Acil Durum Planlaması ve Acil Durum Yönetiminde Gerekli Unsurlar

Bir afet durumunda, normal yaşam bozulmakta veya kesintiye uğramakta, günlük yaşamda insanların kaşılaştıkları ve alışık oldukları sorunların dışında yepyeni sorunlar ortaya çıkmakta, insan canı ve malı büyük riskler altına girebilmektedir. İşte bu nedenle insan toplulukları karşılaşabilecekleri tehlike ve riskleri bilmek ve böyle bir olayla karşılaştıklarında nasıl davranacaklarını, nasıl organize olacaklarını, ihtiyaç duydukları kaynakları nasıl, nereden ve hangi yöntemle karşılayacaklarını önceden planlamak zorundadırlar.

Etkili bir afet ve acil durum yönetimi, kaynakların önceden bilinmesine ve planlanmasına bağlıdır.

Acil durum planlamasının birincil amacı, bir yerleşim yerinin bütününden bir haneye kadar, söz konusu olabilecek her türlü tehlikeyi ve bu tehlikelerin insanlara ve mülklere verebileceği zararları azaltmak ve/veya büyük ölçüde ortadan kaldırmak için yapılacak çalışmaları, görevleri ve sorumlulukları tanımlamaktır.

Planlama sürecinin adımları şunlardır:

• Planlama takımının oluşturulması,
• Yönetimin desteği,
• Program ve politikanın belirlenmesi,
• Takvim, bütçe ve kaynakların belirlenmesi,
• Tehlike ve risk analizi,
• Planın uygulanması.

Acil durum planlama takımı, acil durum hazırlık planının geliştirilmesinde ve yerine getirilmesinde sorumlu olan birimdir.

Planlama takımının oluşturulmasında olası acil durumların niteliği ve kapsamı, tesisin büyüklüğü, mevcut personel sayısı ve kaynakları göz önünde bulundurulmaktadır.

Acil durum planlamasının, acil durum yönetimi konusunda teorik eğitim sahibi ve kriz yönetimi deneyimi olan kişiler tarafından yapılması gerekmektedir. Planlama takımı aşağıdaki işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla gerekli deneyime, uzmanlığa ve sorumluluğa sahip bireylerden oluşturulmalıdır:

• Takım lideri: Acil durum planın geliştirilmesinde sorumlu kişidir. Takım lideri genellikle üst yönetimin plana olan desteğinin gösterilmesi ve planın tamamlanabilmesi açısından gerekli kaynakların sağlanması için üst yöneticilerden biri olmaktadır.
• Sözcü: Acil durum hazırlık sürecinin bütün evrelerinde örgütü dış dünyaya karşı temsil etmektedir. Örgütün saygınlığını korumak için en önemli unsurlardan biridir.
• Bilgi akış denetçisi: Acil durum yönetimi ile ilgili örgüte giriş ve çıkış yapan bütün bilgileri yöneten kişidir.
• Yazman: Toplantı bildirimlerini takım üyelerine gönderir, toplantıda alınan kararları kaydeder ve nihai acil durum planını yazar.
• İnsan kaynakları / Pazarlama ve satış / İş güvenliği: Acil durumun konusuna göre ihtiyaç duyulduğunda örgütün farklı birimlerinden destek alınmaktadır.
• Hukuk müşavirliği: Takıma hukuki konularda danışmanlık yapmaktadır. Planın mevzuata uygun bir şekilde hazırlanmasını sağlamaktadır.
• Halkla ilişkiler: Paydaşları ve kamunun bilgi beklentilerini karşılamak amacıyla örgütün bu gruplarla olumlu ve üretken ilişkiler sürdürmesini sağlamaktadır.

Planlama takımının örgütsel yapısı aşağıdaki sorular cevaplandırılarak belirlenmelidir:

• Talimatları kim kime verecek?
• Karar alma yetkisi kime ait olacak?
• Örgüt içi ve örgüt dışı kilit kişilerle ile kim iletişim kuracak?

Acil durum planlama sürecinde üst yönetimin faaliyetleri şunlardır:

• Acil durum planlama takımını oluşturmak ve gerekli yetkilendirmeyi yapmak,
• Gerekli görülen görevlerin tanımlarını yapmak,
• Görevlerin takım içerisinde dağılımını yapmak,
• Örgüt organizasyon şeması içerisinde takımın yerini belirlemek, 
• Örgütsel acil durum önceliklerini belirlemek ve geliştirmek,
• Kurumun acil durum politika ve stratejilerini oluşturmak,
• Gerekli çalışma programını ve toplantı programını düzenlemek.

