Ticari Bilgiler ve İnsan Kaynakları Yönetimi İçin Önemi

İnsan kaynakları yönetimi, bir kurum için çalışan insanları doğrudan etkileyen ya da onlardan etkilenen yönetim kararlarının ve uygulamalarının tümünü içerir.

Ticaret, genel anlamda mal ve hizmetlerin ticari amaçla değiş-tokuşudur. Bir başka şekilde ticaret; mal, hizmet ve para ile ifade edilebilen bütün değerlerin kâr amacıyla alımına-satımına yönelik işlerin tamamı olarak tanımlanabilir.

Ticaretin en önemli araçlarından biri “bilgi”dir. Çünkü ticaret yaşamında isabetli kararlar verebilmek için bilgi sahibi olmak gerekir.

Bilgi bazı özelliklere sahip olmalıdır. Bir başka ifadeyle, bilgi; ilgili ve istenen nitelikte, güncel ve gereken zamanda elde edilebilir, eksiksiz ve tam, anlaşılır, güvenilir ve ekonomik olmalıdır.

İnsan kaynakları yönetimi alanındaki değişmeler, bu alanda çalışan bireylerin yetkinliklerinin ve yeteneklerinin de değişmesine yol açmıştır. Özellikle 1990’lı yıllardan bu yana insan kaynakları yöneticilerinden ve uzmanlarından işletmenin rekabet avantajı yaratmasına ve sürdürmesine yardım ederek, onları istihdam eden organizasyonun stratejik yönlendirilmesine katkıda bulunmaları beklenmektedir. Bu geniş
kapsamlı rolü başarılı bir şekilde üstlenebilmeleri için insan kaynakları yöneticilerinin işletmecilik, insan kaynakları uygulamaları ve değişim süreci yönetimi konularında bilgi sahibi olmaları gerekir.

Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı,fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disk,disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır.

Bir şirketin insan kaynakları sisteminin odağında belge ve belgeleme süreçleri yer alır. Çünkü insan kaynakları yönetimi işlevlerinin tümü yerine getirilirken sürdürülebilir, düzenli, hesap verebilir ve kanıtlanabilir bir hizmetin gereği olarak belgeler ve belgeleme süreçleri büyük önem taşır.

Açık pozisyon bildiriminde işletmenin adı, iletişim kurulacak kişi adı, iletişim biçimi ve adresi (e- posta, telefon no vb.), sektör bilgisi (bankacılık ve finans, insan kaynakları, mühendislik, müşteri hizmetleri
vb.), pozisyonun unvanı (müşteri temsilcisi, insan kaynakları yöneticisi ya da uzmanı, ön büro muhasebecisi, AR-GE mühendisi vb.) ve işin tanımı yer alır.

Tipik bir iş tanımında işin kimliği, işin özeti ve yapılan iş (işin temel görev ve sorumlulukları) olmak üzere üç temel bölüm bulunmaktadır.

Bahsedilen işi yapacak kişide aranan özellikler belirtilmelidir. Bu bilgiler de iş analizi sonucunda elde edilen iş gereklerinden hareketle hazırlanır. Bu bölüme yazılacak bilgiler açık ve net olmalıdır. Aksi halde işe uygun olmayan adayların başvurmaları sonucunda önemli bir iş yükü ile karşı karşıya kalınabilir.

İlan edilen iş; İlgi çekici başlık,Kısa bir giriş, Görev ve sorumluluklar, Gerekleri tanımlama, Teşvik edici unsurlar, İşin konumu, Şirket bilgisi, Başvuruyu yönlendirme, Adayları başvurmaya teşvik etme gibi üst başlıklarını içeren özelliklere sahip olmalıdr.

İşe alma sürecinde iki yaklaşım izlenebilir. Birinci yaklaşımda işe başvuran adayların tümü bütün eleme süreçlerinden geçirilir. Bu yaklaşımda adayların bazı yönlerinin zayıf, bazı yönlerinin güçlü olabileceği varsayımından hareketle, zayıf olan yönü nedeniyle hemen elenmesi yerine güçlü yönünün değerlendirilerek zayıf yönlerini telafi edip edemeyeceğine karar verilmesi amaçlanır. Ancak başvuru sayısı çok olduğunda bu yaklaşımın maliyetinin yüksek olması nedeniyle pek tercih edilmez. İkinci yaklaşımda başvuran adaylar işe alma sürecinin her aşamasında elenirler. Sürecin sonuna doğru aday sayısı azalır ve son
karar çok az sayıda aday arasından seçim yapmayı gerektirir. Çoğu işe alma sürecinde bu yaklaşım izlenmektedir. Bu yaklaşımda başvuru yapan adaylar arasından bir ön eleme yapılır. Ön eleme, aday bizzat işletmeye geldiyse, yüz-yüze ve genellikle ayaküstü yapılan bir ön görüşme sonucunda gerçekleşir.

