayırımı bulunmaktadır: “Ücret karşılığında bir işi yapmayı üstlenen kişi” yüklenici; “bir eser meydana getirmeyi başkasına devreden kimse” ise iş sahibidir. Günümüzde işverenler uzmanlık alanlarının dışında kalan işlerinin bir bölümünü başka işverenlere yaptırma yoluna gitmekte ve bu amaçla sözleşmeler yapmaktadır. Bu sözleşmelere uygulamada, “İşçilik Sözleşmesi”, “Sosyal ve İdari Hizmetler Sözleşmesi”, “Müteahhitlik Sözleşmesi”, “Hizmet Taahhüt Sözleşmesi”, “Taşeronluk Sözleşmesi” veya “Yüklenici Sözleşmesi” gibi adlar verilmektedir.