Kongre Turizmi

Kongre kavramı ile ilgili literatürde çok farklı tanımlar yapıldığı görülmektedir. Bu tanımlardan birinde kongre kavramı, “birçok insanın aynı anda, politik, etnik, ekonomik, bilimsel konularda, önceden belirlenen bir süre içinde bilgi alışverişinde bulunması” olarak ifade edilmektedir.

Kongre, “bir veya daha fazla günle sınırlandırılmış ve önceden kararlaştırılmış bir program çerçevesinde uzmanlık gerektiren bilimsel alanlarda veya meslek kollarında belirli bir konuda bilgi alışverişini amaçlayan ve özellikle toplanılan yerin dışından gelen kişilerin de katılmaları ile meydana gelen bir toplantıdır."

Dünya genelinde 1980’li ve 90’lı yıllarda kongre merkezlerinin sayısında ciddi bir artış yaşanmıştır. Bu artışın nedeni, dünyadaki pek çok şehrin uluslararası kongrelere ev sahipliği yaptıkları taktirde, bu tür merkezlerin, şehrin, hatta ülkenin uluslararası imajını ve turizm gelirlerini arttırmada oynayabileceği önemli rolü keşfetmeye başlamalarıdır.

Kongrenin tanımından da anlaşılacağı üzere insanların bir kongreye katılabilmeleri; ulaşım, konaklama, yiyecek, içecek gibi turizm hizmetlerinden yararlanarak mümkün olabilmektedir. Bu nedenle kongreler, turizm olayı meydana getirmekten öte, bir turizm segmentidir.

Kongreler; düzenlenen bölgelerdeki otellere, kongre merkezlerine, havayollarına, restoranlara, mağazalara, seyahat acentalarına ve kısaca turizm ile ilgili bütün sektörlere hareket getirmektedir.Toplantı ve kongre vesilesi ile yeni yerleri görme arzusu, toplantı ve tatil sürelerinin denk getirilmesi sonucu, toplantıdan önce veya sonra tatil yapma isteği de kongre turizminin gelişmesini sağlayan etkenler arasındadır.

Bunun yanısıra, destinasyonlarda kongre turizmine katılan ziyaretçilere sunulan alternatif turizm aktivitelerinin başka bir anlamı daha bulunmaktadır. Kongre amaçlı seyahat eden bireyler, destinasyonlarda kendilerine sunulan turistik imkanlardan memnun kalırlarsa, tatil amaçlı destinasyon seçimlerinde farklı turizm türlerine aileleri ile birlikte katılmayı tercih edebilmektedirler

Kongre turizmi, “kişilerin daimi konakladıkları veya çalıştıkları yerler dışında uzmanlık gerektiren bilimsel alanlarda veya meslek kollarında, belirli bir konuda bilgi alışverişi yapmak amacıyla bir araya gelmelerinden ortaya çıkan seyahat, konaklama olay ve ilişkilerinin tümüdür.” 

Kongre turizmine katılanlara “delege” denilmektedir. Delegeler, çalışmakta oldukları şirket veya kuruluşları temsilen veya bilgi alışverişinde bulunmak amacıyla kişisel olarak kongrelere katılmaktadırlar. Kongre delegelerinin katılım giderleri genellikle bağlı bulundukları kuruluşlar tarafından karşılanmaktadır.  Kongre etkinliklerine katılan bir delege gittiği bölgede bir turist olarak hareket edebilmekte, kongre dışı serbest zamanlarında eğlence, alışveriş, kültürel geziler, gece hayatı vb. pek çok aktiviteye dâhil olabilmektedir. Böylece kongre katılımcısı, aslında bir kongre turisti olarak turizme katkı sağlamaktadır.

Kongre turizminin temel amacının ekonomik nedenlere dayandığını söylemek mümkündür. Tatil amacıyla seyahat edenler, konaklama işletmeleri açısından önemli bir pazar olmalarına rağmen, sık seyahat eden ve bu seyahatlerinde büyük harcamalar gerçekleştiren kongre delegelerinin sağladıkları gelir tatil turizmine katılanlardan çok daha fazla olmaktadır. Bu nedenle kongre ve toplantı pazarı giderek daha önemli bir hale gelmiş ve rekabet oldukça artmıştır

