BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI - Deneme Sınavı - 3

Kapalı uçlu sorular katılımcının önceden belirlenmiş yanıtlardan, ölçeklerden veya sıralamalardan birini seçtiği sorulardır. Kapalı uçlu soruları yanıtlamak daha kolaydır. Yorumlaması ve tablo- laştırması daha kolay sorulardır.

Kapalı uçlu soruların türleri şöyle özetlenmektedir:

Çoktan seçmeli sorular: Cevaplayanlara bir listeden, belirlenen kategorilerden ya da şıklardan kendilerine uygun olanlarını seçmelerini söyleyen soru biçimidir.

Sıralama soruları: Şıkların katılımcılar için ifade ettikleri önem derecesine göre sıralanmasını öngören soru biçimidir.

Ölçek soruları: Herhangi bir ölçüm için belirlenen orana ölçek denir. Likert ölçeği en popülerlerinden biridir. Likert ölçeği, bir uçtan diğerine (örneğin “kesinlikle katılıyorum” dan “kesinlikle katılmıyorum” a kadar) değişen yanıt seçeneklerini kullanarak tutum ve davranışları ölçer.

Belge: Herhangi bir bireysel ya da kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi amacıya alınan ya da ilgili fonksiyonun sonucunda üretilen, biçim, içerik ve ilişki özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için kanıt durumunda olan kayıtlı bilgidir.

Çevrimiçi anketler e-posta üzerinden yapılabilir ya da internet ortamında çeşitli şekillerde paylaşılabilir. E-posta üzerinden yapılan anketler, hızlı ve düşük maliyetli olmaları yanında çeşitli avantajlar sağlamaktadır:

√  Katılımcıların internete bağlanabildiği her an ankete katılabilmesi

√  İnsanların genelde günde bir e-postalarını kontrol etmeleri ile anketi gözden kaçırmanın zor olması

√  Anket formunu ulaştırmanın kolaylığı

√  Sanal ortamın katılımcılara verdiği rahatlık

√  Diğer iletişim araçlarına göre zaman sınırlamasının olmaması

√  Anketler kaydedildiği için ankete katılımın kolay belirlenmesi

HTML İle Hazırlanan Bir Elektronik Formun Unsurlarından Radio düğmesi: Bu düğme seçmeli sınavlarda kullanılan bir ya da birden çok öğenin seçilebilmesi için kullanılan, bilginin seçimini gösteren bir düğmedir.

Bu kaynaklara göre elektronik belgelerde aranan özellikler genel olarak aşağıda sıralanan dört başlık altında toplanmaktadır (Odabaş, H. s.166):
• Özgünlük
• Güvenilirlik
• Bütünlük
• Kullanılabilirlik

Bütünlük
Belge bütünlüğü, belgenin içeriği, yapısı ve bağlamı biçiminde sıralanan temel ögelerinin eksiksiz, tam olmasını ve bu ögelerin belgenin tüm yaşam evreleri boyunca bozulmadan korunmasını ifade eder. Belge bütünlüğü anlamında; elektronik bir belgede
bulunması gereken önemli ögeler; gövde metni, belge üreticisine ilişkin niteleyici bilgiler, belge üstverisi, belgenin ekleri ve belgenin diğer belgelerle ya da kaynaklarla kurulan bağlantıları biçimindedir.

Üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre formlar; optik işaret tanıma, manyetik mürekkep karakter tanıma ve optik karakter tanıma sistemlerine göre hazırlanmış formlar şeklinde gruplandırılabilir. 

Optik işaret tanıma (Optical Mark Re- cognition- OMR), bir sayfa üzerinde belirli alanlarda yer alan çeşitli şekillerdeki veriyi yakalamak için kullanılan bir tekniktir.

Yaşam Döngüsü Modeli
Bu model elektronik belgenin çeşitli evrelerden sıralı olarak geçtiğini kabul eder.

Kutu formlarda istenen veri önceden tasarlanan kutular içine yazılır. Bu yöntem formu doldurma zamanından tasarruf sağladığı, daha az yer kapladığı ve okunmayı kolaylaştırdığı için çok etkindir ve mümkün olan her yerde kullanılması önerilir. Kutular içine, her madde için bir başvuru numarası konur. Böylece veriye ulaşılması ve bir başka yere aktarılması kolaylaşır. Verinin kağıdın boyuna doldurulması gerektiği durumlarda, dikey sütunlar yerine genellikle açık kutu stili uygulanır. Kutu formların bir başka uygulamasında da, kutular içlerine sadece tek bir karakter girecek şekilde tasarlanır. Bu tür formlara verinin genellikle kurşun kalemle, büyük harflerle girilmesi istenir. Bunun nedeni düz yazıda küçük harflerin okunaklı yazılmamasıdır. Bu tür formlar düzenli, doğru ve okunaklı bir el yazısıyla yazılan veriyi elde etmek amacıyla yaygın olarak kullanılmaktadır. Doğru cevap "B" seçeneğidir.

