Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Herhangi bir bireysel ya da kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi amacıya alınan ya
da ilgili fonksiyonun sonucunda üretilen, biçim, içerik ve ilişki özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için kanıt durumunda olan kayıtlı bilgidir.

Belgeye göre daha geniş kapsamlı bir kavramdır. Buna göre doküman, resmi belge
niteliği taşımayan bununla birlikte kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde bilgi amaçlı kullanılabilen kayıtlı bilgi kaynakları olarak tanımlanabilir.

Kurumlarda aktif kullanım dönemini tamamlamış, ancak çeşitli nedenlerle saklanması gereken belgelerin belirli kurallara göre belirli bir düzen içinde muhafaza edildiği yerdir.

Belgenin üretim yeri, üretim tarihi, üreten kişi ya da kurum bilgisi ve onaylama bilgileri
gibi belge kimliğini, ayrıca belgelerin kurumsal faaliyetler içindeki yerini ve işlevini de ortaya koyan verilerden oluşan kayıtlardır. Söz konusu bu veriler elektronik belge yönetiminde üstveri kavramına karşılık gelir. Bu nedenle elektronik belgenin üstverisi aynı zamanda o belgenin bağlamıdır.

Bir belgenin özgünlüğü herhangi bir değişikliğe uğramadan muhafaza edilmesini ifade eder. Özgün belge; hangi amaçla üretildiği ya da ne anlama geldiği, kim tarafından, ne zaman üretildiği veya ne zaman gönderildiği ispatlanabilen belge olarak tanımlanır.

Özgünlük, Güvenilirlik, Bütünlük, Kullanılabilirlik

Belge bütünlüğü, belgenin içeriği, yapısı ve bağlamı biçiminde sıralanan temel ögelerinin eksiksiz, tam olmasını ve bu ögelerin belgenin tüm yaşam evreleri boyunca bozulmadan korunmasını ifade eder. Belge bütünlüğü anlamında; elektronik bir belgede
bulunması gereken önemli ögeler; gövde metni, belge üreticisine ilişkin niteleyici bilgiler, belge üstverisi, belgenin ekleri ve belgenin diğer belgelerle ya da kaynaklarla kurulan bağlantıları biçimindedir.

Kullanılabilirlik, kullanıcıların bütün unsurlarıyla özgün halinde korunmuş belgeye erişebilmesi ve belge üzerinde arama, görüntüleme, kopyalama, yazdırma, dönüştürme vb. işlemleri uygulayabilmesidir.

Fon

Klasör

Misafir kullanıcı

Elektronik belgelerin yaşam evreleri iki farklı bakış açısıyla değerlendirilmektedir. Bunlardan biri yaşam döngüsü modeli diğeri ise süreklilik modelidir.

Güvenilirlik, Tamlık, Erişilebilirlik, Dayanıklılık

EBYS’de bulunması gereken temel unsurlar yönetsel unsurlar ve teknik unsurlar olarak iki ana.başlıkta ele alınır.

Elektronik belge yönetim sisteminde uygulanacak aşamalar; başlangıç aşaması, belge değerlendirme aşaması, belge depolama aşaması ve belgeye erişim-kullanım aşaması biçimindedir.

Belgeye erişim-kullanım aşamasıdır.

Başlangıç aşaması

İmha

Basit Dökümanlar

Tümleşik dokümanlar