1. Toplantı: Birden fazla insanın ortak amaçlarla bir araya gelmeleridir.
2. Meeting: İngilizce toplanma, toplantı anlamına gelen kavramdır.
3. Konferans: Teknik ve bilimsel alanlarda yapılan ve düzenli bir periyot göstermeyen toplantılardır.
4. Forum: Bir yönetici başkanlığında panelistlerin bir konu hakkında derinlemesine yaptıkları tartışmalardan oluşan toplantılardır.
5. Sempozyom: Birçok uzmanın bir konu ile ilgili tebliğler sunduğu toplantılardır
6. Seminer: Seçilen konu ile ilgili bilgi vermek, konuyu yetkililerin bulunduğu ortamda tartışmaya açmak üzere yürütülen çalışmalardır.
7. Workshop (Çalıştay): Yalnızca spesifik problem ve konular ile ilgili olarak yapılan küçük grup toplantılarıdır.
8. Panel: İki ya da daha fazla konuşmacının görüşlerini ya da uzmanlık alanlarını anlattıkları toplantılardır.
9. Zirve: Üst düzey resmi görevlilerin (örneğin dışişleri bakanları, devlet başkanları vb.) katıldıkları toplantılardır (G8 Zirvesi, NATO Zirvesi vb. gibi).
10. Kolokyum: Uzman akademisyenlerin belirli bir konuda konuşmalar yaptıkları ve ilgili soruları cevaplandırdıkları toplantılardır. Bu tür toplantılarda, katılımcı sayısı genellikle 50 kişinin altındadır ve toplantının içeriği katılımcılar tarafından
da belirlenebilir.
11. Konvansiyon: İnsanların içinde yaşadıkları toplumdan bireysel ya da küçük gruplar halinde ayrılarak ortak bir amaç için belirli bir yerde başka yüzlerce ya da binlerce insanla bir araya gelmeleridir. Birçok sosyal amaçlı birlik veya derneğin yıllık olağan konvansiyonları organize edilmektedir (SKAL, Rotary, Lions konvansiyonları vb. gibi).
12. Sergi ve Fuar: Birçok ürün veya hizmetin bir sergi veya fuar alanında aynı anda bir araya geldiği, sergilendiği ve konu ile ilgili profesyonellerin veya halkın da davet edildiği organizasyonlardır. Fuar kavramı, belirli bir amaç için gerçekleştirilen
ticari sunumu tanımlamak için kullanılır.
13. Şura: Bu toplantılar daha çok resmi kurumlar tarafından düzenlenen, kurum yetkililerinin yanında, o alanda faaliyet gösteren diğer kurum, kuruluş ve uzmanların da katılımı ile resmi genel politikaların ve stratejilerin tartışıldığı toplantılardır.

• Ekonomik etkiler
• Sosyal ve kültürel etkiler
• Diğer etkiler

Kongre turizminin ekonomik etkileri kapsamında “gelir getirici”, “istihdam yaratıcı” ve “mevsimsellik özelliğini azaltıcı” etkilerinden bahsetmek mümkündür. Kongre turizmi ülkede gerçekleştirilen turizm hareketlerini çeşitlendirmek suretiyle tüm yıla yayılmasını sağlamaktadır.

Kongrelerin ekonomik etkilerinin belirlenmesinde ele alınan unsurlardan ilki, kongreye katılma ve kongreyi düzenleme harcamaları, diğeri ise kongre sırasında ve sonrasında katılımcıların yaptıkları harcamalardır. Kongre katılımcılarının konaklama, yeme-içme, yerel ulaşım ve çeşitli harcamaları yoluyla ev sahibi halka ekonomik anlamda önemli katkılar sağladığını söylemek
mümkündür.

Kongre turizminin ekonomik etkilerinden bir diğeri ise istihdam yaratıcı etkisidir. Kongre turizmi faaliyetlerinin gerek turizm sektöründe gerekse bağlantılı diğer sektörlerde yeni iş alanları meydana getirerek istihdam kapasitesini arttırdığı bilinmektedir.

Kongre turizmi, farklı ulusları birbirine yaklaştırarak, birbirlerini tanımalarınıa yardımcı olmaktadır. Sosyal gelişmelere, bölge halkının kültürünün artmasına ve dünya görüşlerinin değişmesine olumlu katkılar sağlamaktadır. Kongreler, toplum katmanları arasındaki kaynaşmayı sağlayarak sosyo-kültürel gelişimi arttırmaktadır. Bu çeşit toplantılar, insanların başka insanlarla iletişim kurmasına, yardımlaşma duygusunun ve sosyal bağlılığın yaratılmasına ve toplumun turizm gelişimi konusundaki desteğinin artmasına da katkı sağlamaktadır.