Süreklilik Modeli
Yukarıda anlatılan yaşam döngüsü modeline
göre bir belgenin yaşamında; üretim, aktif kullanım, yarı-aktif kullanım, pasif kullanım, ayıklama-imha ve arşivde uzun süreli muhafaza biçiminde sıralanan çeşitli evreler söz konusudur. Bu evreler birbirinden kesin sınırlarla ayrılmış olup uygulanacak kurallar da her evre için farklıdır. Bu model, geleneksel kağıt belgeler üzerinde etkili bir biçimde uygulanabilmektedir. Fakat elektronik belgeler üzerinde yaşam döngüsü modelinin uygulanması çok kolay değildir. Dolayısıyla geleneksel belge yönetimi uygulamaları yetersiz kalmaktadır. Süreklilik modelinde herhangi bir evre ayrımı yapılmaksızın sürekli devam eden ve dinamik bir süreç içinde akan bir belge yönetimi söz konusudur. Bu modele göre, elektronik belgeler üzerinde uygulanacak belge yönetimine ilişkin tüm kurallar ve arşivsel ilkeler belge üretimi aşamasında değil, üretim aşamasından çok daha önce sistemin tasarımı aşamasında ele alınmalıdır

Tasarımlarına göre formlar çizgi form, kutu form, yazışma formu ve karma form şeklinde olabilirler.

Tamlık: Herhangi bir elektronik belgenin tam olması sahip olduğu üstveri, belge üzerinde kayıtlı bulunan bağlantı verileri ve ekli dosya gibi her türlü bilgi kaynağının muhafaza edilmesi anlamına gelmektedir. Dolayısıyla üstveri ve bilgi kaynakları yardımıyla belgenin kim ya da hangi kurum tarafından, ne zaman ve hangi amaçla üretildiği, nerelere iletildiği, onay bilgilerinin kim tarafından verildiği belirlenebilecektir. Bu nedenle EBYS’nin ikinci amacı, belgenin tam olmasını sağlayacak ilke ve tekniklerin uygulanmasıdır.

Formlar, belgeleme işini basitleştirir ve standardize eder; zaman, emek ve para tasarrufu sağlar. Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur. Ayrıca planlanan ve uygulanan faaliyetlerin koordinasyonuna rehberlik eden formlar yönetim kararları için temel oluşturacak toplu bilgi sağlar. Bunlara ilave olarak üzerinde çok çeşitli bilgiyi toplayan formlar, rapor niteliğindedir.

Teknik unsurlar; donanım, yazılım, ağ bağlantısı ve depolama aygıtları biçimindedir. EBYS’nin donanım unsuru, sunucular, terminaller, tarayıcılar, sayısal kayıt araçları gibi bilgisayar teknolojisi üzerinde işletilen çeşitli cihazlardan oluşmaktadır. EBYS’yi kullanacak kurumun türü, büyüklüğü, verdiği hizmetler, ürettiği belge miktarı, sistemden beklentileri gibi konuların analizi donanım unsurlarının belirlenmesinde belirleyici olacaktır. Söz konusu analiz, uygun donanım türü, kapasitesi, özellikleri ve sağlayıcıları hakkında gerekli bilgilerin elde edilmesini sağlayacaktır.

EBYS’nin Uygulama Aşamaları
Elektronik belge yönetim sisteminde uygulanacak aşamalar; başlangıç aşaması, belge değerlendirme aşaması, belge depolama aşaması ve belgeye erişim-kullanım aşaması biçimindedir.

EBYS’nin Avantajları ve Dezavantajları
Belge yönetimi konusunda EBYS’nin kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Elektronik belgelerin yer ve zaman bağımlılığı olmayıp sınırsız bir hareketlilik yeteneğine sahiptir. EBYS ile istenilen belgeye, istenilen saatte istenilen her yerden erişim mümkündür.
• İhtiyaç duyulduğu an belgeye erişim geleneksel kağıt belgelere erişimden çok daha
hızlı ve kolaydır.
• Belgelerin depolanması konusunda fiziksel yer sorunu yaşanmaz. Bilgisayarda sabit
disk ya da diğer depolama araçlarına kolayca depolanabilir.
• İhtiyaç duyulduğunda, kısa sürede ve fazla çaba gerektirmeden çok sayıda çoğaltılabilir.
• Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim sağlanabilir.

EBYS STANDARTLARI
Elektronik belge yönetimini karmaşık bir yapıdan kurtarmak amacıyla, konu sistem yaklaşımı ile ele
alınmış ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için gerekli olan kuralların son hali, “TSE
13298/T1 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” adı altında bir standart olarak düzenlenmiştir. Söz
konusu standartın belirlenmesinde referans model olarak önerilen model üç ana bölüm halinde tasarlanmıştır. Bu bölümler de kendi içinde alt bölümlere ayrılmış ve sistem gereksinimleri sıralanmıştır. 

Sistem Kriterleri
EBYS standartının belirlenmesinde önerilen
referans modelin ana bölümlerinden ilki sistem
kriterlerini içermektedir. Bu bölüm elektronik belge yönetimi sisteminin tasarımı ve elektronik belgelerin sisteme dahil edilmesi için ihtiyaç duyulan
gereksinimlerin ele alındığı bölümdür. Bu bölümde yer alan kriterler elektronik belge yönetiminin
asgari gereksinimlerini tanımlar. Şekil 7.1’den de
izlenebileceği gibi sistem kriterleri bölümünün;
dosya tasnif planları, saklama planları, elektronik
belgelerin kayıt işlemleri, EBYS kullanım özellikleri, erişim kontrolü ve güvenlik, sistem tasarımı ve
yönetimi biçiminde alt bölümleri bulunmaktadır.
Dosya Tasnif Planları
Dosya tasnif planı, belgeleri belirli kategorilere
ayırıp buna göre etiketlemek için kullanılır.

Bir yapının sistem olabilmesi için sınırlara sahip olması gerekir. Doğru cevap C'dir.

Bahsedilen işletmedir. Doğru cevap B'dir.

Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında oluşan verileri de bilgiye dönüştüren sistemdir. Doğru cevap C'dir.