BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI - Deneme Sınavı - 7

Tamlık: Herhangi bir elektronik belgenin tam olması sahip olduğu üstveri, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verileri ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi anlamına gelmektedir. Dolayısıyla üstveri ve bilgi kaynakları yardımıyla belgenin kim ya da hangi kurum tarafından, ne zaman ve hangi amaçla üretildiği, nerelere iletildiği, onay bilgilerinin kim tarafından verildiği belirlenebilecektir. Bu nedenle EBYS’nin ikinci amacı, belgenin tam olmasını sağlayacak ilke ve tekniklerin uygulanmasıdır.

Yönetsel unsurlar sistemi oluşturan kuramsal düzenlemeler ve prosedürlerdir. Sistemin işletimi sırasında yararlanılacak yönetim ilkeleri, sistemin kullanım koşulları, uygulanacak denetim ölçütleri ve sistem üzerinde tanımlanacak yetki ve sorumlulukların belirlenmesi kuramsal düzenlemeleri oluşturur.Teknik unsurlar ise  donanım, yazılım, ağ bağlantısı ve depolama aygıtları biçimindedir.

Değerlendirme faaliyeti; belgelerin kurumsal ve arşivsel değerinin ve buna bağlı olarak saklama sürelerinin belirlenmesini ifade eder. Söz konusu faaliyet, kurumda hangi işlemler için ne tür bilgi kaynaklarına ihtiyaç duyulduğunu ortaya koyar ve bu bilgi kaynaklarının nasıl düzenleneceği ve ne tür işlemlerden geçeceği konularında rehberlik hizmeti sunar. Belgeler, kurumsal ilişkilere ve kurum içinde sahip oldukları işlevlere göre değerlendirildiklerinden bu faaliyet, işlevsel değerlendirme olarak da ifade edilir. İşlevsel değerlendirme, kurumsal açıdan ne tür belgelerin üretildiğini ve bunların kurum için ne kadar değerli olduğunu belirlemektir.

Saklama planları belge yönetiminin en önemli unsurlarından biridir. Saklama planı ile EBYS içinde yer alan bir belgenin sistemde kalacağı süre ve bu süre sonunda belgenin nasıl bir işleme tabi tutulacağı belirlenir.

Fiziksel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgeyi oluşturan tüm bileşenlerin bir bütün olarak bir arada korunmasını ve kullanımını sağlamalıdır. Ayrıca belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasına veya kaybolmasına neden olabilecek sistem hatalarına karşı gerekli önlemi almalıdır.

Üstveri elemanlarının içerdiği bilgiler, EBYS’nin fonksiyonlarını şekillendirmelidir. Örneğin sistemdeki bir belge güvenlik seviyesi içeriyorsa, EBYS bu belgeye kimlerin erişim hakkı olduğunu belirleyebilmeli ve yalnızca yetkili kullanıcılara erişim hakkı vermelidir. Bu kural tüm üstveri elemanları için geçerlidir.

Web tabanlı teknolojilerin ortaya çıkması,

Bilginin çeşitli şekillerde kayıt altına alınmış hali,

Kullanıcı adı ve şifre girilen bir web arayüzü sayesinde belirli yetkiler dâhilinde çeşitli bilgiler görüntülenebilir ve raporlanabilir.

Bu sistemler, satın alma program modülleri içerebilirler.

I. Bir e-ticaret firmasının müşteri bilgileri ile ilgili kayıtlarının ele geçirilmesi
II. Bir sosyal medya uygulaması içerisindeki kişisel bilgilerin çalınması
III. Öğrenci bilgi sistemindeki notların yetkisiz kişilerce değiştirilmesi
IV. Şahıslara ait kredi kartı bilgilerinin yetkisiz kişilerin eline geçmesi
V. Bir gıda firması çalışanlarına ait kişisel bilgilerin yetkisiz kişilerin eline geçmesi

İnternet bankacılığı kullanımı sırasında hesap numaralarının gizliliğinin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi,

“Çok Gizli” gizlilik seviyesi, genel olarak sadece bilmesi gerekenlerin ulaşabilmesi istenen ve izinsiz açıklandığı takdirde devletin güvenliğine büyük zararlar verecek

belgeler için kullanılır.

Belge güvenliği, önemli belgelerin depolanması, yedeklenmesi ve bu belgelere yetkisiz kişilerin erişiminin engellenmesi.

Beyaz Şapkalı Bilgisayar Korsanları (White Hat Hacker),

Truva atı

Belgenin İçeriğinin değiştirilmesine izin verilmez.

Seri

Sistem yöneticisi

Kurum içinde üretilen ya da kurum dışından alınan elektronik belgelerin kayıt altına alınması, yönetilmesi ve erişilmesine yönelik temel unsurları sağlamak.

Elektronik belgelere ilişkin yasal düzenlemeleri bütün kurumsal iş süreçlerine

Uygulamak.

EBYS ilke ve uygulamalarının, tüm belgesel işlemler üzerinde kullanılmasını zorunlu tutmak.

Kurum dışında üretilen belgelere erişim sağlanabilmesi, bunların kayıt altına alınabilmesi ve kurumsal iletişimin güvenli bir biçimde sağlanabilmesi

için, EBYS’ni e-iş ve e-devlet sistemleri ile bütünleştirmek

E şıkkı değildir.