Tatbikat İzleme, Değerlendirme ve Raporlama

İzleme, tatbikat sırasında sergilenen işlerle ilgili çıktı, etki ve tepkilerin gözlemlenebildiği ve tatbikat süresi boyunca da sürekliliği olan bir süreçtir.

Tatbikat değerlendirmenin amacı; kritik görevlerdeki performansların değerlendirilmesi, karşılaşılabilecek güçlükleri görme/tanıma ve iyileştirme için gereken alanları belirleme, hazırlıklı olmayı iyileştirme olarak sıralanabilir.

1. Acil durum hareket planlarının, yönetmeliklerinin ve kılavuzlarının geliştirilmesine,
2. Acil durum yönetim sisteminde gerekli değişikliklerin yapılmasına,
3. Eğitim ve personel eksikliklerinin ortaya çıkmasına,
4. Tatbikatın hedeflerini yakalayıp yakalayamadığının anlaşılmasına,
5. Gerekli ekipmanın olup olmadığına karar verilmesine,
6. Plan ve müdahaleler açısından tatbikatların tekrarlanma sürelerinin belirlenmesine, olanak verir.

1. Değerlendirmede kullanılacak olan izleme göstergelerinin gerçekçi ve doğru olması gerekmektedir.
2. Değerlendirme, tatbikatın ölçeğine göre, yeterli sayıda uzman kişiden oluşan değerlendirme ekibi tarafından yapılmalıdır. Ekipte yer alan kişilerin plan ve programlar, senaryo, rol alan oyuncular, ekiplerin
imkan ve kapasiteleri ile tatbikattan beklentiler konusunda yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olması gerekmektedir.
3. Tatbikat sırasında karşılaşılan eksiklerin, hata ve sorunların “başarısızlık” olarak değerlendirilmesi gibi bir yaklaşımdan ziyade; geliştirilmesi, değiştirilmesi ve eklenmesi gereken unsurlar olduğu düşünülmelidir. Dolayısıyla değerlendirme ile yeni öneri ve görüşlerin ortaya çıkabileceği unutulmamalıdır.
4. Değerlendirme, plan ve prosedürlerdeki işleyen ve işlemeyen yönleri test etmek ve ihtiyaç varsa gerekli düzenlemeleri yapabilmek adına önemli bir basamak olarak düşünülmelidir.

Tatbikat sırasında değerlendirmecinin rolü; Yürütülen müdahaleleri ve oyuncuların aldıkları kararları yakından gözlemlemek ve buna bağlı olarak hazırlanacak raporda tatbikat sırasında neyin doğru neyin yanlış gittiğini saptamaktır.

• Yürütülen tatbikatın gelişimini gözlemlemek. Kayıtlar için genelde değerlendirme formları kullanılır. Bu sürede değerlendirmeci zor kullanmamaya ve açık vermemeye çalışır.
• Tatbikat sırasında hedeflenen amaçların ne denli sağlandığını saptamak. Amaçlar sağlanamadığı takdirde, buna neden olan sorunları belirlemeye çalışmak.
• Oyuncuların kendilerini değil de, yürüttükleri faaliyetleri değerlendirmek. Kötü uygulamaların yanı sıra güzel örnekleri de yakından izlemek.
• Gerçekleştirilmiş olan tatbikat sonrası bununla ilgili olarak afet yöneticisi tarafından hazırlanan raporu, bu raporda yer alan değerlendirmeleri ve önerileri incelemek ve hazırlanan bu raporu kısaca yazılı olarak yorumlayarak tekrar değerlendirmek

•Genel eylemleri en iyi dinleyecek ve görebilecek konumda olunmalı ve tatbikata müdahale edilmemelidir. 
• Ayrıntılı not alınmalıdır: Kim, Ne, Nerede, Ne zaman, Neden, Nasıl
• Senaryo başladıktan sonra plan ve uygulamalardan sapmalar olup olmadığına dikkat edilmelidir.
• Zamanlamanın nasıl kullanıldığı takip edilmelidir.
• Senaryo olayları izlenilmeli ve değerlendirilmelidir.
• Komuta ve kontrol ile ilgili gözlemler yapılmalıdır.
• Tatbikat sırasında sergilenen yaratıcı problem çözme kabiliyeti değerlendirilmelidir.
• Oyuncu performanslarını etkileyen planlar veya prosedürler göz önüne alınmalıdır.
• Oyuncu performanslarını etkileyen ekipman sorunları değerlendirilmelidir.