Acil durum planlamasının farklı hiyerarşik seviyelerdeki unsurları (Politika, Strateji, Taktik, Operasyon) sayfa 73 Şekil 3.1'de gösterilmiştir. Bu piramit şeklini açıklayacak olursak:

• Piramidin en tepesinde politika bulunmaktadır. Politika, belirlenmiş amaçlara ulaşmak için izlenen yol veya genel plandır. Bu bakımdan acil durum yönetimi politikası, örgütün acil durum yönetimi ile ilgili ilkeler dizisini ve kurallar toplamını oluşturur.
• Politika, örgütün acil durum yönetimine genel yaklaşımını temsil etmektedir.
• Strateji, bir örgütün önceden belirlemiş olduğu hedefe ulaşmak üzere aldığı tedbirlerin ve kullandığı araçların bütünü olarak ifade edilmektedir. Strateji acil duruma müdahale sırasında gereken kaynakların nereden geleceğini kararlaştırmaktadır.
• Taktik, stratejinin gerçekleştirilmesi amacıyla yapılan eylemlerin ayrıntılı bir şekilde belirtilmesidir. Taktik, kaynakları ihtiyaç duyulan konumlara dağıtır ve bilgi akışının strateji seviyesine doğru olmasını sağlar.
• Piramidin en altında ise operasyon (eylem) seviyesi yer alır. Operasyon, kaynakların en etkili şekilde değişimini sağlamayı amaçlamaktadır. Örgüt bu amaç doğrultusunda programlar geliştirir. Program; faaliyetlerin uygulanacakları yer ve zamanları ve kimler tarafından nasıl yapılacağını ayrıntılı bir şekilde belirlemektedir. Acil durum planlamasında programlar, acil duruma müdahale edecek birimleri yönetir ve birimler arasındaki koordinasyonu sağlar.

Yaşanacak acil durumunun sonuçlarının belirlenmesindeki en önemli faktör uygun kaynakların ulaşılabilir olmasıdır. 

Acil durum müdahale stratejisi geliştirmek için ulaşılabilinecek iç ve dış kaynakların değerlendirildiği bir liste hazırlanması gerekmektedir. Aşağıdaki kaynaklar analiz edilerek bu liste hazırlanmalıdır:

• Örgüt içi acil durum müdahale personeli ve araçları,
• Yakın çevredeki örgütlerin acil durum müdahale personeli araçları,
• Yerel yönetimin sahip olduğu acil durum yönetim hizmetleri,
• Örgüt içi tıbbi yeterlilik ve örgüte yakın tıbbi tesisler.

Acil durum planlaması yapılırken öncelikle ilçe veya il sınırları içerisindeki kurum ve kuruluşların güç ve kaynaklarının kullanılması üzerine protokol yapılmalıdır. İhtiyaca göre protokol yapılabilecek kurumlar aşağıda sıralanmıştır:

• İl afet ve acil durum müdürlükleri,
• İlçe afet ve acil durum yönetim merkezleri,
• İtfaiye,
• Parlayıcı, patlayıcı, tehlikeli madde müdahale otoriteleri,
• Hızır acil servis,
• Hastaneler,
• Emniyet güçleri,
• Yerel yönetim hizmet birimleri,
• Bakanlıkların, valilik ve kaymakamlıkların yöredeki ilgili birimleri.

Risk, örgütün dışından veya örgüt içi zayıflıklardan kaynaklı kayıp ve zarar gibi olumsuz etkileri olacak olayların gerçekleşme olasılığıdır. Olası acil durum ve afet riskini oluşturan dört unsur şunlardır:

• Tehlike
• Maruz Kalma
• Savunmasızlık (Zarar Görebilirlik)
• Sonuçlar

Tehlike ve risk analizi üç adımdan oluşmaktadır. Bunlar:

1. Tehlikelerin belirlenmesi,

2. Risk analizi,

3. Riskin değerlendirmesidir.

Herhangi bir afet veya acil durumda afet ve acil yardım planlarının hedefleri şöyle özetlenebilir:

• Can ve mal güvenliğini sağlamak,
• Çevreyi, tarihi, kültürel ve doğal varlıkları korumak,
• Meydana gelebilecek zincirleme olaylar ve ikincil afetleri önlemek,
• Hizmet/İş sürekliliğinin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

Kriz yöneticisinin görevleri şunlardır:

• Kriz yönetim ekibinin kurulması,
• Önceliklerin belirlenmesi,
• Can ve mal güvenliğinin sağlanması
• Personel ve ekipman kaynaklarının kontrol edilmesi,
• İlgili diğer örgütler ile irtibat kurulması,
• Kriz eylem planının geliştirilmesi ve uygulanması,
• Acil durum faaliyetlerinin koordine edilmesi.
• Harici örgütlerin faaliyetlerinin koordine edilmesi,
• Kriz sürecindeki maliyetlerin takip edilmesi.