Özellikle uluslararası kongrelerin ülke imajı üzerinde olumlu etkileri olduğunu söylemek mümkündür. İyi organize edilmiş kaliteli hizmet sunumları ve turistik etkinlikler olumlu bir destinasyon imajı yaratmakta, bölgeye yönelik turistik varışları arttırabilmektedir. Aynı zamanda, kongre katılımcıları, bir ülke veya bölge ve onun sunumları konusunda başka insanları etkileme gücüne sahip kanaat önderleridir. Katılımcıların olumlu ağızdan ağıza yorumları, pozitif bir imaj yaratarak ev sahibi destinasyonun tanıtımına yardımcı olmaktadır.

Kongre turizmine katılanların profillerini belirlemeye yönelik araştırmalarda, kongre turistlerinin sosyo-ekonomik konumlarına bağlı olarak alım güçlerinin normal turistlerden 4–5 kat daha fazla olduğu, dünyanın her yerini gezen ve seyahat kültürü yüksek kişilerden oluştukları ifade edilmektedir.  Kongre turistlerinin diğer turistlerden daha fazla harcama yaptıkları pek çok araştırma bulgusuyla desteklenmektedir. Kişilerin genel olarak eğitim, iletişim ağı, kariyer ve liderlik gibi konularda kendilerini geliştirmek, rutin yaşamın monotonluğundan uzaklaşmak ve rahat bir ortamda eğlenceli zaman geçirmek gibi amaçlarla kongrelere katıldıkları ifade edilmektedir.

Kongre turistleri; genellikle geldikleri ülkelerin referans grubu üyeleri arasında gösterilen, eğitimli, kültürlü, hayata bakış açıları geniş, kongreler nedeniyle sık seyahat eden ancak süre olarak az kalan, temsil ettikleri kurumlar tarafından kongre ile ilgili masraflarının belirli bir bölümü veya tamamı karşılanan ve bu nedenle bütçe bilinci olmayan veya az olan, sahip oldukları seyahat, konaklama tecrübeleri ve konumları itibariyle kongre ortamlarında belirli bir düzeyde ürün/hizmet sunulmasını bekleyen, kısıtlı bir süre nedeniyle kongre ortamında bulunan, zaman baskısı hissedebilen ve bu nedenle de sorun yaşadığı zaman sonucu büyütebilen bir yapıda olabilmektedirler.

• Lokasyon/konum
• İletişim ve etkileşim olanakları
• Kişisel/profesyonel gelişim
• Maliyetler
• zaman ve uygunluk
• Sağlık ve güvenlik

Kongre turizminin yapısal özellikleri ve ortaya koydukları ekonomik yararlar, bu endüstride bazı örgütlenmelerin var olmasını zorunlu kılmaktadır. Söz konusu yapılar; kamu kuruluşları, sivil toplum örgütleri ve özel teşebbüslerden oluşmaktadır

• Ulusal turizm kuruluşları: Turizm Bakanlığı gibi bazı ulusal turizm kuruluşları bünyelerinde kongre birimleri oluşturabilmektedirler.
• Kongre büroları birlikleri:  Ulusal (London Convention Bureau – LCB gibi), yöresel (örneğin Asia Pasific Association of Convention Bureaus – APACB gibi), uluslararası (International Assiciation of Convention and Visitors Bureaus – IACVB
  gibi) nitelikte olabilen bu örgütler kâr amacı gütmeden kongreleri özendirmeye çalışmaktadırlar.
  
• Kongre merkezlerini pazarlayan ve yönlendiren kuruluşlar: (International Congress and Convention Association
  – ICCA, European Federation of Convention Towns – EFTC gibi)
• Profesyonel kongre organizatörleri:  Profesyonel Kongre Organizatörleri (PCO); pazarlama, reklam, bütçeleme, bilimsel-sosyal program düzenleme vb. konuları tam olarak bilen ve uygulayan kişi veya kuruluşlardır.
  

• Organizasyon komitesinin çalışmalarına yardımcı olmak (teklif hazırlamak)
• Ön bütçe hazırlanmasına yardımcı olmak
• Gelir ve gider bütçesini hazırlamak
• Finans danışmanlığı yapmak
• Sponsor aramak
• Kongre merkezi için anlaşma yapmak
• Organizasyon yapısını belirlemek
• Hizmet sağlayıcılarla bağlantı kurmak
• Sekretarya ve ofis faaliyetlerini planlamak
• Kayıt sistemi kurmak
• Bilimsel ve teknik programları desteklemek, bildirileri takip etmek
• Konuşmacı bağlantılarını yapmak
• Pazarlama ve halkla ilişkiler sağlamak
• Havayolları ile bağlantı kurmak
• Delegelerin ulaşımını sağlamak

Başarılı bir kongre düzenlemesi için cazip, katılımcılar açısından elverişli ve çekici bir kongre destinasyonu, farklı toplantı ve konaklama olanakları, kongre merkezine ulaştırma araçları ile rahat bir ulaşım, delegelerin şehir içi ulaşım bağlantılarının sağlanması ve ziyaretçi hizmetlerinin aksamadan yerine getirilmesi vb. gibi kriterler önemli olmaktadır.