Bu aşamada adaylara ilişkin şu belgelerin elde edilmesi gerekir: (1) Telefonla ya da yazılı olarak istenen referanslar, (2) Yapılan tıbbi testler (akciğer fonksiyon, odyometri, göz, Hepatit B, uyuşturucu, tarama testlerinin sonucu vb.) ve istenen sağlık kayıtları (sağlık kurulu raporu vb.), (3) Diploma ve transkript, (4) Daha önceki istihdam durumu, (5) Sahip olunan lisanslar, (6) Askerlik durumu ve (7) Sabıka kaydı.

Sürekli ve süreksiz iş sözleşmesi, Belirli ve belirsiz süreli iş sözleşmesi, Tam süreli ve kısmi süreli iş sözleşmesi, Çağrı üzerine çalışmaya dayalı iş sözleşmesi, Deneme süreli ve deneme süresiz iş sözleşmesi, Takım sözleşmesi, İş sözleşmesi, Satış temsilcileriyle sözleşme, Sözleşmeye bağlanacak diğer hususlar.

Yeni personele ilişkin işlemler yeniden işe alma, yeni personeli işe başlatma, işe giriş bildirgesi ve personel el kitabı başlıkları altında aşağıda ele alınmıştır.

• Açık iş ve pozisyon bilgileri (işin unvanı, gerekleri, pozisyonu, ücret düzeyi vb.)
• İş gücü piyasasıyla ilgili bilgiler (işe yönelik iş
gücü arzı, piyasa ücret düzeyi vb.)
• Personel bulma projeksiyonları
• Geçici istihdam talepleri
• Personel transfer talepleri
• Görev dışı personel talepleri

• Personel esnek zaman programı, haftalık iş
programı, günlük zaman kaydı ve saatlik personelin haftalık zaman programı
• Departman fazla çalışma talebi, fazla çalışma
izni, fazla çalışma yetkisi, fazla çalışma raporu
ve departmanlar bazında fazla çalışma raporu
• Departman bordroları, harcama raporu ve
bordro değişikliği bildirimi
• Yıllık izin programı ve izin talepleri
• Personel sağlık kayıtları, kaza tespit tutanakları, kaza raporları, hastalık raporları, yaralanma raporları, sakatlık belgeleri ve doktor/
kurul raporları
• Devamsızlık kayıtları, ayrılma talepleri/ayrılmadan sonra geri dönme, askerlik görevi nedeniyle devamsızlık, geç kalma raporu, personel
devamsızlık raporu, genel olarak devamsızlık
raporu, departman bazında devamsızlık raporu ve personelin yıllık devam kayıtları
• İşten ayrılmalar ve nedenleri, işten çıkarmalar ve nedenleri, emeklilikler ve diğer nedenlerle işten ayrılmalar ve yıllar, aylar ve bölümler itibariyle personel devir oranları
• Personel önerileri ve öneri planları
• Personel şikayetleri
• İlaç ve yalan makinesi testlerine ilişkin raporlar
• Personel faaliyet raporları
• Personel ücret kayıtları
• İstihdam istatistikleri (istihdam edilenlerin
eğitim durumlarına, yaşlarına, cinsiyetlerine,
eğitim durumlarına, çalışma sürelerine, çalıştıkları bölümlere, işlere vb. ilişkin)

• Ad-soyad ve doğum tarihi
• TC kimlik, vergi numarası ve SSK sicil numarası ve İşe Giriş Bildirgesi
• Fotoğraf, nüfus cüzdanı (varsa eşinin ve çocuklarının da), evlilik cüzdanı fotokopileri ve
ikametgah belgesi
• Adli sicil kaydı
• Askerlik durumuna ilişkin belgeler (tecil ya
da tezkere)
• İşe alma sürecine ilişkin bilgiler (kullanılan
başvuru tekniği, görüşme tarihi, işe alma nedenleri vb.)

