Afet ve Acil Durumlarda Olay Yönetim Sistemi

Olay Komuta Sistemi (OKS) bir acil duruma müdahale sırasında komuta, kontrol ve
koordinasyon için kullanılan sistematik bir araçtır. OKS olay mahallinde personel, tesis, teçhizat ve iletişimi kontrol etmek için ortak terminoloji ve işletim prosedürleri kullanarak birlikte çalışma olanağı sağlar. Olay Komuta Sistemi; tüm olaylara
karşı, tekli ya da bütünleşik yönetim gerektiren olayların boyutlarına bağlı olarak yetki sınırları ve müdahale alanları aşılmadan bütünleşik yönetim sağlaması, değişen ekip sayısına bağlı olarak genişleyip daralma kapasitesine ve kullanılan dokümanlar da dahil olmak üzere standart bir yapıya sahip olması, kendini oluşturan tüm unsur ve
fonksiyonların birbirleri ile tutarlı şekilde bütünlük sağlaması gibi nedenlerle tüm dünyada yaygın şekilde kullanılmaktadır.

OKS, standartlaştırılmış olay yönetim yaklaşımını şöyle ele alır:

• Ortak bir organizasyon yapısı içinde faaliyet gösteren tesislerin, ekipmanların, personelin, prosedürlerin ve iletişimlerin entegrasyonuna izin verir.
• Kamu ve özel olmak üzere çeşitli yetki alanlarında ve işlevsel kuruluşlar arasında koordineli bir yanıt sağlar.
• Kaynakları planlamak ve yönetmek için ortak süreçler oluşturur.

Olaylara müdahale sırasında OKS ilgili kurumlar için büyük ve / veya çok paydaşlı operasyonlara
geçişi sağlar.

OKS, 1970’li yıllarda büyük ölçekli olaylar için komuta, kontrol ve koordinasyon ilişkilerini açıklığa kavuşturmak için bir yönetim sistemi olarak Kaliforniya ve Arizona’daki itfaiye hizmetleri tarafından geliştirildi. İlk kez 1973 yılında “Incident
Command System (ICS)” adını taşıyan bir sistem ortaya çıkmıştır. Bu sistem 1975 yılından itibaren orman yangınları başta olmak üzere birçok alanda
kullanıma geçerek yaygınlaşmıştır. Sistem 1982’debir revizyon geçirerek, 1987 yılında A.B.D.’de itfaiyenin müdahale standartlarını belirleyen NFPA (National Fire Protection Association) tarafından NFPA 1561 standart dokümanı NFPA 1561 İtfaiye Teşkilatı Olay Yönetim Sistemi Standardı [Standard on Fire Department Incident Management
System]) ile ulusal olarak tanımlanmıştır.

OKS En iyi uygulamaların kullanılması sayesinde aşağıda belirtilen üç temel amacı hedefler:
• Olaya müdahale edenlerin ve olay yerindekilerin güvenliğini sağlamak
• Stratejik ve taktik hedefleri başarmak.
• Kaynakları etkin kullanmak.

Bir olay esnasında komuta fonksiyonu iki şekilde gerçekleştirilebilir:
• Olay yönetim sorumluluğunu üstlenen tek bir olay yöneticisinin sorumlu olacağı ve
kaynakların tek elden yönetileceği bir yapı içerisinde olabilir.

• Olayın yönetim sorumluluğunu üstlenen
ve yanıt veren kurumların ya da yetkili sistemlerinin olay yönetimini paylaştığı Birleşik Komuta yapısı içerisinde olabili

Bilgi yönetimi, bilginin üretilmesi, yapılandırılması ve iletilmesini sağlamak üzere gerçekleştirilen ve çoğunlukla bilgi depolama ve erişim teknikleri ile bilgi ve iletişim
teknolojisine dayanan eylemleri düzenleyen sistemin kurulması ve yönetimi olarak tanımlanabilir. İletişim, kişiler ve/veya kurumlar arasında, hizmet sunumu, kararları destekleme ve paylaşma, faaliyetleri yürütme ve koordine etme gibi amaçlarla yapılan bilgi değişimidir.

