BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI - Deneme Sınavı - 4

EBYS’ni oluşturma sürecinin en önemli adımlarından biri yazılım seçimidir. Belge yönetimi ilkelerine uygun bir yazılımda bulunması gereken tüm özellikler, sistem tasarımı aşamasında dikkate alınmalıdır. Sistem tasarımı aşamasında ayrıca yazılımı sağlayacak firmanın da doğru değerlendirilmesi gerekir.
Sistemde işlemlerin gerçekleştirilmesinde kullanılacak ağ bağlantısı ile ilişkili tüm konular yine sistem tasarımı evresinde dikkate alınması gereken önemli konular arasındadır.
EBYS’nin tasarımı ve kurulumu aşamasında değerlendirilmesi gereken bir diğer önemli unsur da depolama aygıtıdır. Depolama aygıtlarının türü, işlevsel özellikleri, boyutu, depolama kapasitesi, tahmini ömür uzunluğu gibi ölçütler değerlendirilmesi gereken konular arasındadır.

Elektronik belgelerin kanıt olarak kullanılabilmesi için belgeye ait içerik, bağlam ve yapısal bilgilerin de kayıt altına alınması ve korunması zorunludur. Bu nedenle elektronik belgelerde yalnızca belge kayıt ortamının muhafaza altına alınması yeterli değildir. İçerik, bağlam ve yapısal verilerin muhafaza edilmesinin yanı sıra belgenin kayıtlı olduğu depolama ortamının da fiziksel olarak muhafaza edilmesi gerekmektedir.

EBYS, sistem bütünlüğü ve güvenilirlik özelliğine sahip olmalıdır. Bu anlamda dikkat edilmesi gereken kriterler vardır. Bunlardan biri olan sistemin performans ölçütleri aşağıdaki gibidir;
• Uzaktan erişim noktalarının sayısı
• Veri tabanı büyüklüğü
• Toplam kullanıcı sayısı
• Toplam kayıt sayısı
• Sistemin yeniden kurulma ve yedek dosyaların aktif hale getirilme zamanı
• Sistemde büyük değişikliklerin gerçekleştirilme zamanı biçiminde sıralanabilir.

Entelektüel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgenin entelektüel bütünlüğü ile ilgili olarak;
• Belge vasfı kazanmış elektronik dokümanların içeriğine herhangi bir müdahalenin yapılmasını engellemelidir.
• Elektronik belgelerin herhangi bir sistem (yazılım, donanım vb.) bağımlılığına gerek olmadan mevcut teknolojilerle, erişilebilir, okunabilir ve yorumlanabilir olmasını sağlamalıdır. Tanımsal bütünlük: EBYS, elektronik belgelerin üretim, iletim, alınma ve kullanımı ile ilgili tanımlama ögelerini (üstveri) bir bütün içerisinde korumalıdır.
Fiziksel bütünlük: EBYS, elektronik bir belgeyi oluşturan tüm bileşenlerin bir bütün olarak bir arada korunmasını ve kullanımını sağlamalıdır. Ayrıca belgenin bir bölümünün ya da tamamının bozulmasına veya kaybolmasına neden olabilecek sistem hatalarına karşı gerekli önlemi almalıdır.

EBYS - Sistem Kriterleri:
- Dosya Tasnif Planları
- Saklama Planları
- Elektronik Belgelerin Kayıt İşlemleri
- EBYS Kullanım Özellikleri
- Erişim Kontrolü ve Güvenlik
- Sistem Tasarımı ve Yönetimidir.

EBYS Belge Kriterleri:
- Belge Özellikleri
- Döküman Yönetimi
- Elektronik Olmayan Sistemlerle Uyumluluk
- Dijital Görüntüleme Sistemleridir.

Denetim açısından EBYS otomatik olarak bir günlük tutabilmelidir. Bu günlük sistemdeki kullanıcı aktivitelerinin kayıt altına alınmasını sağlamalıdır. 
Günlük dosyasında yer alan bilgiler sistem yöneticisi dahil hiç kimse tarafından değiştirilemeyecek veya silinemeyecek şekilde korunmalıdır.
Günlükte asgari olarak şu bilgiler tutulmalıdır:
• Gerçekleştirilen aktivitenin ne olduğu(kayıt ekleme, değiştirme, arama vb.)
• İşlemin hangi EBYS kullanıcı rolü üzerinden gerçekleştirildiği
• İşlemin kim tarafından gerçekleştirildiği
• İşlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat.

Form
Üzerine veri girişi yapılması amacıyla çeşitli ortamlarda, çeşitli biçimlerde hazırlanmış belgedir.

Kopya sayılarına göre formlar; tek yapraklı, çok yapraklı, otokopili ya da sürekli form şeklinde olabilirler.

Üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre formlar; optik işaret tanıma, manyetik mürekkep karakter tanıma ve optik karakter tanıma sistemlerine göre hazırlanmış formlar şeklinde gruplandırılabilir.