Kriz yönetim ekibinin, çeşitli acil durumlara veya olası tehlikeli durumlara müdahale edebilmesi için aşağıdaki beş fonksiyonu yerine getirebilecek yöneticilerden ve kıdemli personelden oluşturulması gerekmektedir:

• Olayın komuta edilmesi fonksiyonu: Bütün kriz müdahalelerinden sorumludur. Amaçları ve öncelikleri belirler. Bilginin dağıtımını yapar, harici kurumlar ile iletişim kurar.
• Operasyon fonksiyonu: Taktiksel amaçların geliştirilmesinden ve kaynakların dağıtımından sorumludur. Planın amaçlarına ulaşması için taktiksel eylemleri uygular.
• Planlama fonksiyonu: Amaçlara ulaşılması için eylem planlarının geliştirilmesinden sorumludur. Krizle alakalı bilgileri toplar ve değerlendirir.
• Lojistik fonksiyonu: Acil durum müdahalesinin ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla destek, kaynak ve hizmet sağlamaktan sorumludur.
• Finans fonksiyonu: Krizin maliyetlerinin takip edilmesinden sorumludur.

Kriz yöneticisi acil durum yönetim merkezi toplanana kadar tesis içi acil durum haberleşmesini sağlamalıdır. Acil durum beyan edildikten sonra şunlarla iletişim kurulmalıdır:

• Acil durum yönetim merkezi,
• Etkilenmiş bölgelerdeki çalışanlar,
• Dışarıdan çağrılması gereken personel,
• Tesis dışı acil durum hizmetleri,
• Tehdit altında olan diğer alanlardaki ve kuruluşlardaki kişiler,
• Polis,
• Medya,
• Sağlık hizmetleri.

Alarm sisteminin uygulanmasında aşağıdaki önemli noktalar göz önünde bulundurmalıdır:

• Alarm sisteminin çalışanlara tanıtılması,
• Detektörler, sesli uyarı sistemleri, görsel sistemler, dokunsal aletler gibi alarm sistemleri arasından uygun sistemlerin seçilmesi,
• Ortamın gürültü ve ışık seviyesi dikkate alınarak personelin algılayabileceği alarm sistemlerinin seçilmesi,
• Görsel ve işitsel alarm sistemlerinin algılanamadığı ortamlarda titreşim, basınçlı hava uyarı yöntemlerine sahip alarm sistemlerinin seçilmesi,
• Çalışma alanının tahliye edilmesi veya acil durum müdahale planına uygun eyleme geçilmesi konusunda ayırt edici sinyallerin kullanılması.

Afet ve acil durumlarda yönetim ve lojistik destek sürecinde yerine getirilmesi gereken fonksiyonlar şu şekilde sıralanabilir:

• Afet ve acil durum planlarına uygun olarak bölge için gerekli miktarda afet malzemesinin stoklanması ve gerekli depoların sağlanması,
• Afet malzemelerinin periyodik bakımlarının yapılması,
• Bölge için ihtiyaç tespiti sonucu gerekli miktarda malzeme bulunmadığı durumlarda malzemesinin tedarik edilmesi,
• Afet anında oluşabilecek acil ihtiyaçların temin edilebilmesi için bölgede yer alan tedarikçi firmaların tespit edilmesi ve bağlantı kurulması,
• Acil durum müdahalesinde, iyileştirmede gerekli olan ulaşım kaynaklarının temin edilmesi ve kullanımının organize edilmesi,
• Olası bir afet durumunda araç yükleme planlarının hazırlanması, bölge yol haritasının ve yol bilgilerinin hazırlanması,
• Geçici olan iletişim desteğinin kurulması ve zorunlu olan iletişimin sağlanıp koordine edilmesi,
• Afet sonrası hayat kurtarıcı veya koruyucu gerekli olan eylemlerin desteklenmesi,
• Teknik danışmanlık, mühendislik hizmetleri, proje/inşaat yönetimi, kontrol işlevi, hızlı atık su ve katı atık tesislerinin onarımı ve emlak işlerinin desteklenmesi,
• Yangın söndürme eylemlerinin koordinasyonu ve gerekli olan ekipman ve personelin temin edilmesi,
• Halk için gerekli olan sığınakların veya merkezlerin yönetilmesi, toplu beslenmenin sağlanması, afetten zarar görenlere malzemenin dağıtılması,
• Kullanıma uygun ofislerin, ofis donanımının ve malzemelerin sağlanması,
• Acil durum veya afet sonrası sağlık ve tıbbi ihtiyaç içerisinde olanlar için gerekli hizmetlerin ve malzemelerin sağlanması,
• Afet sonrası gerekli olan gıda, içecek su ve buz miktarının belirlenmesi, temin edilmesi ve dağıtılması,
• Acil enerji ve yakıt bulunması ve dağıtımının yapılması,
• Afet müdahalesinin sona erdirilmesinin ardından toplama-bakım ve onarım ekibinin oluşturulması.