• İş deneyimine ilişkin bilgiler (iş bilgisi ve yeteneği, önceki iş deneyimleri vb.)
• Önceki iş yerinden (varsa) tavsiye mektubu
(bonservis)
• Eğitim bilgileri (eğitim aldığı kurumlar, diploma, sertifika, transkriptler vb.),
• Ücret bilgileri (mevcut ücretin tutarı, tipi,
özel kesintiler vb.
• Performans değerleme bilgileri (değerleme puanları, raporları, disiplin notları, ödüller vb.)
• Çalışma süresine ilişkin bilgiler (işe başlama
tarihi, işten ayrılma tarihi vb.)
• Çalışanların tutumlarına ilişkin bilgiler (işe
karşı tutumları, devamsızlıkları vb.)
• Sendika bilgileri (üyelik bilgileri vb.)
• İletişim bilgileri (ev adresi ve telefonu, cep telefonu, e-posta adresi, acil durumlarda iletişim kurulabilecek kişilerin iletişim bilgisi vb.)
• Sağlık ve kaza bilgileri (kan grubu, sağlık
muayene kayıtları, yaralanma nedenleri ve
kayıtları, kayıp iş zamanı vb.)
• Pozisyon ya da iş bilgileri (işin organizasyon
hiyerarşisindeki yeri, pozisyon kodu vb.)
• İşin çevresiyle ilgili bilgiler (benzer diğer işlerdeki ortalama ücret, çalışanların eğitim düzeyi, personel devir oranı, kaza sıklık oranı vb.)
• İş değiştirme talepleri (terfi, transfer vb.)
• İşten ayrılma bilgileri (işten ayrılma tarihi,
ayrılma nedenleri vb.)

Sicil raporu kamu personelinin performansının değerlendirilmesinde 657 sayılı Devlet Memurları Yasası’na ve Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği’ne göre düzenlenir.

Bireysel performans raporları, 

Grup performans gösterge raporu,

Aktivite performans gösterge raporu,

Eğitim ihtiyaç analizi raporları,

Denetim raporları,

Müşteri kriterleri raporu,

Değerlendirici hata raporları.

• Aylık Muhtasar Beyanname (çalışanların ücretlerinden kesilen gelir vergilerine ilişkin bilgiyi içerir
ve vergi dairesine verilmek üzere hazırlanır),
• Damga Vergisi Beyannamesi (çalışanların ücretlerinden kesilen damga vergilerine ilişkin bilgiyi
içerir ve vergi dairesine verilmek üzere hazırlanır),
• Aylık Prim ve Hizmet Belgesi veya e-Bildirge (SGK’ya çalışma gün sayısı, prim kesintileri vb. bilgileri iletmek üzere hazırlanır),

• Aylık Sigorta Primleri Bildirgesi (SGK’ya İşsizlik Sigortası Primleri-işçi ve işveren kesintileri-hakkında bilgi iletmek üzere hazırlanır).

Kıdem, “bir görevde rütbece eskilik” ve “bir görevde geçirilen süre” şeklinde tanımlanabilir. Tazminat “bir zarar karşılığı ödenen para”dır. Kıdem tazminatı ise “işinde belli bir süre çalıştıktan sonra ayrılan işçiye çalışmış olduğu süreye bağlı olarak işverence ödenen para” olarak tanımlanabilir.

a. İsteğe bağlı emeklilik

b. Re’sen emeklilik

c. Yaş haddinden emeklilik

d. Malulen emeklilik

• Kazaya uğrayan işçiye ilk yardımın yapılması ve en kısa zamanda bir sağlık kurumuna gönderilmesi
• Görgü şahitlerinin kazaya ilişkin ifadelerinin yer aldığı bir tutanak hazırlanması
• Kazanın meydana geldiği yer zabıtasına (Jandarma ya da Emniyet) yazı ile bildirilmesi
• İş Kazası Bildirim Formu hazırlanarak durumun Sosyal Güvenlik Kurumu’na bildirilmesi (en geç iki gün içinde)
• Kurum müfettişlerinin incelemesi için bilgi ve belgelerin hazırlanması (işçinin fiilen işe başlamasından önce kendisinden alınan veya
iş yeri doktoru tarafından düzenlenen doktor raporu, iş ağır ve tehlikeli işler grubunda yer alıyorsa, akciğer grafisi ve kan grubu tespit
edilmiş “Ağır ve Tehlikeli İşlerde Çalışabilir” raporu)

• İş kazasının adliyeye intikal etmiş olması durumunda istenen belgelerin hazırlanması ve bir dosya halinde Cumhuriyet Başsavcılığı’na
gönderilmesi

• İş mektupları

• Resmi yazışmalar

• Raporlar

• Resmi olmayan yazılar