• Kongre irtibat bürosu ve sekreteryasının kurulması
• Banka hesaplarının açılması
• Programların hazırlanması
• Resmi izinler ve duyuruların yapılması
• Bütçe ve finansal kontrol
• Kongre öncesi toplantılar

• Karşılama hizmetleri
• Rezervasyon işlemleri
• Müşteri odaları ve donanımları
• Oda dağılımı ile ilgili çalışmalar
• Check-in ve check-out işlemleri
• Toplantı yer ve salonların düzenlenmesi
• Toplantılardaki yerleşim düzenleri
• Yiyecek-içecek hizmetleri
• Kongre teknolojisi
• Sergilerin kurulması
• Turlar, eğlenceler ve rekreasyon faaliyetleri

• Ödemelerin yapılması ve kongre hesaplarının kapatılması
• Değerlendirme toplantısı ve raporun hazırlanması

• Kongre Ülkesi ve Şehri Seçimi
• Kongre Zamanı ve Mekânı Seçimi
• Kongre Süresinin Belirlenmesi
• Kongre Katılımcı Sayısının Arttırılması ve Slogan Seçimi
• Tanıtma Faaliyetleri
• Personel İhtiyacı
• Döküman İhtiyacı

• Ürün
• Fiyat
• Paketleme/Dağıtım
• Tutundurma
• İnsan
• Mekân
• Fiziksel Kanıtlar
• Süreç

Dünyada 100 milyona yakın kişi toplantı, iş ve kongre amaçlı turizm hareketinde bulunmaktadır ve bu dünya turizm gelirlerinin üçte birine tekabül etmektedir. Uluslararası toplantı ve kongreler birliği (ICCA) tarafından hazırlanan rapora göre, 2014 yılında dünyada yaklaşık 11 bin 505 adet uluslararası toplantı organize edilmiştir. ICCA ölçütlerine uyan bu toplantılara yaklaşık 4 milyon 177 bin delege katılmıştır. Bu toplantıların yapıldığı en popüler ülke 831 toplantı ile ABD olurken, bunu sırası ile 659 toplantı ile Almanya, 578 toplantı ile İspanya ve 543 toplantı ile İngiltere takip etmektedir. Türkiye ise 190 toplantı ile 19. sırada yer almaktadır. Şehirler olarak baktığımızda en fazla toplantı 202 toplantı ile Viyana, 200 toplantı ile Madrid, 193 toplantı ile Berlin, 182 toplantı ile Barcelona’da gerçekleştirilmiştir. Aynı listede İstanbul 130 toplantı ile 9. sırada, Antalya ise 30 toplantı ile
81. sırada bulunmaktadır. Dünya kongre pazarının kıtalar ve ülkeler arası dağılımına bakıldığında, geleneksel Kuzey Amerika ve Batı Avrupa ülkelerinin belli bir doygunluğa ulaşmış olduğu, buna karşılık Doğu Avrupa, Akdeniz, Orta Doğu ve Asya Pasifik ülkelerinin kongre pazarından aldıkları payın her geçen yıl arttığı gözlenmektedir.

Coğrafi konumu, tarihi ve kültürel zenginlikleri, gelişen alt yapısı ve turizm potansiyeli ile Türkiye bu sektör için cazibesi her geçen yıl artan bir ülke konumuna gelmektedir. Turizm pazarında önemli bir yer edinmek isteyen ve bu pazardan pay almak isteyen Türkiye’de, kongre turizminin gelişmesi için önemli faaliyetler gerçekleştirilmektedir. Kongre turizminde bugüne kadar gerçekleştirmiş oldukları toplantı ve etkinlikler çerçevesinde ön plana çıkan illerimiz arasında İstanbul, Antalya ve İzmir yer almaktadır. Türkiye'deki uluslararası kongrelerin %68’i İstanbul’da yapılmaktadır. Ulusal kongrelerde ise Antalya ön plana çıkmaktadır. Antalya, coğrafi ve mimari yapısı, konaklama olanakları, önemli şehirlere uçuşların ve bağlantıların olması, iklimin uygunluğu vb. gibi nedenlerden dolayı kongre turizmi açısından yeni bir destinasyon olma yönünde hızla gelişmektedir. Ayrıca son zamanlarda Kayseri, Niğde, Nevşehir gibi şehirlerin bulunduğu Kapadokya bölgesinde de kongre turizminin gelişmeye başladığı dikkat çekmektedir.