HTML ile Hazırlanan Bir Formun Unsurları

Yasal Formlar

Çalışma/Hizmet belgesi
• Evlat edinme sonrası
yarım çalışma belgesi
• İmza sirküleri
• İşe giriş bildirgesi
• İşten ayrılış bildirgesi
• Aile durum bildirgesi
• Karakol için işletici
belgesi

Formların biçimleri, içerikleri, işleyiş şekilleri ve işlem sırasında izledikleri yol, verimliliği büyük ölçüde etkiler.

Bir form, sadece şu koşullarda kullanılmalıdır:

Tüm formlarda faaliyet etkililiğini artırmak ve maliyeti düşürmek için formun büyüklüğü, kağıt kalitesi, renk ve baskı stili gibi fiziksel özellikleri standartlaştırılmalıdır.

A0 kağıdı ölçüleri 841 mm X 1189 mm
A1 kağıdı ölçüleri 594 mm X 841 mm
A2 kağıdı ölçüleri 420 mm X 594 mm
A3 kağıdı ölçüleri 297 mm X 420 mm
A4 kağıdı ölçüleri 210 mm X 297 mm
A5 kağıdı ölçüleri 148 mm X 210 mm

Soruların hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken unsurlar vardır. Bu liste sıkça karşılaşılan olası sorunları içermektedir (Neumann, 2013:322-325; Erkuş, 2005: 123-124):

Etkili bir form kullanımı sadece gerekli ve etkenlik sağlayan formların onaylanmasını ve kullanılmasını gerektirir. Bir form, sadece şu koşullarda kullanılmalıdır:

İdari sistemlerde kullanılmak üzere sipariş, talep, emir, talimat vb. gibi toplanması gereken bilgiler olduğunda.

Aynı tip verinin tekrar tekrar kaydedilmesi gerektiğinde. Formun her kopyası üzerine sürekli bilgi önceden basılarak, veri süreçle- me zamanından tasarruf sağlanır.

Formun her kopyası üzerinde aynı yerde kaydedilmiş bilginin tümüne sahip olmak gerektiğinde. Bu düzenleme tüm kopyalar üzerinde aynı tip bilgi sağladığı gibi, kaydın tamamı üzerinde kontrol olanağı da sağlar.

İşin sorumluluğunun üstlenildiğini gösteren alan (imza yeri) bulundurmak suretiyle, yapılan işin sorumlusunun saptanması istendiğinde.

Üzerine form basılacak kağıdın seçiminde şu faktörlerin dikkate alınması gerekir:

Form kağıdı dayanıklı olmalıdır. Formlar elden ele dolaşması sırasında yıpranmamalı, yırtılmamalı ayrıca dosyalama süreleri uzun olmalıdır.

Kağıt kalınlığına dikkat edilmelidir. Bu faktör genellikle çoklu kopyalı formlar için önemlidir. Çünkü çok kopyalı formlarda, yazılan yazıların her kopyaya çıkabilmesi için kağıdın ince olması sağlanırsa etkinliği artar. Bu tür formlarda ilk sayfa dışında genellikle çok ince ve yarı saydam olan pelür kağıtları tercih edilir.

Kağıdın kalitesi kullanım yerine göre belirlenmelidir. Örneğin, bir fatura formu göreceli olarak daha ucuz olan sülfit kağıda basılabilir. Fakat işletmenin imajını sergileyen antetli yazı kağıtları, mektup kağıtları, müşteri bilgi formları, anket formları vb. ile onlara uyan zarfların daha pahalı ve daha kaliteli olan pamuk kağıda basılması uygun olur.

Formun basılacağı kağıt mürekkebi emmeli, fakat dağılma ya da akma yapmamalı ve silinmemelidir.

Soruların hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken unsurlar vardır. Bu liste sıkça karşılaşılan olası sorunları içermektedir:

Belirsizlik, karışıklık ve anlaşılmazlıktan kaçınılmalıdır.

Basit, açık, kısa ve doğrudan ifadeler içermelidir.

Yanıtlayanın düzeyine uygun bir dil içermelidir.

Sorular konuya özgü olmalıdır, gereksiz soru/maddeler elenmelidir.

Maddeler/sorular birbirinden ayırt edilir bir şekilde ve okunaklı yazılmalıdır.

Duygusal dil ve prestij yanlılığından kaçınılmalıdır.

Eğer çok gerek yoksa varsayımsal sorulardan kaçınılmalıdır.

Çift-anlamlı sorulardan kaçınılmalıdır.

Yönlendirici sorulardan kaçınılmalıdır.

Katılımcıların yeteneklerini aşan sorulardan kaçınılmalıdır.

Uzak gelecekle ilgili niyetleri sormaktan kaçınılmalıdır.

Çift negatif sorulardan kaçınılmalıdır.

Çift bilgi yoklayan sorulardan kaçınılmalıdır.

Katılımcıların duyarlı olabileceği konularda özenli bir şekilde soru sorulmalıdır.

Çakışan ve dengesiz cevap kategorileri olan sorulardan kaçınılmalıdır.

Zaman ve yere göre değişen tepkilerde her bağlam için ayrı soru sorulmalıdır.

Araştırmanın amacına katkı sağlamayan so- rular elenmelidir.