Sistemin gücüne ve verimliliğine katkıda bulunan kanıtlanmış on dört (14) yönetim ilkesi aracılığıyla uygulanmaktadır. Bu ilkeler:
1. Ortak Terminoloji
2. Modüler Organizasyon
3. Hedeflere Göre Yönetim
4. Olay Eylem Planlaması
5. Yönetilebilir Kontrol Kapsamı
6. Olay İmkan ve Tesisleri
7. Kapsamlı Kaynak Yönetimi
8. Bütünleşik İletişim
9. Komutanlığın Kuruluşu ve Devri
10. Komuta Zinciri ve Komuta Birliği
11. Birleştirilmiş Komuta
12. Hesap Verilebilirlik
13. Sevk / Dağıtım
14. Bilgi ve İstihbarat Yönetimi

Hedeflere Göre Yönetim
Belirli bir süre içerisindeki yürütülecek tüm faaliyetler genel öncelik hedefleri üzerine kurulur.
Sırasıyla ana öncelikler;
İlk Öncelik; Olaya müdahale edenlerin ve diğerlerinin yaşam güvenliğinin sağlanması,

İkinci Öncelik: Olayın kontrol altına alınması - eylemi başlatmanın yanı sıra komuta sistemini kurma, amaçları belirleme, liderlik ve taktik geliştirilmesi,

Üçüncü Öncelik: Mülk/Çevre Koruma - acil durumun daha fazla hasar oluşturmasını önlemek, daha fazla mal kaybının önüne geçilmesini sağlamak, olaylara müdahale sırasında çevrenin zarar görmesinin önlenmesidir.

OKS organizasyonu boyunca tanımlanan faaliyetleri sürdürmek için kullanılan bir yaklaşımdır. Sırasıyla aşağıdaki altı adımı içeren olay eylem planlama süreci ile başarılır:
1. Adım: Kurum politikasını ve istikametini anlamak
2. Adım: Olayın durumunu değerlendirmek
3. Adım: Olayın hedeflerini belirlemek (Ne yapacaksınız?)
4. Adım: Hedeflere ulaşmak için uygun ve doğru stratejileri seçmek (Nasıl yapacaksınız?)
5. Adım: Taktik yönlendirme yapmak (Seçilen stratejiye uygun taktik uygulamak, doğru kaynakları atamak ve performanslarını izlemek)

6. Adım: Gerekli takibi sağlamak (Strateji veya taktik değiştirme, kaynak ekleme veya
çıkarma vb.)

Olay Yönetim Sisteminde kaynaklar iki kategoriye ayrılır;
• Taktik Kaynaklar
• Destek Kaynaklar

OKS etkili bir iletişim için üç unsuru içerir:

1. Modlar; Veri ve bilgileri aktaran “donanım” sistemleri
2. Planlama; Kullanılabilecek tüm iletişim kaynaklarının planlanması
3. Şebekeler; İç ve dış aktarma işlemleri

Olay Komutasının devri, olay yönetim sorumluluğunu bir olay komutanından diğerine taşıma süreci veya komuta devri olarak adlandırılır. Komuta devrinin gerçekleşebileceği durumlar;
• Daha kalifiye bir kişi komutayı devraldığında,
• Olayın durumunda meydana gelen değişim nedeniyle yönetici değiştirilmesi için yasal
bir gereklilik ortaya çıktığında,
• Olayın daha karmaşık hale gelmesi ya da kriz doğması nedeniyle bir yerel yetkilinin
olayın komutasını devralmasının mantıklı olduğu durumlarda,
• Uzun süreli olaylarda, iş ve dinlenme gereksinimlerinin karşılanmasında,
• Olaya gereken yanıt verilip olayla ilgili sorumluluk sonlandırıldığında,

Bilgi ve istihbarat analizi ve paylaşımı OKS’nin önemli bir bileşenidir. OKS organizasyonu olayla ilgili bilgi ve istihbaratları toplamak, paylaşmak ve
yönetmek için bir süreç oluşturur. İstihbarat yalnızca güvenlik ya da sınıflandırılmış bilgi türlerini değil, aynı zamanda farklı kaynaklardan gelen diğer operasyon bilgilerini de içerir. Bu bilgiler;
• Risk değerlendirmeleri
• Tıbbi istihbarat
• Hava durumu bilgileri
• Yapısal tasarımlar
• Zehirli kirletici tehlikeli madde seviyeleri
• Kamu hizmetleri
• Konum bilgi ve verileri

OKS organizasyonu; Komuta, Operasyon, Planlama, Lojistik ve Finans olmak üzere beş ana fonksiyonu içerir.

