BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI - Deneme Sınavı - 5

Elektronik mühür: Elektronik belgenin yalnızca kastedilen alıcısı tarafından alınmasını veya okunmasını sağlamak üzere geliştirilmiş elektronik bir araçtır. Bu araç ile gönderilen elektronik belgelere ait gönderilme işlemi güvenilir üçüncü bir kurum tarafından onaylanır ve şifrelenir.

Belge: Tek bir işlemi gösteren ve bilgisayar literatüründe dosya olarak tanımlanan nesne.

Elektronik belgelerde bulunması gereken özelliklerin belirlenmesinde kullanılan kaynaklar; ulusal arşivler tarafından hazırlanan elektronik belge
yönetimi rehberleri, hukuksal düzenlemeler ve standartlar biçiminde sıralanabilir. Bu kaynaklara göre elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak aşağıda sıralanan dört başlık altında toplanmaktadır:
• Özgünlük
• Güvenilirlik
• Bütünlük
• Kullanılabilirlik

Belge yaşam sürecinin iki temel evrede ele alınması doğru bir yaklaşım olacaktır. Birinci evre; belge üretimi, kullanımı, dosyalaması, muhafazası ve güvenliği konularının ele alındığı aktif evredir. İkinci evre ise; belgelerin uygun güvenlik ortamı içinde uzun süre muhafaza edilmek üzere depolandığı pasif evredir.

Tamlık: Herhangi bir elektronik belgenin tam olması sahip olduğu üstveri, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verileri ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi anlamına gelmektedir.

Yönetsel unsurlar sistemi oluşturan kuramsal düzenlemeler ve prosedürlerdir. Sistemin işletimi sırasında yararlanılacak yönetim ilkeleri, sistemin kullanım koşulları, uygulanacak denetim ölçütleri ve sistem üzerinde tanımlanacak yetki ve sorumlulukların belirlenmesi kuramsal düzenlemeleri oluşturur.

Belge kriterleri bölümünün; belge özellikleri, doküman yönetimi, elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk ve dijital görüntüleme sistemleri biçiminde
sıralanan alt bölümleri bulunmaktadır.

Bilgi teknolojileri sistem kurumu

Öğrenci bilgi sistemindeki notların yetkili kişilerce saklanması

Bütünlük kavramı

Kurumların işten ayrılan personelleri için de bilgi güvenliği açısından yapılması  gerekenleri belirleme zorunluluğu yoktur.

Beyaz Şapkalı Bilgisayar Korsanları

Solucan

casus yazılım

Kimlik Yönetimi ve Doğrulama

Web tabanlı teknolojilerin

Basılı belge esaslı sistemler

Elektronik belgelerde bulunması gereken özelliklerin belirlenmesinde kullanılan kaynaklar; ulusal arşivler tarafından hazırlanan elektronik belge yönetimi rehberleri, hukuksal düzenlemeler ve standartlar biçiminde sıralanabilir.

Yaşam döngüsü modelinden farklı olarak süreklilik modelinde vurgulanan en önemli nokta, belge yöneticilerinin ve arşivcilerin, belge üretimi faaliyetine başlanmadan önce sistem tasarımında yer almalarıdır. Süreklilik modelinin yaşam döngüsü modelinden ayrıldığı ikinci nokta güncel olan ve güncel olmayan belge arasındaki geleneksel ayrımı ortadan kaldırmasıdır. Bu ayrımın ortadan kaldırılmasının asıl amacı, belgeleri değişimin etkisine karşı korumak ve belgelerin güvenilirliğini özgünlüğünü ve erişilebilirliğini arttırmaktır. Süreklilik ve yaşam döngüsü modelleri arasındaki son fark yaşam döngüsü modelinde belge yönetimi sorumluluklarında kesin bir ayrım söz konusu iken süreklilik modelinde evre farkı olmaksızın sorumluluk ve hesap verme olgularının birleştirilmiş olmasıdır.

Elektronik belge yönetim sisteminin temel amacını sağlamaya yönelik alt amaçlardır. Dört başlık altında ele alınabilir. Bunlar:
• Güvenilirlik
• Tamlık
• Erişilebilirlik
• Dayanıklılıktır.