Tatbikat ile ilgili elde edilen veriler analiz edilmelidir. Analiz aşamasında;
- Ne oldu?
- Olması gereken neydi?
- Fark var mı? Neden?
- Farkın etkisi nedir?
- Ne öğrenilmeli?
- Hangi gelişme gerekiyor?
- Ne yapılmalı? sorularına cevap verilmelidir.

Tatbikatın etkinliğine ilişkin belgeler “Tatbikat Sonuç Raporu” şeklinde bellekler daha tazeyken en geç
iki hafta içinde hazırlanmalıdır.

Başarılı bir raporlama için göz önüne alınması gereken hususlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Tatbikat ile ilgili alan uzmanı olmak,
• Tatbikat amaç ve hedeflerini iyi kavramış
olmak,
• Değerlendirme verilerini iyi analiz etmek,
• Elde edilen değerlendirme çıktılarını etkili
ve doyurucu nitelikte hazırlamak,
• Objektif davranmak,
• Raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak,
• Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da
olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut
bir biçimde açıklamak,
• Raporları belli bir plân dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek,

Raporlamada karşılaşılan sorunlar aşağıdaki gibidir:
• Raporda yer alan açıklamaların yetersizliği
• Rapor konusunun kapsamı dışına çıkmak
• Net ifadelerin kullanılmaması
• Raporları usulen/formaliteden yazmak

• Değerlendirme konusunda teknik uzmanlık
• Plana aşina olma
• Yazılı ve sözlü iletişim becerileri
• Organizasyon becerileri
• Olaylar ve amaçlar arasındaki ilişkiyi görme becerisi

• İnsani ilişkiler, duyarlılık
• Tarafsız olma
• Kendi kendini yönlendirebilme
• Değişen durumlara hızlı uyum sağlama
• Yardıma istekli olma
• Dürüstlük ve güvenilirlik: Olayları doğru bir şekilde rapor edip, bilgileri gizli tutm

Değerlendirme ekip lideri, değerlendirme yöntemlerinden, değerlendirme takımını seçip eğitmekten ve Tatbikat Sonuç Raporu’nu hazırlamaktan sorumludur.

Değerlendirme katılımcının yargılanması için değil tatbikatı yapanın kendini test etmesi içindir.

Değerlendirmeciler hedeflenen amaçları, tatbikatın senaryosunu ve tatbikatın yürütüleceği yetki alanını çok iyi bilmek zorundadırlar.

Tatbikatta rol alan aktörler ve gözlemciler tarafından doldurulur.

Üstte yer alan Katılımcı Değerlendirme Formu değerlendirme ekibine teslim edilir.

1. Tatbikatın Tarihi ve Yeri
2. Tatbikatın Konusu ve Amacı
3. Tatbikata Katılan Kişi/Kurum ve Kuruluşlar
4. Tatbikatın Değerlendirme Süreci
5. Sonuç ve Öneriler

1. Değerlendirmenin planlanması ve organize edilmesi
2. Tatbikatın gözlemlenmesi ve verilerin toplanması (izleme)
3. Verilerin analiz edilmesi
4. Tatbikat sonrası, taslak “Tatbikat Sonuç Raporu” oluşturulmaya başlanılması
5. Oyunculardan ve değerlendirmecilerden mevcut bilgileri
almak için toplantı yapılması
6. Gelişmelerin/iyileştirmelerin belirlenmesi
7. “Tatbikat Sonuç Raporu”nun tamamlanması
8. İyileştirmelerin takip edilmesi