OKS organizasyonu yapılandırılırken üç önemli amaç öncelikle değerlendirilir:

Yaşam Güvenliği - Acil müdahalecileri, olay mağdurlarını ve halkı korumak.

Olay İstikrarı – Olay yerini çevreleyen alan üzerindeki olay etkilerini en aza indirmek ve kaynakları verimli bir şekilde kullanırken yanıt çabasını en üst düzeye çıkarmak.

Mülk Koruma - Olay hedeflerine ulaşırken mülkiyet zararını en aza indirmek.

Olay Komutanının Sorumlulukları
• Komuntanlığı devralmak ve duyurmak
• Kurum politikası konusunda net bir yetki ve bilgiye sahip olmak
• Olay güvenliğini sağlamak
• Bir Olay Komuta Postası (OKP) oluşturmak
• İzlenecek olay hedeerini ve stratijilerini belirlemek
• Acil öncelikler belirlemek
• OKS organizasyonundaki iletişim sürecini başlatmak, bakımını yapmak ve denetlemek
• İstihbarat bilgilerini analiz etmek
• İhtiyaç duyulan OKS organizasyonunu kurmak ve etkinliğini izlemek
• Birden çok yetkili alanda traƒk yönetimi ve kontrol operasyonlarını koordine etmek
• Planlama toplantılarını gerektiği gibi yönetmek
• Olay Eylem Planı’nı (OEP) onaylamak, uygulamak ve değerlendirmek
• Tüm komuta kadrosu ve Genel kadro için koordinasyon faaliyetini yürütmek
• Ek kaynakların talebi ya da kaynakların serbest bırakılmasına yönelik taleplerini onaylamak
• Gönüllü ve yardımcı personellerin görevlendirilmesini onaylamak
• Kamu Bİlgilendirme Sorumlusu aracılığla bilgilerin serbest bırakılmasına izin vermek
• Uygun olduğunda operasyonları sonlandırma emri vermek
• Olay sonrası faaliyet raporlarının tamamlanmasını sağlamak

Her bir kısım veya grubu yönetmek için bir Kısım veya Grup Süpervizörü görevlendirilir. Süpervizör, komuta zincirinde bir üst düzey üst denetleyici olan Direktöre doğrudan rapor verir. Bir Kısım veya Grup Süpervizörünün temel sorumlulukları şunları içerir:
1. Olay Eylem Planında kısım veya gruba verilen görevi uygulamak,
2. Kısım veya grup içinde kaynakları atamak,
3. Kısım veya grup içindeki operasyon faaliyetlerinin ve kaynak durumunun ilerleyişini
izlemek.

Olay türü, aşağıdakileri içeren çok sayıda dinamik özellik ile tanımlanır:
• Olayın meydana geldiği tarih/saat
• Olayın tipi ve durumu
• Yaralanmalar ve gerekli kurtarma
• Ölümler
• Yangın veya tehlikeli madde salınım olaylarının meydana gelme olasılığı
• Hava koşulları
• Kriminal veya terörist faaliyet

Birleşik Komutanlık Kullanmanın Avantajları
• Tüm olay için tek bir hedef grubu oluşturulmasını sağlar.
• Olay hedeerine ulaşmak için stratejiler geliştirmede kollektif bir yaklaşım sağlar.
• Olayda yer alan tüm yetkili kurumlar arasında bilgi akışı ve koordinasyonu geliştirir.
• Olayın sorumluluğunu taşıyan tüm kurumların ortak öncelikleri ve kısıtlamaları anlamaları sağlar.
• Kurumların ve yetkili mercilerinin tehlikeye atılmasını veya edilmesini önler.
• Her kurum, diğer kurumların planları ve eylemleri hakkında eksiksiz bir bilgiye sahip olmasını sağlar.
• Tüm kurumların birleşik çabaları tek bir Olay Eylem Planı kapsamında gerçekleştirilmesini optimize eder.
• Uygulamaların tekrarını ortadan kaldırır, maliyet etkinliğini arttırır ve çatışmaları en aza indirger.

Olay Brifing Konuları
• Hedeer, öncelikler, tehlikeler ve kaynak ihtiyaçları ve genel durum
• Olay Eylem Planı ve ilerleme durumu
• Mevcut Olay Komuta Sisteminin organizasyon yapısı
• Kaynak tahsisi (personel ve teçhizat)
• Talep edilen kaynaklar
• Kurulmuş tesisler
• Durumun potensiyeli, güvenlik endişeleri ve ilgili konular